Dit artikel laat zien hoe je als agent zelf een formulier invult — tijdens een gesprek, een huisbezoek of vanuit een lopend dossier — en hoe je het afrondt of tussentijds opslaat. Een formulier dat juist door de klant zelf wordt ingevuld via een persoonlijke link wordt apart behandeld in Een formulier laten invullen door een klant.

Een formulier openen om in te vullen

1. Ga in het top-menu naar Start.
2. Kies Formulieren. Je krijgt een overzicht van alle formulieren waar je toegang toe hebt.
3. Klik op het formulier dat je wil invullen.
4. Vul vraag voor vraag in. Bij een formulier met meerdere stappen klik je onderaan door naar de volgende pagina.

Welke vragen je in beeld krijgt, hangt af van het formulier — zie Formulierelementen voor een overzicht van alle veld- en vraagtypes en hun gedrag.

Opslaan als concept of direct afronden?

Onderaan het formulier vind je twee knoppen, met een belangrijk verschil:

Tip: ben je op locatie en heb je nog niet alle gegevens compleet? Sla op als concept. Niets gaat verloren en je kunt 'm later op kantoor afmaken. Druk je per ongeluk op Afronden met een onvolledig formulier, dan tonen we welke verplichte velden nog ontbreken — afgerond wordt het formulier pas als die ingevuld zijn.

Bevat het formulier ook klant-velden?

Als het formulier elementen heeft die door de klant zelf moeten worden ingevuld, ziet de knop er anders uit: in plaats van Formulier afronden heet hij dan Formulier versturen. Klik je daarop, dan gaat het formulier naar de klant en krijgt het de status Wachten op klant. De vervolg-flow staat in Een formulier laten invullen door een klant.

Een opgeslagen concept later hervatten

Een formulier dat je hebt opgeslagen als concept blijft op je naam staan. Hervat het zo:

1. Ga naar Formulieren en open het overzicht met je ingevulde formulieren.
2. Filter op de status Opgeslagen — daar vind je je eigen concepten terug.
3. Klik op het betreffende formulier om verder te gaan met invullen.
4. Maak het af en klik op Formulier afronden.

Voor meer over het beheer van ingevulde formulieren (filters, statussen wijzigen, exporteren) zie Formulieren beheren.

Wat gebeurt er ná afronden?

• PDF — Salesdock genereert automatisch een PDF van het ingevulde formulier, in het PDF-thema dat op het formulier staat ingesteld.
• Bevestigingsmail — afhankelijk van wat is ingesteld krijgt de agent een kopie, de klant (als er een e-mailadres is ingevuld) een bevestiging, en eventueel een BCC-adres. Zie E-mailcommunicatie bij formulieren voor de configuratie.
• Status — automatisch op Afgerond.
• Workflows — eventueel ingerichte workflows die luisteren op het event "Formulier afgerond" worden nu getriggerd.

Het afgeronde formulier vind je terug in het overzicht van ingevulde formulieren, met de gegenereerde PDF erbij.

Let op bij afronden: een afgerond formulier is in principe vast. Wil je achteraf nog een correctie doen, dan kan dat alleen door het formulier te heropenen — en die actie is voorbehouden aan beheerders. Werk dus eerst zorgvuldig je velden af voordat je definitief afrondt, of sla op als concept zolang je nog twijfelt.

Tips

• Gebruik tussentijds opslaan ruimhartig — een onverwacht verbroken verbinding op locatie kost je dan geen werk.
• Heeft het formulier een handtekening-element? Op een tablet of telefoon ondertekent de klant of jij zelf veel comfortabeler dan met de muis op een laptop. Zie Digitaal ondertekenen in een formulier.
• Vul bij een klant-e-mailadres altijd het juiste adres in als je achteraf een bevestiging wil laten versturen. Dit veld kan na afronding alleen via heropenen worden aangepast.
• Wil je dat hetzelfde formulier voor jouw team automatisch een vervolg-actie krijgt (statuswijziging op een sale, een follow-up taak)? Stem dat af met een beheerder die workflows en formulieren kan koppelen.