Salesdock Support

Met extra velden (in de code ook wel customfields genoemd) breid je Salesdock uit met je eigen gegevens, zonder dat er ontwikkeling aan te pas hoeft te komen. Je kunt extra velden toevoegen aan zeven verschillende onderdelen van Salesdock — van producten en transacties tot gebruikers en organisaties. Dit artikel geeft je een breed overzicht: welke types er zijn, waar elk type verschijnt, en welke use cases er per type denkbaar zijn.

Voor wie is dit artikel? Dit artikel is geschreven voor admins. Extra velden beheer je uitsluitend vanuit een admin-rol.

Wanneer gebruik je een extra veld?

Salesdock heeft per object al een set standaardvelden (naam, status, prijs, datum, etc.). Een extra veld voeg je toe als:

• je informatie wilt vastleggen die in geen enkel standaardveld past;
• je een waarde uniform wilt registreren over meerdere records (bijvoorbeeld een artikelnummer op elk product);
• je een instructie of bestand wilt koppelen aan een gebruiker, relatie of organisatie (bijvoorbeeld een VOG-verklaring of contract);
• je later wilt rapporteren, filteren of segmenteren op een specifiek kenmerk.

Hoe maak je een extra veld aan?

Het beheer van extra velden gebeurt op één centrale plek:

1. Ga naar Instellingen → Extra velden.
2. Bovenaan zie je tabbladen per type (Product, Leverancier, Relatie, Transactie, Organisatie, Gebruiker, Flow). Selecteer het type waaraan je een nieuw veld wilt toevoegen.
3. Klik op Toevoegen.
4. Vul de basisgegevens in: Naam, Veldtype (tekst, multiple choice, bedrag, datum, etc.), en eventueel een standaardwaarde en beschrijving.
5. Stel de instellingen in: verplicht, zichtbaar voor agents, filterbaar in admin, gearchiveerd, enzovoort.
6. Sla op. Het extra veld verschijnt direct in de formulieren die bij het gekozen type horen.

Tip: kies een herkenbare naam én let op de interne identifier die automatisch wordt afgeleid. De identifier kun je later niet meer wijzigen (en wordt door integraties gebruikt), de zichtbare naam wel.

Heb je de Leads-module? Dan komt er een achtste tabblad Lead bij. De werking is identiek aan de zeven types hieronder; voor de specifieke beschikbaarheid in leadviews zie het artikel over een eigen export voor leads.

Beschikbare veldtypes

De kolom Filterbaar? geeft aan of je dit veldtype kunt gebruiken in transactieviews en als filter in admin-overzichten. De niet-filterbare types blijven prima bruikbaar voor opslag en weergave; je kunt er alleen geen kolom of filterregel op bouwen.

Per type — wanneer en waar gebruik je het?

Hieronder per type een korte uitleg waar het verschijnt en welke use cases je in de praktijk vaak ziet. De volgorde is gelijk aan de tabbladen in Instellingen → Extra velden.

1. Product

Waar verschijnt het: op het product-detailscherm in de admin, in product-imports en (afhankelijk van de instelling) op de openbare productspecificatie-pagina.

Use case-ideeën:

• Artikelnummer / SKU — voor interne herkenbaarheid en koppeling aan externe systemen.
• Productcode of leverancierscode — de code zoals die door je leverancier wordt gehanteerd.
• Energielabel (multiple choice A+++ tot G) — voor producten waarvoor dat relevant is.
• Datasheet (bestand) — PDF met technische specificaties.
• Garantieperiode (tekst of multiple choice) — bijvoorbeeld "2 jaar", "5 jaar".
• Productpagina (URL) — link naar de openbare productpagina op je website.

2. Leverancier

Waar verschijnt het: op het leverancier-detailscherm in het leveranciersbeheer.

Use case-ideeën:

• Leverancier-ID — de code waaronder de leverancier bij jou intern of bij een derde partij bekend is.
• Contactpersoon (tekst) — de hoofdcontactpersoon bij de leverancier.
• Algemene voorwaarden (bestand) — de actuele AV van de leverancier.
• Levertijd-categorie (multiple choice) — voor sortering of filtering.
• Inkooppartner-website (URL).

3. Relatie

Waar verschijnt het: op het relatie-detailscherm en in relatieformulieren.

Use case-ideeën:

• Extern klantnummer — nummer in een gekoppeld systeem (CRM, boekhouding).
• Klantsegment (multiple choice) — bijvoorbeeld particulier, MKB, groothandel, key account.
• VIP-status (schakelaar) — voor extra aandacht in workflows.
• KvK-uittreksel (bestand) — voor zakelijke relaties.
• Voorkeurstaal (multiple choice) — relevant voor communicatie.

4. Transactie

Waar verschijnt het: op het transactie-detailscherm, in transactieviews (mits Filterbaar in admin aan staat) en in exports.

Use case-ideeën:

• Extern ordernummer — het nummer waarmee de transactie in een ander systeem bekend is.
• Klantnotitie (tekstvak) — aantekeningen door de agent bij de transactie.
• Verwerkingsstatus (multiple choice) — eigen, fijnmazige statuscategorieën.
• Aanvullende dienst gekozen (schakelaar) — bijvoorbeeld een installatieservice of garantieverlenging.
• Bevestigingsdatum (datum) — aparte datum naast de standaarddata.

5. Organisatie

Waar verschijnt het: in de instellingen van elke organisatie binnen het account.

Use case-ideeën:

• Partnercode — de externe code waaronder de organisatie bij een partij bekend is.
• Vestiging-ID — voor accounts met meerdere fysieke vestigingen.
• Regiomanager (multiple choice) — lijst van personen die regio's beheren.
• Contract met opdrachtgever (bestand) — PDF van de getekende overeenkomst.
• Startdatum samenwerking (datum).

6. Gebruiker

Waar verschijnt het: op het gebruiker-detailscherm (binnen het account) en in gebruiker-exports.

Use case-ideeën:

• VOG-verklaring aanwezig (schakelaar) of VOG-verklaring (bestand) — afhankelijk van of je alleen een vinkje wilt of het document zelf wilt bewaren.
• Personeelsnummer — voor koppeling met HR- of salarissystemen.
• Certificaten (bestand, meerdere uploads toegestaan) — voor functies waar opleidingen of certificaten relevant zijn.
• Functietitel (multiple choice) — je interne functieomschrijvingen.
• Datum in dienst (datum).

Let op — AVG en gebruikers: bij persoonsgegevens van medewerkers (BSN, kopie ID, financiële gegevens) is er een privacy-component. Beoordeel goed wat je vastlegt en wie het mag inzien. Gebruik de instelling Zichtbaarheid om gevoelige velden afgeschermd te houden voor reguliere gebruikers.

7. Flow

Waar verschijnt het: op de instellingenpagina van een flow.

Use case-ideeën:

• Externe campagne-ID — om flow-prestaties te matchen met een marketingcampagne.
• Doelgroep (multiple choice) — voor interne sturing op verschillende flows.
• Verkoopkanaal (multiple choice: online, telefonisch, deur-aan-deur, etc.).
• Materiaal kit (bestand) — verkoopinstructies of leaflet voor agents.

Belangrijke instellingen per veld

Onafhankelijk van het type kun je per extra veld de volgende instellingen kiezen. Niet alle instellingen zijn voor elk veldtype beschikbaar.

Tips en aandachtspunten

• Gebruik beschrijvende namen. "Klantsegment" is duidelijker dan "Segm". Een goede naam scheelt support-vragen.
• Kies bewust voor multiple choice. Vrije tekst is flexibel, maar je kunt er minder mee filteren en groeperen. Voor herhalende waardes is een keuzelijst bijna altijd beter.
• Archiveer i.p.v. verwijderen. Bij archivering blijven historische waardes bewaard; bij verwijderen niet altijd. Dat helpt bij audits en historische rapportages.
• Test eerst met een paar records. Voordat je een veld breed in productie uitrolt, zet het eerst aan, vul een paar records en bekijk hoe het in views en exports verschijnt.
• Houd rekening met privacy. Bij persoonsgegevens (BSN, ID-kopie, medische data) extra zorgvuldigheid — zet zichtbaarheid voor gewone gebruikers uit en bewaar alleen wat strikt nodig is.
• Multiple-choice opties bewerken. Wijzig je een bestaande optienaam, dan blijven al ingevulde waardes bewaard onder de oude naam. Pas de namen dus aan voordat je het veld in productie zet, of accepteer dat oude records de oude waarde behouden.

Veelgestelde vragen

Kan ik een extra veld later van type veranderen (bijvoorbeeld van tekst naar multiple choice)?

Beperkt. Salesdock staat alleen wijzigingen toe naar compatibele veldtypes om dataverlies te voorkomen. Een tekstveld kun je bijvoorbeeld omzetten naar tekstvak, maar niet zomaar naar een datumveld. Wil je echt een ander type? Maak een nieuw veld aan, migreer handmatig of via een export/import, en archiveer het oude veld.

Waarom kan ik mijn extra veld niet als kolom kiezen in een transactieview?

Twee voorwaarden:

• Het veldtype moet filterbaar zijn (tekst, multiple choice, bedrag of datum — zie de tabel hierboven).
• De instelling Filterbaar in admin moet aanstaan.

Hoeveel extra velden kan ik per type aanmaken?

Er is geen harde technische limiet, maar formulieren worden onoverzichtelijk als je tientallen velden op één object stapelt. Hou het bondig: voeg alleen toe wat structureel waarde toevoegt, en gebruik tekstvak of beschrijvende namen voor minder formele info.

Wat gebeurt er met bestaande data als ik een veld archiveer?

Niets — bestaande waardes blijven bewaard en zijn nog zichtbaar op de records die ze hebben ingevuld. Het veld verschijnt alleen niet meer als optie in nieuwe formulieren.

Kan ik een veld zichtbaar maken voor één specifieke organisatie en niet voor andere?

Extra velden zijn account-breed: ze gelden voor het hele account, niet per organisatie. Wel kun je via de instelling Zichtbaarheid voor gebruikers het verschil maken tussen admin en gewone gebruikers, en kun je productvelden beperken tot bepaalde producttypes.

Kan ik een bestand-veld toevoegen aan elk type?

Ja — alle zeven types ondersteunen bestand-uploads. Houd er rekening mee dat een bestand-veld niet als kolom in een view of als filter gebruikt kan worden, en dat er per veld een limiet op het aantal en type bestanden te configureren is.