Met de zichtbaarheidsinstellingen bepaal je hoelang verkopers met de rol agent hun eigen offertes en bestellingen in het portaal kunnen blijven inzien. Hiermee kun je bijvoorbeeld voorkomen dat een agent na ondertekening de klantgegevens nog kan opzoeken, of historische deals nog kan herzien. De andere statussen blijven gewoon zichtbaar.
Wie kan dit instellen? Zowel admins als de owner/eigenaar van de omgeving. De zichtbaarheidsinstelling beperkt zich tot agents — admins, team leaders en owners blijven zelf alle data wel zien.
Stap 1: open de instellingen
Ga naar Instellingen → Zichtbaarheid. Het tabblad Zichtbaarheid staat standaard al open. Hier zie je twee blokken: één voor offertes en één voor bestellingen.
Stap 2: kies per status hoe lang het zichtbaar blijft
Per saletype kun je drie statussen apart instellen:
| Voor offertes | Voor bestellingen |
|---|---|
| Offerte geaccepteerd | Directe bestelling |
| Offerte verlopen | Bestelling geverifieerd |
| Offerte geweigerd | Verlopen bestelling |
Voor elk van deze zes statussen kies je een van de vier opties:
| Optie | Wat het doet |
|---|---|
| Altijd zichtbaar | De offerte of bestelling blijft permanent zichtbaar voor de agent. Standaardinstelling. |
| Niet zichtbaar | Zodra de sale deze status bereikt, wordt hij direct verborgen voor de agent. |
| Niet zichtbaar na X dagen | De agent kan de sale nog X dagen na het bereiken van de status zien. Daarna wordt hij verborgen. Vul zelf het aantal dagen in (minimaal 1). |
| Alleen zichtbaar voor dezelfde dag | De sale is nog te zien tot het einde van de dag waarop de status werd bereikt. Vanaf de volgende dag verborgen. |
Stap 3: kies hoe streng het verbergen is
Onder de statussen zie je nog één keuze: het zichtbaarheidsbeleid. Dit bepaalt hoe ver het verbergen gaat zodra een sale aan een van bovenstaande regels voldoet.
- Je kunt de transactie zien in de lijst, maar niet meer aanklikken — de agent ziet de sale dus nog wel staan in zijn overzicht (handig voor herkenning), maar kan de details niet meer openen. De klantgegevens zijn dus afgeschermd.
- Verbergen voor de agent. Niet meer zichtbaar in de lijst — de sale verdwijnt volledig uit het overzicht van de agent. Hij ziet niet meer dat de sale ooit heeft bestaan.
Klik op Opslaan om de instellingen door te voeren. De wijzigingen gaan onmiddellijk in.
Tip: wil je de gegevens niet alleen verbergen voor agents maar ook permanent ontoegankelijk of weg hebben uit de database? Lees dan ook over automatische anonimisering van data en data verwijderen. Die zijn aanvullend op deze zichtbaarheidsinstelling.
Verschil tussen verbergen, anonimiseren en verwijderen
Salesdock biedt drie privacymaatregelen die je los van elkaar kunt inrichten. Welke je gebruikt, hangt af van je doel:
| Maatregel | Wat gebeurt er met de data? | Wie kan instellen? |
|---|---|---|
| Zichtbaarheid (dit artikel) | Data blijft bestaan, maar wordt afgeschermd voor agents. Admins en owners zien hem nog wel. | Admin + owner |
| Anonimiseren | Persoonsgegevens worden vervangen door dummy-tekens. De sale zelf blijft bestaan, maar zonder herleidbare klantinfo. Onomkeerbaar. | Alleen owner |
| Verwijderen | De sale wordt permanent uit de database verwijderd. Onomkeerbaar. | Alleen owner |
Je kunt deze drie ook combineren: bijvoorbeeld na 30 dagen voor agents verbergen, na 365 dagen anonimiseren en na 5 jaar volledig verwijderen.