Salesdock verstuurt rond een offerte en een sale automatisch verschillende e-mails naar je klant. In dit artikel lees je welke dat zijn, waar je de inhoud aanpast (waaronder de tekst van de offerte-e-mail), hoe je ze personaliseert en hoe je zelf een kopie ontvangt van wat er is verstuurd.
Welke e-mails verstuurt Salesdock automatisch?
Afhankelijk van je flow en instellingen verstuurt Salesdock onder meer:
- Offerte-e-mail — de e-mail waarmee je klant je aanbod ontvangt.
- Sale-verificatie — de e-mail waarmee de klant de sale bevestigt of verifieert.
- Sale-bevestiging — de e-mail die de klant ontvangt nadat de sale is afgerond.
- Offerte-herinneringen — geautomatiseerde herinneringen voor een nog openstaande offerte.
De inhoud van een e-mail aanpassen
Het onderwerp en de tekst van deze standaard-e-mails beheer je op één plek. Ga naar Instellingen > E-mails & SMS en kies het tabblad van het type dat je wilt aanpassen: Algemeen, Offerte, Sale verificatie, Sale bevestiging of Offerte herinneringen.
Waar stel ik de offerte-mailtekst in? Onder Instellingen > E-mails & SMS > tabblad Offerte. Daar pas je het onderwerp en de tekst van de offerte-e-mail aan met de tekst-editor. Op hetzelfde tabblad stel je desgewenst ook de begeleidende offerte-sms in.
Pas het onderwerp en de tekst aan en sla op. De wijziging geldt vanaf dat moment voor nieuw verstuurde e-mails van dat type.
Personaliseren met dynamische variabelen
In het onderwerp en de tekst kun je variabelen gebruiken die op het moment van verzenden automatisch worden ingevuld, bijvoorbeeld de naam van de klant of gegevens van de offerte. Met condities laat je bovendien bepaalde tekst alleen verschijnen als aan een voorwaarde is voldaan. Hoe je dat opbouwt, lees je in Dynamische mails — werken met variabelen en condities.
Afzender en afleverbaarheid
Je bepaalt vanuit welke afzender de e-mails worden verstuurd. Om te zorgen dat je e-mails betrouwbaar aankomen en niet in de spam belanden, stel je domeinauthenticatie in voor je verzenddomein. De stappen daarvoor staan in Domein-authenticatie instellen.
Zelf een kopie ontvangen (BCC)
Wil je meekijken met wat er naar je klanten gaat, dan stel je een blinde kopie (BCC) in. De adressen die je daar invult ontvangen automatisch een kopie van de e-mails die Salesdock verstuurt, zonder dat de klant dat ziet.
Je vindt dit onder Instellingen > E-mails & SMS > tabblad Algemeen, in het onderdeel BCC. Daar staan twee velden:
- Alle Offertes en Sales voor de e-mails waarmee je een offerte of sale naar de klant stuurt.
- Alle Bevestigingen voor de bevestigingsmails die de klant na het afronden ontvangt.
Dat zijn twee losse instellingen, dus wil je van beide soorten een kopie, vul dan ook beide velden in. Meerdere adressen scheid je met een komma.
Uitzonderingen per organisatie of gebruiker
Wat je op accountniveau invult, geldt voor alles wat er verstuurd wordt. Werk je met meerdere organisaties of met verkopers die hun kopie ergens anders willen ontvangen, dan maak je daarop een uitzondering. Bij een organisatie en bij een gebruiker vind je dezelfde twee BCC-velden terug, met daarnaast een schakelaar om de instelling van het bovenliggende niveau te gebruiken.
Staat die schakelaar aan, dan wordt de instelling overgenomen. Zet je hem uit, dan vul je een eigen adres in dat alleen voor die organisatie of die gebruiker geldt. Bij het versturen kijkt Salesdock eerst naar de gebruiker, dan naar de organisatie en dan naar het account, en gebruikt de eerste instelling die is ingevuld.
Let op: een uitzondering vervangt de instelling van het niveau erboven, hij komt er niet bovenop. Wil je dat een verkoper zelf een kopie krijgt én dat de organisatie blijft meekijken, vul dan beide adressen bij die gebruiker in, gescheiden door een komma.
Kies voor een kopie bij voorkeur een gedeelde mailbox in plaats van een persoonlijk adres. Dan blijft het archief leesbaar voor het hele team en gaat er niets verloren als iemand van functie wisselt.
Offerte-herinneringen
Voor offertes die nog niet zijn omgezet, kun je automatisch herinneringen laten versturen. Hoe je het aantal herinneringen, de timing en de teksten instelt, lees je in Geautomatiseerde offerte-herinneringen instellen.
Een offerte ook via sms versturen
Naast de offerte-e-mail kun je je aanbod ook per sms laten versturen. Lees hoe je dit inricht in Offertes via SMS versturen.