Salesdock Support

Heb je formulieren ingericht en uitgerold? Dan begint daarna het beheer: ingevulde formulieren terugkijken, exporteren, rechten regelen, statussen bijhouden en — als het nodig is — een afgerond formulier nog eens openen om te corrigeren. Dit artikel zet die vier handelingen op één plek.

Voor het aanmaken en inrichten van formulieren zelf, zie Nieuw formulier toevoegen en Formulierelementen.

Ingevulde formulieren bekijken en filteren

Alle ingevulde formulieren staan centraal onder Formulieren › Ingevulde formulieren. Op die pagina vind je per regel het formuliertype, de klant, de status, datum, en de agent die het heeft ingestuurd of bewerkt.

Je kunt zoeken en filteren op:

• Gebruiker (de agent die het formulier heeft afgehandeld)
• Organisatie of team
• Status
• Datum-bereik
• Gekoppelde relatie of sale

Klik op een rij om het ingevulde formulier te openen — daar zie je de antwoorden per vraag, eventuele bijlagen, de PDF en de geschiedenis (auditlog) van wijzigingen.

[[SCREENSHOT: overzichtspagina "Ingevulde formulieren" met filters en lijst — hergebruik screenshot uit het oude artikel "Formulier inzien, beheren en exporteren"]]

Formulieren exporteren

Wil je een set ingevulde formulieren downloaden voor rapportage of een audit? Dan kun je een export starten vanuit dezelfde overzichtspagina.

1. Stel je filters in (welk formuliertype, welke periode, welke statussen) zodat alleen de gewenste regels overblijven.
2. Klik op Exporteren.
3. Kies het gewenste formaat: CSV of XLSX.
4. De export draait op de achtergrond. Zodra die klaar is, vind je 'm onder Formulieren › Exports, klaar om te downloaden.

Tip: grote exports kunnen even duren. Je hoeft niet op het scherm te blijven wachten — je krijgt een notificatie wanneer het bestand klaarstaat onder Exports.

[[SCREENSHOT: export-dialoogvenster met CSV/XLSX-keuze — hergebruik uit oude artikel als beschikbaar]]

Wie ziet welk formulier? Rechten en autorisaties

Welke formulieren een gebruiker mag zien, invullen of bewerken regel je op twee niveaus: per organisatie en per individuele gebruiker. De gebruikerslaag erft standaard van de organisatie, tenzij je dat expliciet uitschakelt.

Rechten op organisatieniveau

1. Ga naar Account › Organisaties.
2. Open de organisatie die je wil instellen.
3. Scrol naar de sectie Formulieren.
4. Vink de formulieren aan die deze organisatie mag gebruiken en sla op.

Rechten op gebruikersniveau

1. Ga naar Account › Gebruikers.
2. Open de gebruiker die je wil aanpassen.
3. Scrol naar de sectie Formulieren.
4. Standaard staat Gebruik instellingen organisatie aan — de gebruiker krijgt dan precies dezelfde formulieren als zijn organisatie. Zet die toggle uit om afwijkende rechten in te stellen.

Tip: houd de organisatie-instelling als basis en gebruik gebruikersniveau alleen voor échte uitzonderingen. Dat scheelt onderhoud als je later een formulier voor het hele team toevoegt of intrekt.

[[SCREENSHOT: rechten-sectie binnen een organisatie of gebruiker — hergebruik uit oude artikel "Formulier autorisaties"]]

Statussen van een formulier

Elk ingevuld formulier heeft een status die in één oogopslag laat zien waar het in de flow zit:

Een status handmatig wijzigen

1. Open het formulier vanuit de lijst met ingevulde formulieren.
2. Klik bovenaan op de status-aanduiding.
3. Kies de gewenste nieuwe status uit het dropdown-menu en sla op.

Wil je meerdere formulieren tegelijk een nieuwe status geven? Selecteer de regels in het overzicht via de selectievakjes en gebruik de bulk-actie Status wijzigen. Elke wijziging wordt vastgelegd in de auditlog van het formulier, met datum, tijd en de gebruiker die de actie deed.

Tip: Statussen kunnen ook automatisch worden gezet vanuit een workflow (bijvoorbeeld: zet status op Afgerond zodra een gekoppelde sale is geaccepteerd). Zie Workflows voor hoe je dat inricht.

Een afgerond formulier opnieuw bewerken

Standaard is een formulier na afronding "vastgezet" — bewerken kan dan niet meer. Dat is bewust, omdat een afgerond formulier vaak een juridisch of administratief eindstuk is. Soms moet het tóch nog kunnen, bijvoorbeeld om een typefout in een naam of adres te corrigeren. Voor dat scenario kun je een afgerond formulier heropenen.

1. Open het afgeronde formulier vanuit de lijst.
2. Klik op Heropenen (of Afronding ongedaan maken, afhankelijk van je accountinstelling).
3. Bevestig de actie. De status springt terug naar Opgeslagen, het afronding-tijdstip wordt gewist en het formulier is weer bewerkbaar.
4. Pas de gegevens aan en rond het formulier opnieuw af. De PDF wordt automatisch opnieuw gegenereerd op basis van de nieuwe inhoud.

Let op: de oude PDF wordt vervangen, niet bewaard naast de nieuwe. Heb je de oorspronkelijke versie ergens nodig voor audit of dossier? Download die eerst voordat je het formulier heropent. De wijziging zelf wordt overigens wél in de auditlog van het formulier vastgelegd, dus traceerbaar blijft het.

Niet elke rol heeft het recht om afgeronde formulieren te heropenen — dit is voorbehouden aan gebruikers met de juiste autorisatie op het beheer van formulier-instances. Heb je de knop niet in beeld? Vraag een beheerder om je rol bij te werken.

Tips

• Maak vaste filterweergaven aan voor terugkerende rapportages (bijvoorbeeld: alle Afgeronde formulieren per maand) — scheelt herhaaldelijk filters instellen.
• Combineer formulier-rechten op organisatieniveau met team-instellingen, zodat een nieuw teamlid automatisch het juiste set formulieren ziet zonder dat je per persoon iets hoeft te doen.
• Werk je met klant-invullingen? Bekijk dan ook E-mailcommunicatie bij formulieren voor de bevestigings- en herinneringsmails, en Een formulier laten invullen door een klant voor de flow zelf.