Exports van grote aantallen records vragen vaak om een extra controle — bijvoorbeeld omdat ze persoonsgegevens bevatten of omdat je wilt voorkomen dat hele klantenbestanden zomaar de organisatie verlaten. Met Limiet voor export goedkeuring bepaal je zelf vanaf welk aantal records een export eerst door een eigenaar of beheerder moet worden goedgekeurd voordat de aanvrager de gegevens kan downloaden.
De instelling werkt voor exports vanuit de modules Transacties, Leads, Relaties en Formulieren.
In dit artikel lees je:
- hoe je het limiet instelt;
- wat de aanvrager én de beoordelaar te zien krijgen;
- hoe lang een goedkeuringsverzoek en de download geldig blijven;
- welke uitzonderingen er gelden voor eigenaren en geplande exports.
Het limiet instellen
Ga naar Instellingen → Beveiliging en zoek het onderdeel Limiet voor export goedkeuring.
- Zet de schakelaar Schakel exportlimiet in op aan.
- Vul bij Maximaal aantal records per export waarvoor geen goedkeuring vereist is het gewenste aantal in.
- Sla op.
Vanaf dat moment geldt: zolang een export op of onder dit aantal records blijft, wordt deze direct uitgevoerd. Komt een gebruiker erboven, dan wordt de export pas verwerkt na expliciete goedkeuring.
Goed om te weten: wijzigingen aan deze instelling worden actief gecommuniceerd. Alle eigenaren binnen het account ontvangen automatisch een e-mail wanneer iemand het limiet wijzigt, inclusief de naam van de gebruiker die de wijziging doorvoerde en de nieuwe waarde. Daarmee voorkom je dat het limiet ongezien wordt aangepast.
Wat ziet de aanvrager?
Wanneer een gebruiker een export start die boven het ingestelde aantal uitkomt, wordt de export niet direct beschikbaar. De aanvrager ziet in plaats daarvan de melding dat de export in afwachting van goedkeuring staat en ontvangt daarvan ook een bevestigingsmail.
Zodra de beoordelaar het verzoek heeft afgehandeld, krijgt de aanvrager opnieuw bericht met de uitslag (goedgekeurd of geweigerd). Bij goedkeuring kan de aanvrager het bestand alsnog ophalen via het overzicht in Salesdock.
Wie krijgt het goedkeuringsverzoek?
Het verzoek wordt automatisch doorgestuurd naar twee groepen gebruikers:
- gebruikers met de rol Eigenaar;
- gebruikers die Beheerder met volledige rechten zijn.
Zij ontvangen een e-mail met daarin de naam van de aanvrager, het type export, het aantal records en een directe link om het verzoek in Salesdock te beoordelen.
Export beoordelen
Vanuit de mail kom je in Salesdock op de beoordelingspagina. Daar zie je de details van het verzoek en kun je het weigeren of goedkeuren. De aanvrager krijgt direct daarna automatisch bericht over je beslissing.
Geldigheid van verzoek en download
Om te voorkomen dat oude exportbestanden eindeloos blijven hangen, gelden er twee termijnen:
| Termijn | Geldigheid |
|---|---|
| Goedkeuringsverzoek | 1 werkdag na aanvraag — daarna verloopt het verzoek automatisch |
| Download na goedkeuring | 2 werkdagen vanaf het moment dat de export is aangevraagd |
Is een verzoek verlopen, dan moet de aanvrager een nieuwe export starten. Is een gedownload bestand te oud, dan kun je het op dezelfde manier opnieuw aanvragen.
Uitzonderingen
- Heb je de rol Eigenaar? Dan hoeft niemand jouw export goed te keuren — ook niet wanneer je boven het limiet uitkomt.
- Geplande exports vragen altijd om goedkeuring — ongeacht het ingestelde aantal records, omdat vooraf niet bekend is hoeveel rijen het bestand uiteindelijk zal bevatten. Bij een terugkerende geplande export hoeft slechts éénmalig goedkeuring te worden gegeven; daarna draait de planning gewoon door.
Praktisch: stel het limiet niet onnodig laag in. Te lage waarden leiden tot veel goedkeuringsmails en vertraging voor je gebruikers. Een goede vuistregel is om te kijken naar wat een "normale" export bij jullie oplevert en het limiet ruim daarboven te leggen, zodat de goedkeuringsstap pas in beeld komt bij echt grote, uitzonderlijke exports.