Elk product in Salesdock hoort bij een leverancier. De leverancier is degene op wiens naam de uiteindelijke order wordt afgesloten — denk aan een energiemaatschappij, een telecomprovider of een installatiepartij. Dit artikel laat zien hoe je leveranciers aanmaakt, welke instellingen je per leverancier vastlegt en hoe die instellingen automatisch worden meegenomen op je producten.
Het bredere productbeheer-onderwerp staat in Producten.
Wat doet een leverancier in Salesdock?
Een leverancier is meer dan alleen een naam achter een product. Veel instellingen die je op leverancier-niveau vastlegt worden automatisch overgenomen op alle producten die je aan die leverancier koppelt:
- Het e-mail-template voor sale-bevestigingen
- De PDF-template voor de orderbevestiging (logo, kleuren, accenten)
- Het klantportaal-thema
- Switchvensters (voor energieproducten — zie Switchvenster)
- SMS-afzender en SMS-instellingen
- Commissie-instellingen
- Eventuele bedrijfsgegevens (KvK, btw, adres) als de leverancier ook als contractant optreedt
Daardoor stel je veel zaken één keer in op leverancier-niveau en niet meer per individueel product. Dat scheelt onderhoud en zorgt dat alle producten van dezelfde leverancier consistent worden behandeld.
Een leverancier aanmaken
Er zijn twee routes om een nieuwe leverancier toe te voegen:
1. Tijdens het aanmaken van een product
Maak je een nieuw product aan en wil je 'm aan een leverancier koppelen die nog niet bestaat? Vul dan in het leverancier-veld de naam in van de nieuwe leverancier. Salesdock biedt je direct de mogelijkheid om die op dat moment toe te voegen. Hetzelfde aanmaak-scherm verschijnt dan, je vult de gegevens in en slaat op. Daarna keer je terug naar het product dat je aan het aanmaken was — zonder iets te verliezen van wat je al had ingevuld.
2. Via het leveranciers-overzicht
- Open het menu Producten.
- Klik in de subnavigatie op Leveranciers.
- Klik op Toevoegen.
- Vul de leverancier-velden in (zie volgende sectie) en sla op.
Velden op een leverancier
| Veld | Wat het doet |
|---|---|
| Naam | De naam van de leverancier. Wordt zichtbaar in overzichten en op de PDF-orderbevestiging als de leverancier ook contractant is. |
| Omschrijving | Interne omschrijving voor jullie eigen administratie — niet zichtbaar voor klanten. |
| Actief | Zet uit als de leverancier tijdelijk niet beschikbaar moet zijn voor nieuwe sales. Bestaande sales en producten blijven gewoon bestaan. |
| Bevestigings-PDF layout | Standaard krijg je de algemene PDF-template. Bij maatwerk of een integratie kan hier een leverancier-specifieke layout staan die je kunt kiezen. |
| E-mailtemplate | Standaard staat hier "default", waarmee de algemene Salesdock-mail wordt gebruikt. Bij maatwerk of integratie kan er een leverancier-specifieke variant beschikbaar zijn. |
| Customer theme | Het thema dat het klantportaal gebruikt voor producten van deze leverancier. Standaard is er één thema; bij maatwerk kun je per leverancier een eigen thema krijgen. |
| KvK-aanpassing | Bepaalt of een agent na een KvK-lookup de opgehaalde bedrijfsgegevens nog mag aanpassen. Zet je dit uit, dan blijven de gegevens uit het KvK-register zoals ze zijn opgehaald. |
| Contractant | Geeft aan of deze leverancier ook de contractpartij is op de orderbevestiging. Zie de uitleg in de volgende sectie. |
| Salderingsweergave | Alleen relevant voor energieproducten. Kies of teruglevering wordt gesaldeerd, wordt afgerekend tegen het teruglevertarief, of alleen ter informatie wordt getoond. |
De leverancier als contractant
In de meeste gevallen is de leverancier ook degene op wiens naam het contract met de klant wordt afgesloten — de contractant. Zet je de toggle Contractant aan, dan verschijnen er extra velden op de leverancier:
- Bedrijfsnaam en contactpersoon
- Vestigingsadres (postcode, huisnummer, straat, plaats)
- KvK-nummer en btw-nummer
- Een logo dat op alle orderbevestigingen van producten onder deze leverancier verschijnt
Die gegevens worden automatisch gebruikt op de PDF-orderbevestiging van elk product dat aan deze leverancier is gekoppeld. Verandert er iets aan een bedrijfsgegeven? Eén plek aanpassen, en alle gegenereerde bevestigingen voor producten van deze leverancier nemen het over.
Tip: upload een transparante PNG of een SVG als leverancier-logo. Die schalen netjes mee op zowel een hoge-resolutie PDF als kleinere weergaven.
Verdere instellingen per leverancier
Naast de basisvelden kun je op een geopende leverancier nog een aantal specifieke configuraties doen via aparte tabbladen of secties:
- Bevestigingsmail — onderwerp en inhoud van de mail die naar de klant gaat na het accepteren van een offerte.
- Verificatie — instellingen voor de verificatiestap die sommige leveranciers vereisen voordat de order definitief wordt.
- SMS — afzendernaam en eventueel een eigen template voor SMS-communicatie.
- Switchvensters — minimum-, maximum- en standaard-switchdatum, apart instelbaar voor consument en zakelijk. Zie Switchvenster.
- Offerte-instellingen — eigen titel voor de sale, de offerte, en het scherm na acceptatie.
- Transactie-PDF — extra opmaak-opties voor de PDF (kleuren, accent, header-afbeelding).
Welke tabbladen je daadwerkelijk ziet hangt af van het type producten dat je verkoopt en de modules die actief zijn in je account.
Custom velden op leveranciers
Heb je per leverancier extra informatie die je structureel wil vastleggen — bijvoorbeeld een leverancier-nummer in een extern systeem, een account-manager of een commissie-staffel — dan kun je daarvoor custom velden inrichten. Die custom velden worden vervolgens zichtbaar op elke leverancier en zijn standaard ook beschikbaar in exports.
Een leverancier deactiveren of verwijderen
Een leverancier kun je deactiveren of verwijderen vanuit het leveranciers-overzicht.
- Deactiveren — de leverancier blijft bestaan en alle gekoppelde producten en bestaande sales worden niet aangetast. Wel verdwijnt de leverancier uit de keuzelijst bij nieuwe producten.
- Verwijderen — verwijdert de leverancier. Producten die aan deze leverancier waren gekoppeld blijven bestaan maar hebben dan geen actieve leverancier meer; controleer in dat geval of je die producten wil deactiveren of aan een andere leverancier wil koppelen.
Let op: wijzig je een leverancier waar al sales op zijn gemaakt? Bedrijfsgegevens, logo en PDF-template van die leverancier worden gebruikt bij het hergenereren van een PDF. Als je terug moet vallen op de oorspronkelijke versie van een PDF (bijvoorbeeld bij een audit), download die dan eerst voordat je de leverancier-gegevens aanpast.
Tips
- Maak je leveranciers aan vóórdat je je producten opbouwt. Veel productvelden hangen samen met de leverancier-instellingen, en je voorkomt dubbel werk door eerst de leverancier compleet te configureren.
- Houd de naamgeving van leveranciers strak — gebruik bijvoorbeeld altijd de officiële bedrijfsnaam. Agents zien deze naam in de productkeuzelijst, en consistentie maakt zoeken en filteren een stuk overzichtelijker.
- Werk je met meerdere merken van dezelfde groep? Dan kun je per merk een aparte leverancier aanmaken met een eigen logo en e-mailtemplate, zelfs als het juridisch om dezelfde contractpartij gaat.