Salesdock verstuurt namens jouw organisatie automatisch een aantal verschillende e-mails — denk aan offertes, verificatieverzoeken, orderbevestigingen en herinneringen. Dit artikel laat zien welke e-mails dat zijn, waar je de inhoud aanpast, hoe je instelt vanuit wie ze verstuurd worden, en wat je nog kunt doen om de afleverbaarheid op orde te hebben.
Welke e-mails verstuurt Salesdock automatisch?
In de standaard sale-flow zijn dit de belangrijkste types:
- Offerte — gaat naar de klant nadat een offerte is opgeslagen. Bevat een link naar de online offerte en standaard een PDF-bijlage.
- Sale-verificatie — verificatieverzoek aan de klant (bijvoorbeeld bij een telefonisch afgesloten sale waarbij de klant nog moet bevestigen).
- Sale-bevestiging — definitieve orderbevestiging zodra de sale is afgerond. Bevat eveneens een PDF.
- Offerte-herinnering — automatisch verstuurde herinnering wanneer een offerte niet binnen een ingestelde periode is geopend of geaccepteerd.
- Formulierbevestigingen — afzonderlijke bevestigings-e-mails die per formulier kunnen worden geconfigureerd (zowel een interne kopie als een mail naar de eindklant).
De inhoud van e-mails aanpassen
Onderwerp, tekst en opmaak van de standaard sale-e-mails beheer je op één plek:
- Ga naar Instellingen › E-mails & SMS.
- Kies het tabblad voor het type e-mail dat je wil aanpassen: Algemeen, Offerte, Sale verificatie, Sale bevestiging of Offerte herinneringen.
- Pas onderwerp en tekstinhoud aan met de rich-text-editor.
- Sla op.
Personaliseren met dynamische variabelen
In de templates kun je placeholders gebruiken die op het moment van verzenden worden ingevuld met gegevens van de sale, de klant, de organisatie of de agent. Denk aan de voornaam van de klant, de naam van de organisatie of het bedrag van de offerte. De beschikbare variabelen verschijnen in het zijpaneel van de editor — gebruik die zodat je zeker weet dat de naamgeving correct is.
Tip: Stuur jezelf bij een wijziging eerst een testmail vanuit een testaccount, vooral als je een nieuwe variabele introduceert. Een placeholder die niet bestaat valt visueel niet altijd op in de editor maar verschijnt wel als lege regel in de verzonden e-mail.
Bijlagen
Offerte- en bevestigingsmails sturen standaard een PDF mee van respectievelijk de offerte en de getekende order. Of deze bijlage wel of niet wordt meegestuurd, kan per flow worden geconfigureerd op de flow-instellingenpagina.
Vanuit wie wordt de e-mail verstuurd?
De afzendergegevens (afzendernaam, afzender-e-mailadres, antwoord-naar en eventuele BCC) kunnen op drie niveaus worden ingesteld. Salesdock kiest bij verzenden de meest specifieke instelling die ingevuld is en valt anders terug op het niveau erboven.
| Niveau | Wanneer gebruik je dit? | Waar vind je het? |
|---|---|---|
| Gebruiker | Je wil dat elke verkoper z'n eigen naam en/of mailadres in de afzender heeft. | Account › Gebruikers › gewenste gebruiker openen › sectie Communicatie. |
| Organisatie | Eén afzender voor een hele organisatie of label (bijvoorbeeld een sub-merk). | Account › Organisaties › gewenste organisatie openen › sectie Communicatie. |
| Account | Een algemene fallback wanneer er op gebruiker- en organisatieniveau niets is ingesteld. | Account › Algemeen › sectie Communicatie. |
Hoe werkt de hiërarchie? Salesdock kijkt eerst naar de instelling op gebruikersniveau. Is daar voor een veld niets ingevuld, dan wordt teruggevallen op organisatieniveau, en als ook dat leeg is op accountniveau. Daardoor kun je veilig op accountniveau een standaard zetten en alleen voor specifieke afwijkingen een waarde op een lager niveau invullen.
Afleverbaarheid: domeinauthenticatie
Als je e-mails laat versturen vanaf een eigen domein (bijvoorbeeld noreply@jouwbedrijf.nl), is het belangrijk om dat domein te authenticeren met DKIM en SPF. Zonder die instellingen komen e-mails sneller in de spam-map terecht of worden ze door sommige mailservers helemaal geweigerd.
De configuratie hiervoor regel je in Instellingen › Domein authenticatie. Daar krijg je de DNS-records die je bij je domeinregistrar moet toevoegen.
Let op: Verstuur je in de afzender een e-mailadres op een domein dat niet door Salesdock is geauthenticeerd? Dan kan dat de afleverbaarheid serieus schaden. Stel óf een geverifieerd domein in, óf gebruik een neutraal Salesdock-afzenderadres met jouw bedrijfsnaam ervoor.
Offerte-herinneringen
Heeft een klant een offerte niet binnen een bepaalde tijd geopend of geaccepteerd, dan kan Salesdock automatisch een herinnering sturen. Onderwerp en tekst staan onder hetzelfde menu (Instellingen › E-mails & SMS › Offerte herinneringen). De timing (na hoeveel dagen, hoe vaak en op welke tijdstippen) wordt bepaald door de instellingen die we vooraf met je doornemen.
Bevestigingen voor formulieren
Werk je met de formulieren-module dan staat de bevestigings-e-mail niet onder de algemene instellingen, maar per formulier ingericht. Je beheert per formulier of er een bevestiging naar de eindklant en/of een interne kopie naar een teamlid wordt verstuurd, en welke inhoud die mails hebben. Dit configureer je op de instellingenpagina van het betreffende formulier.
Tips
- Stuur jezelf na elke wijziging een test door een eigen sale of offerte aan te maken naar een testadres — zo zie je direct hoe variabelen en opmaak in de praktijk landen.
- Gebruik een neutraal antwoord-naar-adres dat door iemand in jouw team gemonitord wordt; klanten reageren regelmatig direct op de mail in plaats van via de offertelink.
- Houd de tone-of-voice op accountniveau consistent en gebruik organisatie- of gebruikersniveau alleen voor échte afwijkingen. Dat houdt het beheer overzichtelijk.