Met de Takenmodule houd je grip op alles wat nog gedaan moet worden. Een taak is een actie die jij of een collega oppakt — een klant terugbellen, een offerte opstellen of een afspraak voorbereiden. Je koppelt een taak aan een lead of relatie, wijst hem toe aan een gebruiker en geeft hem een datum. In de overzichten zie je in één oogopslag wat openstaat, wat verlopen is en wat al is afgerond.
In dit artikel lees je hoe je een taak aanmaakt, hoe de overzichten en fasen werken, en hoe taken samenhangen met je agenda, je workflows en je taaktypen.
Waar vind ik de Takenmodule?
Open de Takenmodule. Bovenin zie je de tabbladen Alle taken, Open taken en Afgeronde taken. Beheerders zien daarnaast het tabblad Exports.
Rechten: of je met taken kunt werken, hangt af van je rechten. Heb je geen taken-recht, dan zie je de Takenmodule en de taak-onderdelen bij leads en relaties niet. Een beheerder regelt dit bij de gebruikersrechten.
Een taak aanmaken
Je maakt op verschillende plekken een taak aan:
- Rechtstreeks in het takenoverzicht via de knop Taak toevoegen.
- Vanuit een lead of relatie, via het taken-onderdeel in het zijpaneel. De taak wordt dan meteen aan die lead of relatie gekoppeld.
- Vanuit de agenda, door een tijdvak te selecteren.
In het formulier vul je in:
| Veld | Toelichting |
|---|---|
| Titel (verplicht) | Korte omschrijving van wat er moet gebeuren. |
| Type (verplicht) | Het taaktype, bijvoorbeeld Standaard, Afspraak of Terugbelafspraak. Zie het onderdeel Taaktypen. |
| Toegewezen aan (verplicht) | De gebruiker die de taak oppakt. Standaard ben jij dat zelf; je kunt ook een collega kiezen. |
| Datum (verplicht) | De dag waarop de taak gepland staat. Optioneel vul je een start- en eindtijd in. |
| Locatie (optioneel) | Waar de taak of afspraak plaatsvindt. |
| Omschrijving / Opmerkingen (optioneel) | Ruimte voor extra context of aantekeningen. |
| Lead / Relatie (optioneel) | Koppel de taak aan een lead of relatie, zodat hij ook daar terug te vinden is. |
De fasen van een taak
Een taak doorloopt drie fasen:
- Open — de taak staat nog te wachten en is nog niet afgerond.
- Verlopen — de taak is nog open, maar de geplande datum (en eventuele tijd) is verstreken. Zo zie je meteen welke openstaande taken je aandacht nodig hebben.
- Afgerond — de taak is afgevinkt en afgehandeld.
Een taak zonder datum kan niet verlopen: die blijft open totdat je hem afrondt.
De drie overzichten
- Alle taken — alle taken bij elkaar, ongeacht hun fase.
- Open taken — alles wat nog openstaat (inclusief verlopen taken), gesorteerd op datum.
- Afgeronde taken — afgehandelde taken, met de laatst afgeronde bovenaan.
In elk overzicht filter je verder op onder andere een zoekterm, eigenaar, toegewezen gebruiker, taaktype en een periode. Zo zoom je snel in op precies de taken die je zoekt.
Tip: selecteer meerdere taken met de selectievakjes en gebruik een bulkactie om ze in één keer af te ronden, te heropenen, opnieuw toe te wijzen of te verwijderen.
Een taak afronden of heropenen
Open een taak om hem te bewerken. Onderin kies je Opslaan & afronden om de taak als afgerond te markeren. Een afgeronde taak verplaatst naar het overzicht Afgeronde taken. Wil je hem later weer oppakken, dan open je de taak en kies je Taak heropenen; de taak komt dan weer tussen je open taken te staan. Afronden en heropenen kan ook rechtstreeks vanuit de agenda.
Taaktypen
Elke taak heeft een taaktype. Salesdock levert drie taaktypen standaard mee: Standaard, Afspraak en Terugbelafspraak. Beheerders kunnen daarnaast eigen taaktypen aanmaken en beheren via Instellingen → Taaktypen. Hoe dat werkt lees je in het artikel Eigen taaktypen aanmaken en beheren.
Taken in de agenda
Taken met een datum verschijnen in je agenda. Heeft een taak ook een start- en eindtijd, dan staat hij als tijdblok in de planning; heeft hij alleen een datum, dan toont de agenda hem als dagtaak. Je eigen taken zie je volledig; taken van collega's worden afhankelijk van je rechten beperkt getoond.
Let op: de agenda (Salesdock Visit) is een betaalde module. Meer hierover lees je in het artikel Agenda.
Taken automatiseren met workflows
Je hoeft niet elke taak handmatig aan te maken. Met Workflow automation laat je Salesdock automatisch taken aanmaken — bijvoorbeeld een terugbeltaak nadat een lead een bepaalde status krijgt. Ook kun je workflows laten reageren op taken die worden aangemaakt, gewijzigd of afgerond. Meer hierover lees je in het artikel Workflow Triggers en Acties.
Begrippenlijst
Taak — een actie die jij of een collega oppakt, met een titel, een type, een toegewezen gebruiker en een datum.
Toegewezen aan — de gebruiker die de taak moet uitvoeren.
Eigenaar — degene (of de workflow) die de taak heeft aangemaakt.
Verlopen — een open taak waarvan de geplande datum is verstreken.
Taaktype — het label waarmee je een taak indeelt (zoals Standaard, Afspraak of Terugbelafspraak).