Soms wil je dat een klant zelf een formulier invult — bijvoorbeeld een akkoordverklaring, een tevredenheidsmeting, of het uploaden van een document. Dit artikel laat zien hoe je vanuit Salesdock een formulier digitaal naar een klant verstuurt, wat de klant te zien krijgt, en wat er gebeurt zodra het formulier is afgerond.
Voor de andere flow (een agent vult het formulier zelf in tijdens een gesprek of bezoek) zie Een formulier invullen en verzenden.
Voorwaarde: het formulier moet klant-elementen hebben
Een formulier kan alleen aan een klant worden verstuurd als er minstens één element in staat dat door de klant — of door agent én klant samen — wordt ingevuld. Heb je een formulier waar alle velden op Agent staan, dan is er voor de klant niets te doen en wordt de verstuurknop niet getoond.
Stel je dus per element in wie het invult, voordat je 'm uitstuurt. Hoe dat werkt staat in Formulierelementen onder de eigenschap Wie vult dit in.
Stap voor stap: het formulier versturen
- Ga in het top-menu naar Start en kies Formulieren.
- Selecteer het juiste formulier uit de lijst.
- Vul de gegevens van de klant in: naam, e-mailadres, en (optioneel) telefoonnummer voor SMS-verzending.
- Vul eventueel de agent-velden alvast in (zie de hybride flow verderop in dit artikel).
- Klik op Versturen naar klant.
Het formulier krijgt nu de status Wachten op klant en de klant ontvangt een persoonlijke link. De agent hoeft op dat moment verder niets te doen — zodra de klant het formulier invult, ziet de agent dat terug in het overzicht van ingevulde formulieren.
[[SCREENSHOT: het scherm waarin een agent een formulier naar een klant verstuurt, met klantgegevens-velden — hergebruik uit oude artikel "Formulier laten invullen door een klant"]]
Hoe ontvangt de klant het formulier?
Standaard wordt het formulier per e-mail verstuurd, met een persoonlijke link naar de online versie. Per formulier kun je daarnaast SMS aanzetten — dan krijgt de klant óók een SMS met dezelfde link, wat handig is als je snel actie van de klant verwacht.
- E-mail — automatisch verstuurd. Inhoud, onderwerp en afzender zet je in op formulier-niveau; zie E-mailcommunicatie bij formulieren.
- SMS — optioneel. Schakel dit in op de instellingen van het formulier, vul de berichttekst in en gebruik de variabele voor de invul-link.
De link in de mail of SMS opent een pagina in de browser van de klant. Daar hoeft hij niets te installeren of in te loggen — de URL is op naam en gebruikt een unieke token.
Tip: stuur jezelf eerst een test om de mail én de online pagina vanuit klantperspectief te bekijken. Vooral de huisstijl, de tekstlengte van de SMS, en hoe het formulier op mobiel oogt zijn de punten die je vooraf wil controleren.
Wat ziet de klant?
De klant opent een pagina in de eigen huisstijl van het formulier — met je logo, kleuren en eventuele cover-afbeelding. Alleen de elementen waarbij Wie vult dit in op Klant of Beide staat worden getoond; agent-velden blijven verborgen of staan al gevuld als de agent dat voor had ingevuld.
Bij een multi-step formulier klikt de klant door pagina's heen. Tussentijds opslaan zonder afronden is mogelijk: dan blijft het formulier in concept-status staan en kan de klant later terug om af te ronden via dezelfde link.
De statussen op een rij
Tijdens deze flow doorloopt een formulier verschillende statussen, zodat je in het overzicht direct ziet waar het zit:
| Status | Wanneer |
|---|---|
| Nieuw | De agent heeft een formulier-instance aangemaakt maar nog niet verstuurd. |
| Wachten op klant | Het formulier is verstuurd; de klant heeft 'm nog niet (volledig) ingevuld. |
| Opgeslagen | De klant is begonnen en heeft tussentijds opgeslagen, maar nog niet afgerond. |
| Afgerond | De klant heeft het formulier definitief verzonden. De PDF wordt automatisch gegenereerd. |
Wat als de klant niet reageert?
Zolang een formulier op Wachten op klant staat, kan Salesdock automatisch een herinneringsmail sturen — bijvoorbeeld 2 dagen na de eerste mail, en eventueel nog een tweede na een week. De inhoud en timing van die herinneringen stel je in op formulier-niveau (en niet handmatig per instance).
Hoe je dat inricht staat in E-mailcommunicatie bij formulieren.
Tip: houd het aantal herinneringen beperkt en stem ze inhoudelijk af op de fase. Een tweede herinnering die letterlijk hetzelfde zegt als de eerste, voelt voor de klant al snel als "spam".
Hybride: deels door agent, deels door klant
Heel vaak werkt het beste een combinatie: de agent vult vooraf de gegevens in die hij al weet (klantnaam, adres, productkeuze) en stuurt het formulier dan door zodat de klant alleen nog de delen invult die hem persoonlijk aangaan — bijvoorbeeld de handtekening of een akkoordverklaring.
In de praktijk:
- Agent opent het formulier en vult de agent-velden in.
- Agent klikt op Versturen naar klant. Het formulier krijgt de status Wachten op klant.
- Klant ontvangt een link, ziet alleen de velden die voor hem bedoeld zijn (de agent-velden zijn al ingevuld en eventueel zichtbaar als overzicht).
- Klant rondt af. Het formulier gaat naar Afgerond, PDF wordt gegenereerd, eventuele bevestigingsmail wordt verstuurd.
Verzending via een QR-code
In plaats van een link in een mail of SMS kun je ook een QR-code laten genereren. Handig op locatie: de agent toont de QR-code op zijn scherm of op papier, de klant scant en opent het formulier op zijn eigen telefoon.
Zet daarvoor op het formulier de QR-code-optie aan via de instellingen-pagina. Vanaf dat moment toont het detailscherm van een ingevuld formulier ook een scanbare QR-code.
Wat gebeurt er ná inzending?
- PDF — automatisch gegenereerd op basis van de ingevulde antwoorden.
- Bevestigingsmail — naar agent, klant of beiden, met optioneel de PDF als bijlage. Configureerbaar per formulier.
- Status — automatisch naar Afgerond.
- Workflows — als je workflows hebt ingericht op het event "Formulier afgerond", worden die nu getriggerd (statussen wijzigen, follow-up versturen, sale-update, enzovoort).
Het ingevulde formulier vind je vanaf dat moment terug in Formulieren beheren, inclusief de PDF en de auditlog van wat de klant heeft ingevuld.
Tips
- Zorg dat het e-mailadres en telefoonnummer van de klant correct staan vóór je verstuurt — een verkeerd adres kost een herstartmoment.
- Houd online formulieren kort en gericht. Twee tot vijf vragen per stap werkt het beste voor afhakers-percentages.
- Bevat het formulier een ondertekening? Zie Digitaal ondertekenen in een formulier voor hoe je dat element instelt en wat de juridische status is.
- Kijk eens per kwartaal naar je Wachten op klant-rij. Vaak zitten daar formulieren die om een andere reden zijn blijven hangen (verkeerd mailadres, klant heeft alsnog telefonisch geregeld, enzovoort) en die je beter handmatig op Geannuleerd kunt zetten zodat je dashboard schoon blijft.