Salesdock Support

Wil je in één keer een grote lijst met relaties (klanten) in Salesdock zetten — bijvoorbeeld bij een migratie vanuit een ander CRM, een nieuwe samenwerking, of een initiële vulling van het systeem? Salesdock heeft daarvoor een import-functie die zowel een paar honderd als tienduizenden relaties tegelijk aankan. In dit artikel lees je hoe je de import voorbereidt, welke kolommen je nodig hebt, en waar je op moet letten bij grotere volumes.

Voor wie is dit artikel? Dit artikel is geschreven voor admins. De import-pagina is alleen toegankelijk vanuit een admin-rol.

Hoe het werkt in het kort

• Je uploadt een CSV-bestand — andere formaten (zoals XLSX) worden voor relatie-imports niet geaccepteerd.
• Het scheidingsteken is een puntkomma (;), niet een komma. Het bestand staat bij voorkeur in UTF-8-encoding.
• De import wordt op de achtergrond verwerkt. Je hoeft je browser niet open te houden — het resultaat verschijnt in het import-overzicht zodra de verwerking klaar is.
• Iedere rij wordt afzonderlijk gevalideerd. Een fout in één rij stopt de hele import niet; alleen die rij wordt overgeslagen en in het fout-bestand opgenomen.
• Na afloop kun je een fout-bestand downloaden met alleen de gefaalde rijen, plus de reden per rij. Daarmee corrigeer je gericht en importeer je de gerepareerde rijen opnieuw.

Een import uitvoeren — stappenplan

1. Ga naar Beheer → Relaties → Importeren.
2. Klik op Importsjabloon downloaden. Je krijgt een CSV met de exacte kolomnamen en volgorde die de validator verwacht.
3. Vul je data in dat sjabloon — of map je brondata 1-op-1 op de kolomnamen in het sjabloon.
4. Sla het bestand op als CSV (puntkomma-gescheiden, UTF-8). Vrijwel elke spreadsheet-applicatie biedt deze optie aan bij Opslaan als.
5. Upload het bestand via de importpagina en bevestig.
6. Wacht tot de verwerking is afgerond. Op het import-overzicht zie je het aantal aangemaakte, bijgewerkte en gefaalde rijen.
7. Heb je gefaalde rijen? Download het fout-bestand, corrigeer en doe een vervolg-import met alleen die rijen.

Kolommen in het sjabloon

Verplichte kolommen bij een nieuwe relatie

Veelgebruikte optionele kolommen

Niet verplicht, maar bijna altijd relevant om mee te nemen:

• email, phone — contactgegevens.
• postcode, housenumber, streetname, city — adresgegevens.
• coc (KvK), vat (btw-nummer), iban — bedrijfs- en betaalgegevens.
• gender, birthdate — persoonsgegevens.
• relation_id — alleen invullen als je een bestaande relatie wilt bijwerken (zie sectie over ontdubbeling hieronder).

Eigen extra velden meenemen

Heb je via Instellingen → Extra velden → type Relatie eigen velden gedefinieerd? Die kun je ook meenemen in de import. Gebruik daarvoor een kolomnaam in het formaat cf_<identifier>, waarbij identifier de interne code van het extra veld is. Je vindt die identifier in de instellingen van het betreffende extra veld.

Belangrijk — ontdubbeling van bestaande relaties

Let op: Salesdock controleert bij een import niet automatisch of een relatie al bestaat op basis van bijvoorbeeld e-mailadres of KvK-nummer. Zonder een matchstrategie vooraf krijg je dubbele records in Salesdock als de relaties er al staan.

Twee scenario's en wat je per scenario doet:

• De relaties staan nog niet in Salesdock. Geen aandachtspunt — importeer alles als nieuw zonder de kolom relation_id.
• Een deel van de relaties staat er al in. Voeg in je CSV de kolom relation_id toe met het ID van de bestaande relatie. Salesdock werkt die rij dan bij in plaats van een duplicaat aan te maken. Je kunt het bestaande Salesdock-ID exporteren via een leadview of een relatie-export.

De matching vooraf doe je het beste in je bronsysteem of in een Excel-werkblad — bijvoorbeeld door op e-mailadres of KvK te vergelijken met een eerdere Salesdock-export, en het Salesdock-ID terug te koppelen in een kolom.

Aanbevelingen voor grotere imports

Voor een paar honderd of een paar duizend relaties is één import voldoende. Bij grotere volumes (tienduizenden tot honderdduizend) zijn er een aantal stappen die de kans op succes flink vergroten:

1. Test eerst met een kleine set. Een paar honderd rijen is genoeg om je sjabloon, mapping en validatie-aanpak te valideren. Loop het fout-bestand grondig door voordat je opschaalt.
2. Splits grote sets in batches van 25.000 - 50.000 rijen. De technische maximumlimiet is 100.000 per bestand, maar splitsen heeft voordelen:
   • Als er iets mis blijkt in de aanpak, hoef je niet 100.000 opnieuw te doen.
   • Je kunt per batch tussentijds verifiëren of de relaties er goed in staan.
   • Bestanden blijven beheersbaar in spreadsheet-tools voor laatste controle.
3. Importeer op werkdagen tijdens kantooruren. Buiten kantooruren werkt het ook, maar dan is er minder ondersteuning beschikbaar mocht er iets onverwachts gebeuren.
4. Verifieer per batch. Bekijk op het import-overzicht het aantal aangemaakte / bijgewerkte / gefaalde rijen voordat je de volgende batch start.
5. Maak vooraf een terugval-plan. Documenteer wat je doet als blijkt dat er duplicaten zijn ontstaan, of als een hele batch faalt — bijvoorbeeld een filter op aanmaakdatum om de batch te isoleren.

Technische grenzen

Veelgestelde vragen

Kan ik een XLSX-bestand uploaden in plaats van CSV?

Nee, voor relatie-imports accepteert Salesdock alleen CSV. In een spreadsheet-applicatie kun je je bestand opslaan als CSV (puntkomma-gescheiden) via de optie Opslaan als.

Mijn CSV gebruikt komma's, niet puntkomma's. Wat nu?

Sla het bestand opnieuw op met puntkomma als scheidingsteken. In Excel: Opslaan als → CSV (puntkomma-gescheiden). In andere tools (zoals Google Sheets) kun je via een tussenstap exporteren naar TSV/CSV en het scheidingsteken aanpassen. Een bestand met komma's als scheidingsteken zal door de validator niet correct gelezen worden.

Wat gebeurt er als er fouten in mijn bestand zitten?

Per rij wordt afzonderlijk gevalideerd. Een foute rij wordt overgeslagen, de rest van het bestand wordt gewoon verwerkt. Op het import-overzicht zie je het aantal gefaalde rijen, en je kunt het fout-bestand downloaden met daarin de rijen die niet zijn gelukt én de reden per rij. Corrigeer ze in een nieuw CSV-bestand en importeer dat opnieuw.

Worden mijn extra velden meegenomen?

Ja, mits je in het CSV een kolomnaam in het formaat cf_<identifier> opneemt, waarbij identifier de interne code van het extra veld is. De identifier vind je in de instellingen van het extra veld.

Worden duplicaten automatisch herkend?

Nee. Salesdock controleert bij een import niet zelf of een relatie al bestaat. Wil je voorkomen dat bestaande relaties opnieuw worden aangemaakt? Voeg in het CSV de kolom relation_id toe met het ID van de bestaande relatie. Die rij wordt dan bijgewerkt in plaats van toegevoegd.

Hoe lang duurt een import?

Voor een paar honderd rijen meestal binnen een minuut. Voor 50.000 rijen is een doorlooptijd van 15-30 minuten typisch. De daadwerkelijke duur hangt af van het aantal kolommen, het aantal extra velden, en de actuele belasting van het systeem. Je kunt de import-pagina sluiten en later terugkomen voor het resultaat — de verwerking loopt op de achtergrond door.

Kan ik een lopende import annuleren?

Een eenmaal gestarte import kun je niet handmatig stoppen. Bij twijfel: importeer eerst een kleine testset zodat je een lopende grote import kunt vermijden.

Worden er meldingen verstuurd naar de relaties die ik importeer?

Nee. Een import-relatie krijgt geen welkomstmail of andere notificatie. Wil je relaties wel automatisch bereiken? Doe dat via een vervolg-flow of workflow nadat de import is afgerond.