Naast het handmatig inplannen van taken kun je taken in Salesdock ook automatisch laten aanmaken, en je kunt workflows laten starten zodra er iets met een taak gebeurt. Dat regel je via Workflow Automation. Zo hoef je een belafspraak na een nieuwe lead niet meer zelf in te plannen, en kun je automatisch iets in gang zetten zodra een taak wordt voltooid.
Dit artikel beschrijft de onderdelen die specifiek met taken te maken hebben: de triggers, de actie Taak aanmaken en de condities. Hoe je een workflow in zijn geheel opzet (een trigger kiezen, condities toevoegen en acties koppelen) lees je in Workflow Triggers en Acties.
Een taak als startpunt: triggers
Je kunt een workflow laten starten op het moment dat er iets met een taak gebeurt. Er zijn drie taak-triggers beschikbaar:
| Trigger | Start zodra… |
|---|---|
| Nieuwe taak aangemaakt | een taak wordt aangemaakt, of dat nu handmatig gebeurt of door een andere workflow. |
| Taak geüpdatet | een bestaande taak wordt gewijzigd, bijvoorbeeld een andere planning, een andere toegewezen gebruiker of een gewijzigde status. |
| Taak voltooid | een taak op voltooid wordt gezet. |
Automatisch een taak aanmaken: de actie "Taak aanmaken"
Met de actie Taak aanmaken laat je Salesdock zelf een taak inplannen zodra een workflow afvuurt. Deze actie werkt niet alleen bij een taak-trigger, maar ook vanuit andere triggers, bijvoorbeeld vanuit een lead, een verkoop of een ingevuld formulier. Daardoor kun je een vervolgtaak automatisch laten ontstaan op het moment dat dat in jouw proces past.
Bij de actie vul je de gegevens van de taak in:
| Veld | Wat je instelt |
|---|---|
| Type | Het taaktype, bijvoorbeeld een belafspraak of een bezoek. Eigen taaktypen beheer je apart. |
| Titel | De titel van de taak. |
| Toewijzen | De gebruiker die de taak krijgt. Dit kan een vaste gebruiker zijn of een variabele, zoals de agent uit de trigger. |
| Datum | Het aantal dagen ná het moment dat de workflow afvuurt. Vul je hier 2 in, dan staat de taak gepland twee dagen later. |
| Start om / Stop om | Het begin- en eindtijdstip van de taak op die dag. |
| Locatie | Een locatie voor de taak, bijvoorbeeld bij een bezoek. |
| Lead / Relatie | De lead en relatie waaraan de taak gekoppeld wordt. Met variabelen koppel je hier automatisch de lead of relatie uit de trigger. |
| Omschrijving | Een toelichting bij de taak. Ook hier kun je variabelen gebruiken om gegevens uit de trigger over te nemen. |
Tip: de velden Toewijzen, Lead en Relatie kun je vullen met een variabele in plaats van een vaste waarde. Zo hangt de taak automatisch aan de juiste persoon en het juiste record uit de trigger, zonder dat je per workflow iets hardcodeert.
Workflows laten afhangen van een taak: condities
Wil je dat een workflow alleen bij bepaalde taken iets doet, dan voeg je een conditie toe. Voor taken zijn er drie:
- Taak type — laat de workflow alleen doorgaan bij een specifiek taaktype, bijvoorbeeld alleen bij belafspraken.
- Taak fase — maak onderscheid op basis van de fase waarin de taak zich bevindt.
- Taak status — laat de workflow afhangen van de status van de taak.
Voorbeelden
- Belafspraak na een nieuwe lead. Start op de trigger waarmee een lead binnenkomt, en koppel daar de actie Taak aanmaken aan met Datum op 2 dagen en Toewijzen op de agent. De agent krijgt zo automatisch een belafspraak ingepland bij de juiste lead.
- Iets in gang zetten zodra een taak klaar is. Gebruik de trigger Taak voltooid en koppel daar een vervolgactie aan, bijvoorbeeld een e-mail of een statuswijziging.
- Alleen reageren op een bepaald taaktype. Combineer een taak-trigger met de conditie Taak type, zodat de workflow bijvoorbeeld alleen iets doet bij bezoeken en niet bij belafspraken.
Let op
Let op: er is geen aparte trigger voor een naderende of verlopen vervaldatum, en ook geen herinneringstrigger. De taak-triggers reageren op het aanmaken, wijzigen en voltooien van een taak. Wil je rond een datum iets plannen, doe dat dan via de actie Taak aanmaken met een datum-offset in het veld Datum.
Meer lezen
- Workflow Triggers en Acties — hoe je een workflow opzet en welke triggers, condities en acties er verder zijn.
- Taken aanmaken en beheren — hoe je taken handmatig aanmaakt en beheert.
- Eigen taaktypen aanmaken en beheren — hoe je de taaktypen instelt die je bij de actie kunt kiezen.