Rond een formulier kan Salesdock twee soorten e-mails versturen: een bevestigingsmail nadat het formulier is afgerond (eventueel met de ingevulde PDF erbij), en een herinneringsmail aan een klant die zijn formulier nog niet heeft afgerond. Dit artikel laat zien hoe je ze inricht, wie de mail standaard ontvangt en welke variabelen je in de tekst kunt gebruiken.
Voor de algemene communicatie-instellingen die voor álle e-mails uit Salesdock gelden (afzendernaam, antwoord-naar, domeinauthenticatie), zie E-mailcommunicatie beheren.
De bevestigingsmail
De bevestigingsmail wordt verstuurd op het moment dat een formulier wordt afgerond. Per formulier kies je zelf wie 'm krijgt — alleen de agent die het formulier heeft afgehandeld, alleen de klant, of beide — en wat er precies in staat.
Instellen
- Ga naar Formulieren en open het formulier dat je wil aanpassen.
- Open het tabblad Instellingen.
- Scrol naar de sectie Bevestigingsmail.
Daar configureer je de volgende opties:
| Optie | Wat het doet |
|---|---|
| Agent ontvangt mail | De agent die het formulier heeft afgehandeld krijgt zelf een kopie als bevestiging. |
| Klant ontvangt mail | De klant krijgt een bevestiging op het e-mailadres dat in het formulier is ingevuld. |
| PDF meesturen naar de klant | De PDF van het ingevulde formulier wordt als bijlage in de mail naar de klant meegestuurd. |
| BCC | Eén of meerdere e-mailadressen (komma-gescheiden) die een blinde kopie van de bevestigingsmail ontvangen — handig voor archief of een centrale inbox. |
| Onderwerp | Onderwerpregel van de mail. Mag variabelen bevatten (zie hieronder). |
| Inhoud | De berichttekst zelf. Werkt met een rich-text-editor en kan ook variabelen bevatten. |
| Status na verzenden | De status waarop het formulier wordt gezet zodra de bevestigingsmail verzonden is. Standaard staat dit op Afgerond. |
| Geüploade bestanden meesturen | Heb je in het formulier upload-velden? Dan kun je per upload-vraag aanvinken dat de geüploade bestanden mee gaan in de bevestigingsmail. |
Tip: kies bij BCC bij voorkeur een gedeeld postvakadres in plaats van een persoonlijk adres. Daarmee blijft het archief leesbaar voor het hele team en gaat er niks verloren als iemand wisselt van functie.
Dynamische variabelen in onderwerp en tekst
In zowel de onderwerpregel als de berichttekst kun je variabelen gebruiken die op het moment van verzenden worden ingevuld met de actuele gegevens. De editor toont een lijst met beschikbare variabelen; de meestgebruikte zijn:
{{client.name}}— naam van de klant{{form.name}}— naam van het formulier{{form.completed_at}}— datum/tijd van afronden{{form.online_form_url}}— link naar het online formulier{{form.pdfUrl}}— link naar de PDF van het ingevulde formulier{{agent.fullName}}en{{agent.email}}— naam en e-mailadres van de behandelend agent{{organisation.name}},{{organisation.email}},{{organisation.phone}}— gegevens van de organisatie
Daarnaast kun je per ingevulde vraag een variabele opnemen via {{form.questions.identifier}}, waarbij identifier de unieke identifier is die je aan het formulierelement hebt gegeven.
Tip: verstuur na een wijziging eerst een testformulier naar een eigen e-mailadres, vooral als je een nieuwe variabele gebruikt. Een verkeerd geschreven variabele wordt zonder waarschuwing leeg gerenderd in de uiteindelijke mail.
De herinneringsmail
Werk je met formulieren die door de klant zelf worden ingevuld? Dan komt het regelmatig voor dat zo'n formulier even blijft openstaan. Salesdock kan in dat geval automatisch een herinneringsmail sturen om de klant aan de actie te herinneren.
Wanneer wordt een herinnering verstuurd?
Een herinnering wordt verstuurd zolang het formulier in de status Wachten op klant staat — dus uitgezet naar de klant, maar nog niet afgerond. Zodra de klant het formulier alsnog invult of het formulier handmatig wordt geannuleerd, stoppen de herinneringen.
Instellen
- Ga naar Formulieren › Herinneringsinstellingen.
- Stel in na hoeveel tijd na het versturen de eerste herinnering moet uitgaan (in dagen of uren).
- Configureer eventueel een vervolg-herinnering met een eigen timing.
- Pas het onderwerp en de inhoud aan, of laat de standaardtekst staan. Dezelfde variabelen die in de bevestigingsmail werken, zijn ook hier beschikbaar.
- Sla op.
Tip: houd het aantal herinneringen beperkt — meestal volstaat één herinnering na 2–3 dagen en een tweede na een week. Te frequent herinneren werkt averechts en kan klachten opleveren.
Afzender en afleverbaarheid
De afzender van zowel bevestigings- als herinneringsmails komt uit dezelfde drie-lagen-configuratie als de andere e-mails in Salesdock (gebruiker → organisatie → account, met fallback). Voor de afzendernaam, antwoord-naar en domeinauthenticatie verwijzen we je naar het algemene artikel E-mailcommunicatie beheren.
Let op: ontvangt de klant je formuliermails niet, of komen ze in de spam-map terecht? Controleer dan eerst of je domein is geverifieerd onder Instellingen › Domein authenticatie. Een niet-geauthenticeerd domein is verreweg de meest voorkomende oorzaak van afleverbaarheidsproblemen bij formuliermails.
Tips
- Stel de bevestigingsmail per formulier af op het doel: bij een interne checklist heb je vaak alleen de agent-kopie nodig, bij een klant-formulier juist de klant-kopie met PDF.
- Gebruik een herkenbaar onderwerp met daarin de naam van het formulier — dat helpt de klant en je eigen agents om mails in de inbox snel terug te vinden.
- Test wijzigingen aan onderwerp of variabelen altijd met een testformulier naar een eigen adres voordat je live gaat.
- Voor algemeen formulier-beheer (statussen, exporteren, rechten en heropenen van afgeronde formulieren) zie Formulieren beheren.