Salesdock Support

Wil je toestemming vastleggen om een klant later (telefonisch) te benaderen, dan doe je dat in Salesdock met een Opt-in-element in een formulier. Dat element plaats je in een gewoon formulier, bijvoorbeeld om bij een verkoop toestemming op te halen, of in een leadformulier, zodat je de toestemming al bij een nieuwe lead vastlegt. In dit artikel lees je hoe je dat instelt, hoe je er een dubbele opt-in (double opt-in) van maakt met sms-verificatie, wat er wanneer gebeurt en waar je de toestemming daarna terugvindt.

Eerst aanvragen: sms-verificatie voor opt-in is niet standaard beschikbaar, wij zetten dit per omgeving voor je aan. Dien hiervoor een verzoek in via support@salesdock.nl. Zodra het aan staat, verschijnt het Opt-in-element in je formulieren.

Enkele en dubbele opt-in

Bij een enkele opt-in geeft de klant toestemming door het formulier in te vullen. Bij een dubbele opt-in bevestigt de klant die toestemming daarna nog een keer: hij ontvangt een sms met een persoonlijke link en klikt daarop. Zo is de toestemming aantoonbaar door de klant zelf bevestigd, inclusief het tijdstip en het IP-adres. Een code die de klant zelf intypt, wordt bij formulieren niet gebruikt. De bevestiging gaat altijd via de link in de sms.

Of je een enkele of een dubbele opt-in vastlegt, bepaal je met één instelling op het Opt-in-element (zie stap 2).

Stap 1: voeg het Opt-in-element toe aan je formulier

Het Opt-in-element werkt in beide soorten formulieren op dezelfde manier:

• In een gewoon formulier dat je aan een verkoop koppelt.
• In een leadformulier dat je bij een lead laat invullen.

Open het formulier dat je wilt gebruiken (of maak een nieuw formulier aan) en voeg een element toe van het type Opt-in (telefonisch benaderen). Hoe je een element toevoegt en zichtbaar maakt voor de klant, lees je in Formulier elementen. Je gebruikt één Opt-in-element per formulier.

In het label en de omschrijving van een element worden geen variabelen ingevuld. Een tekst als {{organisation.name}} ziet de klant dus letterlijk. Wil je een vaste partnernaam in de toestemmingstekst, maak dan per partner een eigen formulier en stel per organisatie in welke formulieren ze mogen gebruiken.

Stap 2: zet sms-verificatie aan voor een dubbele opt-in

In de instellingen van het Opt-in-element vink je De klant moet de opt-in verifiëren via SMS aan. Na het invullen ontvangt de klant dan een sms met een link die hij moet aanklikken. Laat je dit uit staan, dan leg je een enkele opt-in vast.

Bij de sms-verificatie stel je het volgende in:

• Afzender: de naam waarmee de sms wordt verstuurd. Dit is een vaste tekst van maximaal 11 tekens. Een langere naam wordt afgekapt en variabelen worden hier niet ingevuld. Vul altijd een afzender in, want zonder afzender kan de sms worden geweigerd.
• Inhoud: gebruik de standaardtekst of schrijf je eigen sms-tekst. Hierin werken variabelen wel, zoals de naam van de organisatie.
• SMS vertragen: verstuur de sms pas een aantal minuten of uren na het invullen van het formulier.

Stap 3: laat het formulier automatisch versturen met een workflow

Om het formulier op het juiste moment bij de klant te krijgen, stel je een workflow in die het automatisch verstuurt. Welke actie je daarvoor kiest, hangt af van het soort formulier:

• Voor een gewoon formulier bij een verkoop: de workflow-actie Maak een ingevuld formulier.
• Voor een leadformulier bij een lead: de workflow-actie Maak een ingevuld leadformulier.

De workflow stuurt het formulier als persoonlijke link naar de klant, per e-mail of sms. Je kunt een formulier ook zelf via Formulieren naar de klant versturen.

Met welke afzender de mail uitgaat, bepaal je op twee manieren:

• Per formulier: bij E-mailinstellingen overschrijven in het formulier vul je een vaste afzendernaam en een vast afzenderadres in. Elke mail van dit formulier gaat dan met die afzender uit. Variabelen worden hier niet ingevuld. Werk je met een formulier per partner, dan stel je zo per formulier de naam en het adres van die partner in. Meer hierover lees je in E-mailcommunicatie bij formulieren.
• Per organisatie: laat je de afzender in het formulier leeg, dan gebruikt de mail de e-mailinstellingen van de organisatie van de gebruiker die het formulier verstuurt. Gebruiken meerdere partners hetzelfde formulier, dan gaat de mail zo toch op naam en vanaf het e-mailadres van de juiste partner uit. Die instellingen beheer je per organisatie, zie E-mailcommunicatie beheren.

Wat gebeurt er wanneer?

Belangrijk om te weten: het formulier telt als afgerond zodra de klant het verstuurt, dus nog vóór de sms-bevestiging. De sms-bevestiging zelf wordt vastgelegd, maar wijzigt de status niet en stuurt geen mail.

Tip: mag je pas verder als de sms is bevestigd? Kies dan als status na afronden een tussenstatus, bijvoorbeeld "Wacht op sms-bevestiging", en controleer in het logboek of in de export of de opt-in is geverifieerd voordat je verdergaat.

Hoe lang zijn de links geldig?

• De link in de sms is 30 dagen geldig. Die termijn is vast. Klikt de klant later, dan ziet hij dat de link is verlopen.
• De link naar het formulier werkt tot de klant het formulier heeft verstuurd, of tot je het formulier laat verlopen met de actie Verlopen, los of in bulk in het overzicht van ingevulde formulieren. Alleen een status wijzigen sluit de link niet af, ook niet als de status "Verlopen" of "Geannuleerd" heet.

Als de klant de sms niet bevestigt

Formulierherinneringen werken alleen op formulieren die de klant nog niet heeft verstuurd. Een formulier dat is verstuurd maar waarvan de sms niet is bevestigd, telt al als afgerond en krijgt dus geen herinnering. Zoek die formulieren op in de export (kolom OPT-in SMS verified?) en zet ze zelf op een andere status of laat ze verlopen.

Waar vind je de toestemming terug?

De opt-in-gegevens worden vastgelegd bij het ingevulde formulier, niet als los veld op de verkoop of de lead zelf. Je opent de toestemming via de link bij de verkoop, de lead of de klantkaart. In het logboek van het ingevulde formulier zie je wanneer de sms is verstuurd en wanneer en vanaf welk IP-adres de klant heeft bevestigd.

Toestemming opnieuw ophalen bij bestaande klanten

Je kunt dezelfde bouwstenen gebruiken om bij bestaande klanten opnieuw toestemming op te halen. Stuur hen hetzelfde opt-in-formulier (of leadformulier) via een workflow. Vult de klant het in en bevestigt hij via de sms, dan leg je een nieuwe, geldige dubbele opt-in vast.

Gegevens exporteren

De opt-in-gegevens neem je mee in een export van de ingevulde formulieren, zodat je de toestemming ook buiten Salesdock kunt bewaren of in een andere omgeving kunt inladen. In de export staan onder meer de kolommen OPT-in SMS verified?, OPT-in SMS verified at en OPT-in SMS verified IP.