Salesdock Support

Aan het eind van de maand bij elke leverancier zelf een Excel'tje bouwen met alle sales en daar de provisies bij optellen? Met de Commissiemanager doet Salesdock dat voor je — per leverancier, per periode, klaar om te exporteren of direct te mailen.

Dit artikel beschrijft alles rond inkomens-commissies: de commissies die jij ontvangt van je leveranciers. Je leert hoe ze ontstaan, hoe je ze controleert, hoe je ze groepeert in een periodieke specificatie, en hoe je die specificatie exporteert of naar finance verstuurt.

Nieuw bij de Commissiemanager? Lees eerst Overzicht & kernconcepten voor de basis. En zorg dat er een commissieplan klaarstaat — zie Commissieplan inrichten.

Hoe ontstaan inkomens-commissies?

Zodra een sale wordt aangemaakt, geaccepteerd of geverifieerd, kijkt Salesdock welk gepubliceerd commissieplan op die sale van toepassing is. Komt het product van de sale voor in een actief plan? Dan worden de bijbehorende inkomens-regels automatisch berekend en als realisaties opgeslagen.

Je hoeft hier zelf niks voor te doen. Je merkt het pas wanneer je het overzicht opent.

Goed om te weten: commissies worden pas definitief opgenomen in een specificatie zodra de bijbehorende sale een netto-status krijgt. Daarvoor zijn het concept-realisaties die alleen in het overzicht zichtbaar zijn. Zie Sales als netto definiëren voor de werkwijze.

Het overzicht inkomens-realisaties

Ga naar Commissies → Inkomens → Realisaties. Hier zie je elke individuele commissie die voor jou is berekend. Per regel zie je:

• De sale waar de commissie bij hoort.
• Het product en de leverancier.
• Het bedrag, eventueel het uitbetalingspercentage en de currency.
• De status (geaccepteerd of afgewezen).
• Of 'ie al in een specificatie zit, en zo ja welke.

Gebruik de filters bovenaan om te zoomen op een specifieke periode, leverancier, product of agent. Filters worden onthouden tussen sessies, zodat je niet elke keer opnieuw hoeft in te stellen.

Een realisatie corrigeren

Klop het bedrag niet, bijvoorbeeld omdat een leverancier een afwijkende afspraak heeft toegepast? Open de realisatie, pas het bedrag of de status aan, en sla op. De wijziging wordt in de audit-log vastgelegd.

Een realisatie handmatig toevoegen

Soms heb je een commissie die niet via een sale tot stand komt — bijvoorbeeld een bonus, een correctie van eerder, of een eenmalige vergoeding. Klik in het overzicht op Realisatie toevoegen, koppel 'm aan een leverancier en sale, vul het bedrag in en sla op.

Van losse realisaties naar één specificatie

Een specificatie is een samenvatting van alle realisaties van één leverancier in één periode — klaar om naar finance of de leverancier zelf te sturen. Salesdock kan deze automatisch per week of per maand voor je opbouwen.

Werkt het tabblad Specificaties niet? Check of de instelling Specificaties inschakelen aan staat voor je account — zie Instellingen & rechten.

Een specificatie genereren

1. Ga naar Commissies → Inkomens → Specificaties.
2. Klik op Genereren.
3. Kies de frequentie: Wekelijks of Maandelijks.
4. Bij wekelijks: vul weeknummer en jaar in. Bij maandelijks: maand en jaar.
5. Klik op Aanmaken.

De generatie loopt op de achtergrond — je krijgt direct een bevestiging dat 'ie in de queue staat. Binnen enkele momenten zie je per leverancier een nieuwe specificatie verschijnen met daarin alle realisaties uit die periode, opgeteld tot één totaalbedrag.

Concept of gepubliceerd?

Een net aangemaakte specificatie staat op status Concept. Dat betekent: het bedrag is wel zichtbaar, maar 'ie is nog niet officieel vastgezet. Je kunt op dit moment nog losse realisaties aanpassen — bij opslaan herrekent de specificatie zichzelf automatisch.

Klaar om de specificatie naar buiten te sturen? Publiceer 'm. Vanaf dat moment is 'ie vastgezet en kun je 'm exporteren of mailen.

Specificaties exporteren of versturen

Gepubliceerde specificaties kun je in bulk verwerken via de actie-knoppen bovenaan het overzicht.

Bulk-export naar Excel of CSV

1. Vink de specificaties aan die je wilt exporteren.
2. Kies Exporteren en selecteer het gewenste formaat: xlsx (Excel) of csv.
3. Optioneel: kies een specifiek export-sjabloon als je verschillende layouts gebruikt per leverancier.
4. Het bestand wordt direct gedownload.

Goed om te weten: alleen gepubliceerde specificaties worden mee-geëxporteerd. Concept-items worden automatisch overgeslagen. Zie je niet wat je verwacht? Check of de bedoelde specificaties al gepubliceerd zijn.

Bulk-versturen via e-mail

1. Vink de gepubliceerde specificaties aan.
2. Kies Versturen.
3. Vul het e-mailadres in waar de specificatie naartoe moet (bijvoorbeeld je finance-afdeling of de leverancier).
4. De bijlagen worden in de mail meegestuurd.

Veelgestelde vragen

Ik zie geen realisaties terwijl ik wel sales heb — hoe kan dat?

Loop dit lijstje af:

• Staat er een commissieplan op status Gepubliceerd dat het product van de sale dekt?
• Valt de datum van de sale binnen de geldigheidsperiode van het plan?
• Heeft het product een commissieregel die matcht (bijvoorbeeld geen voorwaarde die de sale uitsluit)?
• Heb je de juiste filters in het overzicht uit staan?

In de meeste gevallen zit het in één van deze vier punten. Komt er nog steeds niks? Stuur dan een sale-ID door naar support, dan kijken we waarom de berekening niet liep.

Kan ik een specificatie opnieuw genereren als ik nog losse aanpassingen heb gedaan?

Een concept-specificatie herrekent zichzelf automatisch als je een onderliggende realisatie wijzigt. Bij een gepubliceerde specificatie kun je dat niet meer — je zou de specificatie eerst moeten verwijderen en opnieuw genereren, of een correctie-realisatie toevoegen via Speciale gevallen.

Wat als een sale na publicatie van de specificatie wordt geannuleerd?

Dan wordt er een clawback (terugboeking) aangemaakt — een nieuwe, negatieve realisatie die in een vólgende specificatie wordt opgenomen. Zie Speciale gevallen voor details.

Kan ik specificaties uit een afgesloten periode opnieuw aanmaken?

Ja, mits de oude specificatie nog niet bestaat of verwijderd is. Klik op Genereren, selecteer dezelfde periode en jaar en de specificatie wordt opnieuw opgebouwd op basis van de actuele realisaties.

Krijgt mijn leverancier de specificatie automatisch?

Nee — je bepaalt zelf wanneer en naar wie 'ie wordt gestuurd via de actie Versturen. Salesdock initieert geen automatische mails naar externe partijen.