Met formulieren leg je in Salesdock op een gestructureerde manier informatie vast — door een agent, door de klant zelf, of door beiden. Dit overzichtsartikel laat zien waarvoor formulieren bedoeld zijn, hoe een formulier in z'n basis door je proces loopt, en welke artikelen je nodig hebt voor de stappen daaromheen.

Wat is een formulier in Salesdock?

Een formulier is een herbruikbare vragenlijst die je inricht voor een specifiek doel. Je bepaalt zelf welke vragen erin staan, welk antwoordtype hoort bij elke vraag (vrije tekst, keuzelijst, datum, handtekening, bestand-upload, enzovoort), en wie het mag invullen.

Een paar voorbeelden van wat klanten met formulieren regelen:

• Een intake- of inventarisatieformulier bij het begin van een traject
• Een controlechecklist die een monteur of adviseur op locatie doorloopt
• Een akkoord met digitale handtekening
• Een opvolg- of tevredenheidsvraag die de klant zelf invult
• Een wijzigings- of annuleringsformulier

Elke ingevulde versie van een formulier (één klant, één moment) noemen we een ingevuld formulier. Een formulier kan dus duizenden keren worden ingevuld, en elke ingevulde versie staat op zichzelf met eigen status, eigen PDF en eigen koppeling aan een sale of relatie.

De levenscyclus van een formulier

Op hoofdlijnen doorloopt elk formulier in Salesdock dezelfde drie fases:

1. Inrichten — je maakt het formulier aan, kiest de vragen, stelt de huisstijl in, en regelt eventueel bevestigings- en herinneringsmails.
2. Invullen — een agent vult het in tijdens een gesprek of bezoek, óf de klant vult het zelf in via een persoonlijke link.
3. Afronden en beheren — het ingevulde formulier krijgt een status, er wordt een PDF gegenereerd, en eventueel een bevestigingsmail verzonden. Daarna kun je het terugvinden, exporteren of — als het echt moet — heropenen om iets te corrigeren.

Goed om te weten: formulieren kunnen ook automatisch gekoppeld worden aan een sale of lead via een workflow-actie. Daarmee ontstaat een ingevuld formulier op het moment dat een bepaald event in je sales-proces plaatsvindt — bijvoorbeeld als een offerte wordt geaccepteerd.

Wegwijzer per onderwerp

De rest van de formulieren-documentatie is opgesplitst per taak. Hieronder een overzicht van waar je voor wat moet zijn.

Inrichten

• Nieuw formulier toevoegen — een formulier aanmaken, basisinstellingen, en de huisstijl voor de online versie.
• Formulierelementen — alle beschikbare vraag- en veldtypes, met de eigenschappen die je per element kunt instellen.
• E-mailcommunicatie bij formulieren — bevestigingsmail per formulier instellen en automatische herinneringen aan de klant.

Invullen

• Een formulier invullen en verzenden — hoe een agent een formulier oppakt en verzendt.
• Een formulier laten invullen door een klant — een formulier digitaal versturen zodat de klant het zelf afrondt.
• Digitaal ondertekenen in een formulier — handtekening als element en hoe dat juridisch werkt.

Beheren

• Formulieren beheren — ingevulde formulieren terugvinden, exporteren, rechten regelen, statussen aanpassen en een afgerond formulier eventueel heropenen.

Sterke punten van Salesdock-formulieren

• Klant- én agent-vragen in één formulier — een agent kan een deel invullen (bijvoorbeeld klantgegevens) en de klant rondt het zelf af (bijvoorbeeld een handtekening).
• Eigen huisstijl per formulier — werk je met meerdere merken? Stel per formulier een eigen logo, kleur en cover-afbeelding in.
• Automatische PDF — na afronding wordt automatisch een PDF gegenereerd met de antwoorden, klaar voor de klant en je eigen archief.
• Koppeling met sales en relaties — een formulier kan gekoppeld zijn aan een sale of relatie, zodat je altijd terug kunt vinden bij welke deal het hoort.
• Workflows — laat een formulier automatisch ontstaan, statussen wijzigen of follow-ups versturen op basis van events in je sales-proces.

Eerste stappen

Begin je net met formulieren? Een werkbare volgorde is:

1. Beslis voor welk doel je het formulier wil inzetten (intake, akkoord, controle, klant-feedback) en welke vragen daar bij horen.
2. Maak het formulier aan en zet de basis op via Nieuw formulier toevoegen.
3. Voeg de juiste vraag- en veldtypes toe via Formulierelementen.
4. Test het formulier zelf — vul het in als agent, verstuur het naar een eigen e-mailadres, en kijk hoe de PDF en eventuele bevestigingsmail eruit komen te zien.
5. Activeer het formulier en zet de juiste rechten op de gebruikers en organisaties die ermee gaan werken (zie Formulieren beheren).

Loop je tegen iets aan tijdens het inrichten? De gerelateerde artikelen in de wegwijzer hierboven gaan dieper in op elk onderdeel.