Salesdock Support

In de Takenmodule bepaal je zelf met welke taaktypen je werkt. Je maakt je eigen taaktypen aan, geeft ze een eigen naam en gebruikt ze overal waar je met taken werkt — bij het aanmaken van een taak, in de filters van je takenlijst en in je workflows. Zo sluit de indeling van je taken precies aan op jouw manier van werken.

In dit artikel lees je waar je taaktypen beheert, hoe je er een toevoegt, bewerkt of verwijdert, en hoe taaktypen samenwerken met je takenlijst en workflows. Een algemene uitleg van de Takenmodule vind je in het artikel Taken aanmaken en beheren.

Waar vind ik dit?

Je beheert je taaktypen via Instellingen → Taaktypen. Daar vind je het overzicht van alle taaktypen.

Let op — alleen voor beheerders: de pagina Taaktypen is alleen zichtbaar voor beheerders en eigenaren van het account. Organisatiebeheerders en teamleiders zien deze pagina niet en kunnen geen taaktypen aanmaken of aanpassen.

De systeemtypen

Je begint nooit met een leeg overzicht. Salesdock zet standaard drie taaktypen voor je klaar:

• Standaard
• Afspraak
• Terugbelafspraak

Dit zijn systeemtypen: ze zijn door Salesdock aangemaakt. Je mag ze gewoon gebruiken, hernoemen of verwijderen, net als je eigen typen. Bij een systeemtype ligt alleen de identifier (de technische sleutel, zie de begrippenlijst onderaan) vast — de naam mag je wel aanpassen.

Een eigen taaktype toevoegen

1. Ga naar Instellingen → Taaktypen en klik rechtsboven op Type toevoegen.
2. Vul een Naam in. Dit is de naam die je overal terugziet, bijvoorbeeld in het keuzemenu bij een nieuwe taak en in de filters. Maximaal 50 tekens.
3. De Identifier wordt automatisch afgeleid van de naam. Je kunt deze desgewenst aanpassen; hij moet uniek zijn binnen je account.
4. Klik op Opslaan.

Je nieuwe taaktype is meteen beschikbaar: het verschijnt in het keuzemenu wanneer je een taak aanmaakt en in de condities van een workflow.

Tip: de identifier is een vaste technische sleutel die onder andere in workflows en koppelingen wordt gebruikt. De naam mag je later gerust wijzigen, maar laat de identifier bij voorkeur ongemoeid zodra je het type in een workflow of koppeling gebruikt.

Een taaktype bewerken

Klik in het overzicht op het taaktype dat je wilt aanpassen. Wijzig de naam en klik op Opslaan. Een naamswijziging werkt direct overal door: bij alle taken van dat type, dus zowel bestaande als nieuwe taken, en in de filters. Er wordt geen oude naam bewaard.

Een taaktype verwijderen

Vink in het overzicht een of meer taaktypen aan met de selectievakjes en kies daarna de bulkactie Verwijderen. Verwijderen is een “zachte” verwijdering: het type verdwijnt uit je actieve lijst, maar je gegevens blijven intact.

Concreet betekent verwijderen:

• Het type is niet meer kiesbaar wanneer je een nieuwe taak aanmaakt.
• Het type is niet meer beschikbaar in de condities van een nieuw aan te maken workflow.
• Bestaande taken van dit type blijven gewoon bruikbaar en rapporteerbaar.
• Bestaande workflows die dit type gebruiken blijven werken.

Let op: ook systeemtypen (Standaard, Afspraak, Terugbelafspraak) kun je verwijderen. Zolang er nog taken van een verwijderd type bestaan, blijf je dat type wel terugzien in de filter van je takenlijst — met de toevoeging (verwijderd) erachter. Zie het volgende onderdeel.

Taaktypen in je takenlijst

In de overzichten Alle taken, Open taken en Afgeronde taken kun je filteren op taaktype. Dit filter toont al jouw taaktypen, inclusief de typen die je zelf hebt aangemaakt.

Heb je een type verwijderd terwijl er nog taken van dat type bestaan? Dan blijft dat type kiesbaar in het filter, herkenbaar aan de toevoeging (verwijderd) achter de naam. Zo kun je je oude taken altijd blijven terugvinden en rapporteren.

Zoeken in het overzicht

Bovenin de pagina Taaktypen staat een zoekveld. Je zoekt hiermee zowel op de naam als op de identifier van een taaktype. Maak je het zoekveld weer leeg, dan zie je opnieuw de volledige lijst.

Taaktypen in workflows

Je eigen taaktypen werken ook in Workflow automation:

• In de actie Taak aanmaken kies je het taaktype waarmee de taak wordt aangemaakt — inclusief je eigen typen.
• In de conditie Taaktype kun je een workflow laten reageren op een specifiek (eigen) taaktype.
• Bij de actie Taak aanmaken kun je 0 dagen invullen, zodat de taak direct (onmiddellijk) wordt aangemaakt. Het veld staat standaard op 0.

Meer over triggers, acties en condities lees je in het artikel Workflow Triggers en Acties.