Met notities leg je vrije aantekeningen vast bij een relatie, een lead of een transactie (offerte of bestelling). Denk aan een telefoonnotitie, een interne opmerking of een afspraak die je wilt onthouden. Bij elke notitie worden automatisch de auteur en het tijdstip bewaard, zodat je collega's later zien wie wat heeft genoteerd. Je kunt er bovendien een of meer bestanden aan koppelen.
Een notitie aanmaken
- Open de relatie, de lead of de transactie waarvoor je een notitie wilt vastleggen.
- Klik op Notitie aanmaken.
- Geef de notitie een titel (verplicht, minimaal 3 tekens) en typ je aantekening in het tekstveld.
- Voeg eventueel een of meer bijlagen toe (zie hieronder).
- Kies of de notitie privé of gedeeld is (zie hieronder).
- Sla op. De notitie verschijnt in de lijst op de relatie-, lead- of transactiepagina.
Een bijlage toevoegen aan een notitie
Aan een notitie kun je een of meer bestanden koppelen, bijvoorbeeld een getekend document, een foto of een spreadsheet. Dit werkt bij notities op een relatie, lead en transactie.
Toegestane bestandstypen: JPG, JPEG, PNG, GIF, PDF, DOC, DOCX, TXT, RTF, ODT, XLS, XLSX, CSV en ODS. Per bestand geldt een maximum van 10 MB.
Privé of gedeeld
Bij het aanmaken bepaal je de zichtbaarheid van een notitie:
- Privé: alleen jijzelf (de auteur) ziet de notitie.
- Gedeeld: de notitie is ook zichtbaar voor collega's die toegang hebben tot dezelfde relatie, lead of transactie.
Wie ziet welke notities
De zichtbaarheid van notities werkt zo:
- Notities zijn altijd afgeschermd per account: notities van een ander account zie je nooit.
- Adviseurs zien hun eigen notities, plus de gedeelde notities op de relaties, leads en transacties waartoe zij toegang hebben.
- Beheerders zien alle gedeelde notities binnen het account, plus hun eigen privé-notities.
Tip: om met notities te kunnen werken heb je het recht Notities nodig. Dit stel je in bij de gebruikersrollen en rechten. Heeft een gebruiker dit recht niet, dan ziet die de notitie-functie niet.
Notities automatisch aanmaken met Workflow Automation
Je kunt notities ook automatisch laten aanmaken op een lead met de workflow-actie Notitie aanmaken. Handig om bijvoorbeeld bij een bepaalde statuswijziging automatisch een aantekening op de lead te zetten. Een notitie die via een workflow ontstaat, is gedeeld (niet privé) en heeft geen persoonlijke auteur — de workflow staat als bron geregistreerd.
Notities bewerken en verwijderen
- Bewerken: de auteur kan zijn eigen notitie aanpassen. In de adminomgeving kan een beheerder notities bijwerken.
- Verwijderen: notities verwijder je in de adminomgeving via een bulkactie in het notitie-overzicht.
Let op: verwar notities niet met het extra veld Klantnotitie dat je op een transactie kunt instellen. Dat is een apart tekstveld (een extra veld) dat in de transactie en in exports kan meekomen, en staat los van de notitie-functie die hier wordt beschreven.