Salesdock Support

In een ideale wereld komt elke sale binnen, krijgt 'ie een commissie, en wordt 'ie netjes uitbetaald. In de praktijk gaan er sales terug, wisselt een collega van team, draaien sommige commissies maandelijks door, en moet er soms handmatig iets rechtgezet worden. Dit artikel bundelt de uitzonderingen op het standaardpad — zodat je weet wat er gebeurt en hoe je 'm bijstuurt.

Voor wie is dit artikel? Het is bedoeld als naslag — je leest het niet als instap, maar wanneer je een specifiek scenario tegenkomt. Voor de basis: Overzicht & kernconcepten, en voor de standaard inkomsten- en uitbetalingsflows zie Inkomens-commissies en Uitbetalings-commissies.

Clawbacks — commissies bij annuleringen

Een sale die je vorige maand hebt afgesloten wordt deze maand alsnog geannuleerd. Wat doet Salesdock met de commissie die je daar al voor had geboekt?

Wat is een clawback?

Een clawback is een negatieve commissie-regel die Salesdock automatisch aanmaakt zodra een sale wordt geannuleerd of teruggedraaid. De oorspronkelijke commissie blijft staan (je hebt 'm immers eerder al uitbetaald of opgegeven), maar er komt een tegenboeking in beeld met hetzelfde bedrag maar dan negatief.

Het netto-effect: in de eerstvolgende periode wordt de eerdere commissie verrekend, zonder dat jij met de hand iets hoeft te doen.

Wanneer wordt een clawback aangemaakt?

• De sale wordt op geannuleerd-status gezet (of een andere status die als "afgekeurd" geconfigureerd is).
• Er was al een contractdatum bekend op de sale — voor sales die nooit een definitieve status hebben bereikt wordt geen clawback aangemaakt.
• Zowel de inkomens-commissie (wat je terugkrijgt richting de leverancier) als de uitbetalings-commissie (wat je terugvordert van de agent) krijgt een clawback-regel.

Een clawback ongedaan maken

Wordt de annulering teruggedraaid (de sale gaat alsnog door)? Dan verwijdert Salesdock de clawback-regels automatisch en blijft alleen de oorspronkelijke commissie staan. Je hoeft dus niet bang te zijn dat een tijdelijke status-wisseling boekhoudkundige restjes achterlaat.

Recurring commissies — doorlopende provisies

Voor sommige producten is een commissie niet eenmalig maar doorlopend. Denk aan een abonnement waarvoor je elke maand een bepaald bedrag van de leverancier krijgt, of een agent die maandelijks een doorloop-vergoeding krijgt zolang de klant blijft.

Een commissieregel als terugkerend instellen

1. Open het commissieplan en navigeer naar het product waarvoor de regel geldt.
2. Maak of bewerk een regel en zet de schakelaar Terugkerend aan.
3. Kies een frequentie: Wekelijks, Tweewekelijks of Maandelijks.
4. Stel een startdatum in vanaf wanneer de eerste recurring-run moet plaatsvinden.
5. Sla op.

Vanaf dat moment kijkt Salesdock dagelijks of er recurring-regels zijn waarvan de volgende run-datum is bereikt. Is dat het geval, dan wordt voor elke gekoppelde sale automatisch een nieuwe commissie-realisatie aangemaakt en wordt de volgende run-datum een periode verderop gezet.

Goed om te weten: recurring werkt zowel aan de inkomstenkant (wat je periodiek van je leverancier krijgt) als aan de uitbetalingskant (wat je periodiek aan je agent doorbetaalt). Stel beide kanten apart in als ze allebei doorlopend zijn.

Een recurring stopzetten

Wil je dat een recurring-commissie ophoudt? Twee opties, afhankelijk van het bereik van wat je wilt stoppen:

• Voor één specifieke sale: verwijder die sale's recurring-koppeling vanuit de sale-detail.
• Voor alle nieuwe sales: zet de schakelaar Terugkerend op de regel uit. Bestaande recurring-koppelingen blijven doorlopen tot je ze individueel stopzet of de sale wordt geannuleerd.

De agent of organisatie op een sale wijzigt

Soms verhuist een sale naar een andere agent — bijvoorbeeld omdat de oorspronkelijke agent het bedrijf heeft verlaten of omdat een team-wissel heeft plaatsgevonden. Wat gebeurt er met de commissies?

Salesdock detecteert de wijziging automatisch en doet het volgende:

• De bestaande uitbetalings-commissies voor de oorspronkelijke agent worden verwijderd.
• Er worden nieuwe uitbetalings-commissies aangemaakt voor de nieuwe agent of organisatie.
• De inkomens-commissie blijft ongewijzigd — je leverancier ziet immers nog steeds dezelfde sale.

Let op: als de oorspronkelijke agent zijn commissie al uitbetaald heeft gekregen via een gepubliceerde specificatie, dan blijft die uitbetaling overeind. De wijziging telt alleen voor commissies die nog niet in een gepubliceerde specificatie zijn opgenomen. Voor reeds uitbetaalde bedragen moet je een handmatige correctie maken.

Handmatige correcties

Wat als de automatische berekening niet matcht met wat er feitelijk moet gebeuren — bijvoorbeeld een afwijkende afspraak die niet in een regel valt te vatten, een bonus die alleen voor één agent geldt, of een correctie op een eerder verkeerd geboekte commissie?

Een realisatie aanpassen

1. Open Commissies → Inkomens → Realisaties (of Uitbetalingen → Realisaties).
2. Zoek de realisatie en open 'm.
3. Pas het bedrag, de status of andere velden aan en sla op.
4. De wijziging wordt vastgelegd in de audit-log; concept-specificaties die deze realisatie bevatten herrekenen automatisch.

Een correctie-realisatie toevoegen

Heb je een gepubliceerde specificatie die niet meer aangepast kan worden, of wil je iets toevoegen wat niet aan een bestaande sale hangt? Voeg dan een aparte correctie-realisatie toe:

1. Ga naar het juiste realisaties-overzicht (inkomens of uitbetalingen).
2. Klik op Realisatie toevoegen.
3. Vul leverancier of agent in, koppel optioneel aan een sale, vul het bedrag in (positief of negatief voor een correctie).
4. Sla op — de correctie wordt in de eerstvolgende specificatie meegenomen.

Een realisatie verwijderen

Voor realisaties die in een concept-specificatie zitten kun je 'm direct verwijderen. Voor realisaties uit een gepubliceerde specificatie kun je beter een correctie-realisatie toevoegen — verwijderen zou de gepubliceerde specificatie kreupel maken.

Sales op netto zetten (definitief maken)

Tot een sale een netto-status krijgt, blijven de bijbehorende commissies in concept-modus — ze worden niet meegenomen in uitbetalings- of inkomens-specificaties. Het netto maken kan automatisch (via een leverancierskoppeling die de status terugmeldt), via een import, handmatig in bulk vanuit het transactie-overzicht, of via de Salesdock-API.

De volledige werkwijze met alle vier de methodes staat in Sales als netto definiëren. Belangrijk om te onthouden: ook het terugdraaien van een netto-status (bijvoorbeeld bij een teruggedraaide bevestiging) is mogelijk, waarna de commissies weer als concept worden behandeld.

Veelgestelde vragen

Een sale is geannuleerd maar ik zie geen clawback — hoe kan dat?

Twee veelvoorkomende oorzaken:

• De sale heeft nooit een definitieve contractdatum gekregen. Een clawback wordt alleen aangemaakt voor sales die op enig moment "definitief" waren — voor concept-sales is er immers nooit een commissie geweest.
• De annulering is via een ongebruikelijke route gegaan (bijvoorbeeld direct in de database) waardoor het Sale-event niet getriggerd is. Neem contact op met support als je dit vermoedt.

Mijn recurring loopt door op een sale die al een tijd geleden is opgezegd — hoe stop ik 'm?

Open de betreffende sale, ga naar het commissie-detail en verwijder de recurring-koppeling. De maandelijkse run slaat die sale dan over. Wil je opgezegde sales generiek uitsluiten? Voeg een voorwaarde toe aan de commissieregel die alleen actieve sales matcht — zie Commissieplan inrichten voor voorwaarden.

Kan ik een hele periode herrekenen na een grote wijziging in mijn plan?

Niet als zelfbedienings-functie via de interface. Voor een gerichte herrekening over een specifieke periode neem je contact op met support — we kunnen voor een afgesproken bereik de commissies opnieuw genereren op basis van het huidige plan.

Een agent verlaat het bedrijf — wat doe ik met zijn lopende commissies?

Drie opties, afhankelijk van de afspraak:

• Sales overzetten naar een nieuwe agent — alle nog niet-uitbetaalde commissies gaan automatisch mee.
• Lopende recurring stopzetten — voor elke recurring-koppeling individueel.
• Laten doorlopen — bijvoorbeeld als er nog uitbetalingsverplichtingen lopen volgens contract.

Hoe maak ik een eenmalige bonus voor één agent aan?

Ga naar Uitbetalingen → Realisaties en klik op Realisatie toevoegen. Kies de agent, vul het bonusbedrag in en geef in de omschrijving aan waar de bonus voor was. De bonus wordt in de eerstvolgende uitbetalings-specificatie meegenomen.