Ja. Een offerte die voorbij zijn vervaldatum is, kun je opnieuw openen met een nieuwe geldigheidsdatum en een nieuwe status. Dit werkt zowel vanuit de adminportal als vanuit de agentportal — voor agents alleen als de bijbehorende instelling aan staat. Dit artikel legt beide routes uit, plus wat er na het heropenen automatisch gebeurt en wat je zelf nog moet doen.
Voor wie is dit artikel? Dit artikel is geschreven voor admins. De instelling om agents te laten heropenen pas je aan via Instellingen → Transacties → Algemeen. De heropen-actie zelf voer je uit op de transactie-detailpagina.
Vanuit de adminportal
Als admin kun je op elk moment een verlopen offerte opnieuw openen:
- Open de betreffende offerte in de adminportal.
- Klik onder Acties op Heropen offerte.
- Kies in het venster dat verschijnt:
- de nieuwe verkoopstatus waarin de offerte na heropenen moet komen;
- de nieuwe vervaldatum (geldig tot).
- Klik op Opslaan.
Goed om te weten: de maximale nieuwe vervaldatum die je kunt kiezen is gelijk aan de waarde van Standaard offerte vervaldatum (standaard 14 dagen), gerekend vanaf vandaag. Meer over deze instelling lees je in het artikel Geldigheid en verloopdata van offertes beheren.
Toegang tot "Heropen offerte"
De optie Heropen offerte vereist de permissie transaction.reopenoffer. Beheerders met de standaardrollen Admin Organisatie en Teamleider krijgen deze permissie standaard niet. Wil je dat zij offertes kunnen heropenen? Ken de permissie dan handmatig toe via de rollen- en permissie-instellingen.
Vanuit de agentportal
Standaard kan een agent een verlopen offerte niet heropenen. Je kunt dit als admin inschakelen door de bijbehorende instelling te activeren. Zodra die aanstaat, ziet de agent op een verlopen offerte dezelfde Heropen offerte-knop met dezelfde keuzes (status en nieuwe vervaldatum) als in de adminportal.
De instelling activeren
Ga naar Instellingen → Transacties → Algemeen, scroll naar het blok "Vervaldatum en verlenging van offertes", zet de optie "Agent mag de offerte heropenen" aan en sla op.
Tip: deze instelling kun je op accountniveau zetten, maar ook per leverancier of per product. Dat is handig als je voor één specifieke leverancier of productgroep wel/niet wilt toestaan dat agents heropenen. Hoe de overerving tussen account, leverancier en product werkt staat uitgewerkt in Geldigheid en verloopdata van offertes beheren.
Wat gebeurt er automatisch na het heropenen?
Zodra je op Opslaan klikt in het heropen-venster, gebeurt er een aantal dingen automatisch:
- De nieuwe vervaldatum wordt op de offerte gezet.
- De status wordt aangepast naar de status die je hebt gekozen.
- Een eventueel eerder geregistreerd "akkoord" van de klant wordt teruggezet, zodat de klant opnieuw kan accorderen.
- De contract-PDF wordt automatisch opnieuw gegenereerd — mét de nieuwe vervaldatum erin verwerkt.
- Er wordt een regel toegevoegd aan de wijzigingsgeschiedenis van de offerte (oude status → nieuwe status, met datum en gebruiker).
De klant opnieuw informeren
Let op: bij het heropenen van een offerte wordt er geen automatische e-mail naar de klant verstuurd.
Stuur de klant na het heropenen handmatig opnieuw een uitnodiging:
- Open de (zojuist heropende) offerte.
- Klik op E-mail bevestiging opnieuw versturen.
De klant ontvangt dan opnieuw een e-mail met de link naar de online offerte, met de bijgewerkte vervaldatum en de zojuist gegenereerde PDF.
Samengevat
| Wie | Kan een verlopen offerte heropenen? | Voorwaarde |
|---|---|---|
| Admin (hoofdrol) | Ja | Standaard inbegrepen. |
| Admin Organisatie / Teamleider | Alleen als de permissie is toegekend | Permissie transaction.reopenoffer handmatig toekennen. |
| Agent | Alleen als de instelling aanstaat | Instelling Agent mag de offerte heropenen aanzetten (op account-, leveranciers- of productniveau). |
Gerelateerd
- Geldigheid en verloopdata van offertes beheren — alle instellingen rond vervaldatum, verlengen en heropenen op account-, leveranciers- en productniveau.