Binnen Salesdock heb je verschillende manieren om nieuwe collega’s toegang te geven tot je omgeving. Via Account > Gebruikers kun je kiezen voor het uitnodigen, toevoegen of importeren van gebruikers.
Ons advies: Wij adviseren in principe om gebruikers uit te nodigen. Dit heeft de volgende belangrijke voordelen:
Zelfregistratie: Als de gebruiker nog niet bestaat in Salesdock, kan deze zelf een profiel aanmaken en een wachtwoord instellen. Dit scheelt jou als beheerder werk en is veiliger.
Eenvoudig switchen: Bestaat de gebruiker al? Dan wordt deze uitgenodigd op zijn bestaande account. De gebruiker kan dan eenvoudig switchen tussen de verschillende omgevingen waar hij voor is uitgenodigd zonder opnieuw te hoeven inloggen.
Voorkom extra inlogwerk: Wanneer je voor een bestaande gebruiker telkens een nieuw account aanmaakt via 'toevoegen', moet deze gebruiker steeds uit- en inloggen om tussen omgevingen te wisselen. Door uit te nodigen voorkom je dit ongemak.
Hieronder leggen we je de drie beschikbare methoden uit.
1. Gebruiker uitnodigen (Aanbevolen)
Bij deze optie stuur je een uitnodiging per e-mail naar de nieuwe gebruiker.
Hoe het werkt: Het e-mailadres is de gebruikersnaam. De gebruiker ontvangt een link om zichzelf aan te melden of de uitnodiging te accepteren binnen een bestaand account.
Zichtbaarheid: De gebruiker verschijnt pas in je lijst onder Account > Gebruikers nadat de uitnodiging is geaccepteerd. Tot die tijd vind je de status terug onder Account > Uitnodigingen.
Geldigheid: Een uitnodiging verloopt na 14 dagen. Je kunt een openstaande uitnodiging altijd opnieuw versturen als dat nodig is.
2. Gebruiker toevoegen (Handmatige aanmaak)
Met deze optie maak je direct een account aan voor één specifieke gebruiker binnen jouw omgeving.
Hoe het werkt: Je kiest zelf de gebruikersnaam en het wachtwoord.
Direct actief: De login is direct bruikbaar. Je bent er wel zelf verantwoordelijk voor om de inloggegevens veilig met de gebruiker te delen.
Beheer: Jij beheert dit account. Je kunt dus ook zelf het wachtwoord herstellen als de gebruiker dit vergeet.
3. Gebruikers importeren (Bulk)
Wil je een grote groep gebruikers in één keer toevoegen? Gebruik dan de importfunctie.
Documentatie: Via Account > Gebruikers > Import users > Documentatie vind je het juiste format en de uitleg over de verplichte velden.
Wachtwoorden: Je kunt zelf wachtwoorden opgeven of dit door Salesdock laten genereren.
Communicatie: Let op: geïmporteerde gebruikers krijgen geen automatische mail. Je moet hen dus zelf informeren over hun nieuwe inloggegevens.
Extra: Werken met een tijdelijke login
Heb je iemand in je team die slechts tijdelijk toegang nodig heeft, bijvoorbeeld voor een tijdelijk contract?
Vink bij het aanmaken de optie 'Profile has expiry?' aan.
Geef de datum op waarop de toegang moet stoppen. Na deze datum kan de gebruiker niet meer inloggen, tenzij je de termijn later weer verlengt.