Als een collega zijn wachtwoord vergeten is en er niet meer met "wachtwoord vergeten" uitkomt, kun je als beheerder in veel gevallen zelf een nieuw wachtwoord instellen. In sommige situaties moet je toch contact opnemen met Salesdock-support — of is een reset door support juist niet de juiste route. Dit artikel legt uit wanneer welk pad geldt.
Tip vooraf: in de meeste gevallen is een admin- of support-reset helemaal niet nodig. De gebruiker kan op de loginpagina op "Wachtwoord vergeten?" klikken en krijgt dan zelf een resetlink in zijn mail. Dit werkt voor de meeste gebruikers, mits zijn e-mailadres en gebruikersnaam in Salesdock gelijk zijn én hij toegang heeft tot dat mailadres. Pas als dat niet lukt, komen onderstaande paden in beeld.
Wat een wachtwoord-reset door een admin doet
Bij een reset gebeurt het volgende automatisch:
- Jij stelt als beheerder zelf een nieuw, tijdelijk wachtwoord in voor de gebruiker.
- De gebruiker wordt automatisch gedwongen om bij zijn eerstvolgende login direct een eigen, nieuw wachtwoord te kiezen. Het tijdelijke wachtwoord dat jij hebt ingesteld is daarna meteen ongeldig.
- De gebruiker ontvangt een e-mail met de melding dat zijn wachtwoord door een beheerder is gewijzigd.
- De actie wordt vastgelegd in de audit log van het account.
Goed om te weten: jij kent dus het tijdelijke wachtwoord, maar zodra de gebruiker inlogt, kiest hij direct een eigen wachtwoord dat alleen hij kent. Geef het tijdelijke wachtwoord via een veilig kanaal door (bijvoorbeeld telefonisch of via een password-manager-link), niet via dezelfde e-mail die mogelijk gecompromitteerd is.
Wanneer kun je dit als admin zélf doen?
Je kunt het wachtwoord van een collega zelf resetten als alle onderstaande voorwaarden waar zijn:
- In je rolinstellingen staat de permissie "Wachtwoord van gebruikers wijzigen" aan. Voor de rollen Admin en Owner staat deze standaard aan. Voor Admin Organisatie en Teamleider staat deze standaard uit; je beheerder kan die desgewenst aanzetten.
- De gebruiker die je wilt resetten is een gewone gebruiker binnen je account, dus géén Admin of Owner. Beheerders kunnen elkaars wachtwoorden niet wijzigen via deze route.
- De gebruiker is niet via SSO geregistreerd. Voor SSO-gebruikers heeft een wachtwoord-reset in Salesdock geen zin: zij loggen in via een externe identity provider (bijvoorbeeld Microsoft of Google) en hebben helemaal geen Salesdock-wachtwoord.
- De gebruiker is door een beheerder rechtstreeks in jouw account aangemaakt — via de knop "Nieuwe gebruiker" of via een gebruikersimport. Voor gebruikers die zijn aangemaakt via een uitnodiging gelden andere regels (zie hieronder).
Hoe doe je het? Ga naar het gebruikersoverzicht in het beheermenu, open de gebruiker en kies de optie om het wachtwoord te wijzigen. Vul een tijdelijk wachtwoord in dat aan de veiligheidseisen voldoet, bevestig, en geef het tijdelijke wachtwoord vervolgens via een veilig kanaal door aan de gebruiker.
Wanneer kun je beter de zelf-resetlink laten gebruiken?
In een paar veelvoorkomende situaties is een admin-reset niet de beste route. Verwijs de gebruiker dan liever naar de zelf-resetlink op de loginpagina:
- De gebruiker is via een uitnodiging aangemaakt. Dit soort accounts kan door de admin niet zelf gereset worden, maar de gebruiker kan in de meeste gevallen wél via "Wachtwoord vergeten?" op de loginpagina zelf een nieuwe link aanvragen. Dat is meteen ook de snelste route.
- De gebruiker werkt in meerdere Salesdock-omgevingen. Eén centraal wachtwoord beheer je niet vanuit één enkel account — de zelf-resetlink werkt voor de hele gebruikersaccount tegelijk.
Wanneer kan alleen Salesdock dit voor je doen?
Er blijven enkele specifieke gevallen over waarin alleen Salesdock-support kan helpen:
- De gebruiker is zelf een Admin of Owner én komt er niet uit met de zelf-resetlink. Bijvoorbeeld omdat hij geen toegang meer heeft tot zijn e-mailadres, of omdat zijn gebruikersnaam en e-mailadres verschillen waardoor "Wachtwoord vergeten?" niet werkt.
- Een uitgenodigde gebruiker komt er niet uit met de zelf-resetlink. Bijvoorbeeld omdat de resetmail telkens niet aankomt, omdat zijn e-mailadres niet meer in gebruik is, of omdat zijn gebruikersnaam en e-mailadres in Salesdock niet (meer) gelijk zijn.
- De permissie "Wachtwoord van gebruikers wijzigen" is uitgeschakeld voor alle beheerdersrollen en niemand in jouw account kan de admin-actie nog uitvoeren.
Let op bij SSO: als jouw account via SSO werkt en de gebruiker kan niet meer inloggen, dan ligt het probleem niet bij Salesdock maar bij je identity provider (zoals Microsoft Entra ID of Google Workspace). De wachtwoord-reset moet dáár plaatsvinden. Salesdock kan voor SSO-gebruikers geen wachtwoord wijzigen, omdat er aan onze kant simpelweg geen wachtwoord wordt bijgehouden.
Wat heeft Salesdock-support nodig om te helpen?
Stuur in je ticket altijd mee:
- de naam van het account/de omgeving;
- de volledige naam, gebruikersnaam én het e-mailadres van de gebruiker;
- een korte toelichting waarom je de reset zelf niet kon uitvoeren en waarom de zelf-resetlink ook niet werkte (geen toegang tot e-mail, gebruikersnaam wijkt af van e-mailadres, gebruiker is een Admin, etc.);
- een bevestiging dat de aanvraag door iemand met de juiste bevoegdheid is gedaan (een Admin of Owner van het account).
Tip ter voorkoming: zorg dat het e-mailadres en de gebruikersnaam van elke gebruiker gelijk zijn — dat is namelijk een voorwaarde voor de zelf-resetlink. En wijs minstens twee personen aan met de Admin- of Owner-rol, zodat er altijd iemand binnen het account kan resetten wanneer dat nodig is.