Een formulier dat een akkoord vastlegt — een opdrachtbevestiging, een verklaring, een offerte-acceptatie — vraagt vaak om een handtekening. In Salesdock zet je daarvoor een handtekening-element op het formulier; de gebruiker tekent met muis, vinger of stylus en de handtekening wordt direct in het formulier én in de PDF vastgelegd. Dit artikel laat zien hoe je het instelt, wat de ondertekenaar te zien krijgt en welke gegevens we voor je vastleggen als bewijs.
Een handtekening-element toevoegen
- Open het formulier dat je wil aanpassen via Formulieren.
- Voeg een nieuw element toe en kies het type Handtekening.
- Geef het een duidelijke naam (bijvoorbeeld Handtekening klant of Handtekening monteur) en stel in wie het mag invullen — agent, klant of beiden.
- Zet Verplicht aan als het formulier zonder handtekening niet kan worden afgerond.
- Sla op.
Algemene eigenschappen die op elk element van toepassing zijn (naam, identifier, conditionele logica) staan in Formulierelementen.
Wie ondertekent: agent of klant?
Per handtekening-element kies je wie 'm zet:
- Agent — de agent ondertekent ter plekke op zijn eigen scherm. Geschikt voor een akkoord van de adviseur of monteur (bijvoorbeeld "Werk uitgevoerd").
- Klant — de klant ondertekent zelf. Dit kan direct op het scherm van de agent (bijvoorbeeld tablet bij een huisbezoek), óf via een eigen digitale link waarin de klant het formulier vanuit huis afmaakt.
- Beide — handig voor formulieren waar zowel agent als klant moeten tekenen. Voeg in dat geval twee aparte handtekening-elementen toe, één voor elke rol.
Voor de flow waarin de klant het formulier zelf afmaakt, zie Een formulier laten invullen door een klant.
Hoe werkt het tekenen?
Het handtekening-element toont een wit tekenvlak. De ondertekenaar tekent eroverheen — met de muis op een laptop of desktop, of met de vinger of stylus op een tablet of telefoon. Beide werken even goed; touch wordt automatisch herkend en geeft meestal een natuurlijker resultaat.
Tijdens en na het tekenen kan de ondertekenaar:
- Wissen en opnieuw beginnen via de wissen-knop bij het tekenvlak — bijvoorbeeld als de handtekening niet goed uitvalt.
- Verder met de rest van het formulier — het handtekening-element gedraagt zich verder als elk ander veld.
Tip: laat een klant bij voorkeur ondertekenen op een tablet of telefoon in plaats van met de muis. Een handtekening met de vinger of stylus voelt natuurlijker aan en oogt herkenbaarder op de uiteindelijke PDF. Bij een huisbezoek werkt het draaien van een tablet richting de klant veel beter dan de klant een laptop voor te schuiven.
Validatie: een lege handtekening telt niet
Bij het afronden van het formulier controleert Salesdock automatisch of er daadwerkelijk getekend is. Heeft de ondertekenaar het tekenvlak leeg gelaten, dan kan het formulier niet worden afgerond — er verschijnt een foutmelding met het verzoek alsnog te tekenen. Daarmee voorkom je dat een verplichte handtekening per ongeluk overgeslagen wordt.
Wat wordt er vastgelegd als bewijs?
Naast de getekende handtekening zelf legt Salesdock automatisch een audit-trail vast bij elk ondertekend formulier:
| Gegeven | Wat het is |
|---|---|
| Tijdstip | Datum en tijd waarop het formulier is afgerond. |
| IP-adres | Het IP-adres van het apparaat van waaruit is ondertekend. |
| E-mailadres ondertekenaar | Het e-mailadres dat aan het ingevulde formulier was gekoppeld (klant) of het account-adres van de agent. |
| Wie tekende | Of de handtekening door de agent of door de eindklant is gezet. |
Deze gegevens komen onderaan de gegenereerde PDF te staan in een korte regel, ongeveer in de trant van "Digitaal ondertekend door e-mailadres op datum om tijd vanaf IP-adres". Voor jouw archief is dat het bewijs dat het document op dat moment is ondertekend.
Hoe ziet het op de PDF eruit?
In de PDF van het ingevulde formulier verschijnt op de plek van het handtekening-element een afbeelding van wat is getekend, met daaronder eventueel de label-tekst die je bij het element hebt ingesteld. Onderaan de PDF wordt automatisch een footer toegevoegd met de audit-trail uit de tabel hierboven.
Door deze combinatie — visuele handtekening + audit-trail in dezelfde PDF — heb je één bewijsdocument dat je in je dossier kunt opslaan of naar de klant kunt mailen.
Rechtsgeldigheid
De digitale handtekening in Salesdock kwalificeert onder de Europese eIDAS-wetgeving als een eenvoudige elektronische handtekening. Dat is in veruit de meeste commerciële situaties voldoende — denk aan opdrachtbevestigingen, akkoordverklaringen, overeenkomsten met consumenten en zakelijke afspraken die niet wettelijk een specifieke handtekeningsvorm voorschrijven.
Let op: voor documenten die wettelijk een geavanceerde of gekwalificeerde elektronische handtekening (AES of QES) vereisen — zoals notariële akten, bepaalde arbeidscontracten, of overheidsdocumenten — is de digitale handtekening in Salesdock niet voldoende. Twijfel je of jouw use-case onder die uitzondering valt, overleg dan met een juridisch adviseur voordat je deze handtekeningsvorm gebruikt.
Een afgerond formulier later wijzigen
Een eenmaal getekend en afgerond formulier ligt vast. Wil je achteraf nog iets corrigeren — bijvoorbeeld een typefout in een naam — dan kan dat alleen via de heropenen-functie voor beheerders. Houd er rekening mee dat bij heropenen de PDF opnieuw wordt gegenereerd en de oorspronkelijke versie wordt vervangen. Sla die eerste versie dus eerst op als je hem nodig hebt voor archief- of auditdoeleinden. Meer hierover: Formulieren beheren.
Tips
- Plaats het handtekening-element bij voorkeur onderaan het formulier. Zo heeft de ondertekenaar eerst alles gezien voordat hij tekent.
- Zet Verplicht aan op handtekening-velden voor akkoorden — zonder verplichting kan een formulier per ongeluk worden afgerond zonder handtekening, en dat is precies wat je niet wil.
- Gebruik een korte intro-paragraaf vlak boven de handtekening waarin staat waar de ondertekenaar precies mee instemt. Een handtekening zonder context is minder sterk dan een handtekening onder een expliciete tekst.
- Stuur de klant na ondertekening automatisch de PDF mee in de bevestigingsmail — dat regelt je per formulier via E-mailcommunicatie bij formulieren. Voor de klant is dat meteen z'n eigen archiefexemplaar.