Niet iedere gebruiker die mag exporteren, heeft ook iedere klantgegeven nodig. Een marketingrapportage met volumes per regio? Daarvoor zijn telefoonnummers en IBAN-nummers eigenlijk overbodig. Een audit-bestand voor een externe accountant? Daar gelden andere vertrouwelijkheidsgrenzen dan voor je interne sales-team.
Met Anonimiseer gevoelige data in exports bepaal je op accountniveau welke velden in élke export automatisch worden gemaskeerd. De gemaskeerde waarden verschijnen in het exportbestand als **** — de kolom blijft staan, maar de gevoelige inhoud is niet meer leesbaar.
In dit artikel lees je:
- welke velden je kunt anonimiseren;
- hoe je de instelling activeert;
- voor wie de maskering geldt;
- wat er wel en niet wordt aangeraakt.
Welke velden kun je anonimiseren?
Salesdock biedt op dit moment vijf velden om te anonimiseren:
| Veld | Wat wordt gemaskeerd? |
|---|---|
| Bankrekeningnummer (IBAN) | Het IBAN-veld van de klant op een sale. |
| Telefoon | Alle telefoonnummervelden, inclusief eventuele aanvullende nummers zoals een tweede contactnummer. |
| Alle e-mailadressen die in de export voorkomen. | |
| Opt-in e-mailadres | Het e-mailadres dat in een opt-in-element is opgegeven. |
| Opt-in telefoonnummer | Het telefoonnummer dat in een opt-in-element is opgegeven. |
Je kunt één veld kiezen, een combinatie of allemaal. De maskering wordt vervolgens consequent toegepast op alle exports waarin deze velden voorkomen.
Goed om te weten: wanneer een veld op een sale meerdere keren voorkomt (bijvoorbeeld een tweede telefoonnummer naast het hoofdnummer), worden alle varianten in één keer afgedekt door één keuze in de lijst. Je hoeft dus niet apart elk subveld te selecteren.
De instelling activeren
De functionaliteit is direct beschikbaar in je Salesdock-omgeving:
- Ga naar Instellingen → Beveiliging.
- Scroll naar het onderdeel Exports.
- Zet de schakelaar Anonimiseer gevoelige data in exports op aan.
- Selecteer in het veld Anonimiseer de gewenste velden. Typen om te zoeken, klik op het kruisje om een keuze te verwijderen.
- Klik op Opslaan.
Vanaf het volgende exportverzoek wordt de maskering automatisch toegepast.
Voor wie geldt de maskering?
De anonimisering werkt op exportniveau, niet op rolniveau. Dat betekent dat de maskering geldt voor iedere gebruiker die een export uitvoert — ongeacht hun rol binnen Salesdock. Eigenaren, beheerders, teamleiders, agents en suppliers zien allemaal dezelfde gemaskeerde waarden in hun exports.
Let op: ook de gebruiker die de instelling zelf heeft aangezet krijgt vanaf dat moment gemaskeerde exports. Er is geen "ontsnappingsroute" voor admins of eigenaren — de maskering is een output-filter dat wordt toegepast vlak voor het exportbestand wordt opgebouwd. Wil je toch onversleutelde data uit het systeem halen, dan moet je de instelling tijdelijk uitzetten en daarna opnieuw activeren.
Wat wordt er wel en niet aangeraakt?
| Onderdeel | Wordt geanonimiseerd? |
|---|---|
| Exports uit de modules Transacties, Leads, Relaties en Formulieren | Ja — de geselecteerde velden worden vervangen door ****. |
| Module-specifieke exports (Energie, Telecom, Zonnepanelen) | Ja — ook deze nemen de instelling automatisch over. |
| Data in de Salesdock-omgeving zelf (lijsten, detailpagina's, rapportages) | Nee — de instelling werkt alleen op exportbestanden. In de UI blijven gegevens volledig zichtbaar voor gebruikers met de juiste rechten. |
| API-responses | Nee — API-koppelingen ontvangen de echte waarden. |
| Onderliggende data in de database | Nee — de echte waarden blijven volledig intact, alleen de output van exports wordt op het laatste moment afgedekt. |
Praktisch: omdat de data in de database onaangetast blijft, kun je de instelling zonder verlies van gegevens tijdelijk uitzetten en weer aanzetten. Je verliest dus geen historie wanneer je een eenmalige onversleutelde export nodig hebt.
Use-cases
- Externe rapportages — je deelt rapportages met een accountant of consultant en wilt volumes en patronen tonen, maar geen klantgegevens.
- Compliance / AVG — je beperkt onnodige verspreiding van persoonsgegevens binnen je organisatie. Medewerkers krijgen alleen de gegevens die ze daadwerkelijk nodig hebben.
- Demo- of trainingsdata — je gebruikt een export voor onboarding of presentatie en wilt voorkomen dat echte contactgegevens in beeld komen.
- Marketingvolumes met opt-in-data — specifiek voor opt-in-contactgegevens (telefoon en e-mail): je wilt analyseren hoe vaak het opt-in-element wordt ingevuld zonder die contactdetails verder te verspreiden.
Audit-log
Iedere wijziging aan deze instelling wordt vastgelegd in het beveiligingslogboek. Je kunt daar terugzien wanneer en door wie de selectie van geanonimiseerde velden is aangepast.