Salesdock Support

Wil je leadgegevens exporteren in een opmaak die afwijkt van de standaard? Salesdock kent geen aparte feature waarmee je een volledig eigen exporttemplate ontwerpt, máár in de meeste gevallen krijg je hetzelfde resultaat door slim gebruik te maken van een leadview. In dit artikel lees je hoe dat werkt, welke velden je kunt opnemen, en waar de grenzen liggen.

Voor wie is dit artikel? Dit artikel is geschreven voor admins. Een aantal van de instellingen die hieronder beschreven worden (extra velden inschakelen, leadvragen filterbaar maken) kun je alleen vanuit een admin-rol aanpassen.

Op zoek naar exports voor transacties? Dit artikel gaat over leads. Voor transacties bestaat een vergelijkbare functionaliteit op basis van transactieviews. Zie het artikel Een eigen export voor transacties — werken met transactieviews

Welke standaard exporttemplates heeft Salesdock al voor leads?

Voordat we naar leadviews springen: Salesdock heeft standaard twee generieke exporttemplates voor leads die je direct kunt gebruiken zonder iets in te stellen:

Heb je iets nodig dat hier niet in zit, of wil je een afwijkende kolomvolgorde of een eigen selectie? Dan komt een leadview in beeld.

Wat is een leadview?

Een leadview is een opgeslagen weergave van het leadoverzicht. Per view bepaal je zelf:

• welke kolommen zichtbaar zijn,
• in welke volgorde die kolommen staan,
• welke filters standaard actief zijn,
• welke sortering wordt toegepast,
• aan welke organisaties de view gekoppeld is.

Het krachtige is dat je deze view daarna kunt exporteren. Het exportbestand respecteert dan precies de kolommen, volgorde en filters die je hebt ingesteld — in de praktijk werkt dat als een eigen exporttemplate.

Een leadview maken

1. Ga naar Leads in het hoofdmenu.
2. Maak via het plus-icoon naast de tabbladen een nieuwe view aan en geef deze een herkenbare naam.
3. Klik op het tandwiel-icoon (kolominstellingen) en vink de gewenste kolommen aan.
4. Sleep de kolommen in de volgorde die je wilt.
5. Stel via de filterbalk de gewenste filters in (bijvoorbeeld op status, datumperiode of leadbron).
6. Sla de instellingen op.
7. Wil je de view exporteren? Selecteer de leads (of vink alles aan) en kies bij export de optie waarmee je de huidige view exporteert. De export volgt dan exact de kolommen die je hebt geconfigureerd.

Tip: Een leadview is niet persoonlijk — je kunt 'm koppelen aan één of meerdere organisaties zodat collega's er ook gebruik van kunnen maken.

Welke standaardvelden kun je als kolom toevoegen?

Onderstaande standaardvelden zijn in elke leadview beschikbaar als kolom (en in veel gevallen ook als filter):

Vrije velden — je eigen extra velden en leadvragen toevoegen

Naast de standaardvelden kun je ook je eigen extra velden en leadvragen als kolom toevoegen. Daar zit wel een instelling tussen: een veld is pas zichtbaar in leadviews als de optie Filterbaar in admin aanstaat.

Extra velden

Te beheren via Instellingen → Extra velden. Selecteer het type Lead om de relevante extra velden te zien.

1. Open het extra veld dat je in een leadview wilt zien.
2. Zet de schakelaar Filterbaar in admin aan.
3. Sla op. Het veld is daarna in de kolominstellingen van een leadview beschikbaar om aan te vinken.

Leadvragen

Te beheren via Instellingen → Leads → Vragen.

1. Open de leadvraag waarvan je het antwoord als kolom wilt zien.
2. Zet de schakelaar Filterbaar in admin aan.
3. Sla op. De leadvraag verschijnt daarna als beschikbare kolom in de leadview.

Welke veldtypes kunnen wel en welke niet?

De optie Filterbaar in admin is niet voor elk veldtype beschikbaar. De technische beperking is dat alleen veldtypes met een eindige, eenduidige waarde als kolom kunnen worden weergegeven.

Beperkingen — wat kan een leadview niet?

De leadview is krachtig, maar niet onbeperkt. Onderstaande zaken zijn niet mogelijk:

1. Geen waarde-vertaling

De waardes worden één-op-één getoond zoals ze in Salesdock zijn opgeslagen. Je kunt niet instellen dat:

• Man als Dhr wordt geëxporteerd,
• Ja als 1 en Nee als 0 verschijnt,
• een statusnaam wordt omgezet naar een afkorting,
• een leadbron wordt vervangen door een externe code.

Wil je toch andere labels in de export? Pas dan de waardes aan op de plek waar ze worden ingesteld — bijvoorbeeld de antwoordopties van een multiple-choice-leadvraag.

2. Geen formules of berekeningen

Een leadview kent geen formule-engine. Je kunt dus geen kolom maken die:

• twee andere velden samenvoegt (concat),
• een rekensom uitvoert,
• een if-then-logica toepast («als status = X, toon Y»),
• datums vergelijkt of doorlooptijden uitrekent.

Een aantal samengestelde velden zijn al ingebouwd als standaardveld (bijvoorbeeld Naam en Adres), maar je kunt zelf geen nieuwe samenstellingen toevoegen.

3. Bepaalde veldtypes ontbreken

Velden van het type bestand, URL en schakelaar kunnen niet als kolom worden toegevoegd. Tekstvak werkt alleen voor leadvragen, niet voor extra velden. Zie de tabel hierboven.

4. Alleen leads

Een leadview toont alleen leadgegevens. Voor transactiegegevens gebruik je een transactieview. Zie hiervoor het artikel Een eigen export voor transacties — werken met transactieviews. Productgegevens en productvraag-antwoorden zijn dus niet in een leadview beschikbaar.

5. Exportlimieten

Voor exports gelden enkele technische grenzen:

• tussen 09:00 en 21:00 uur is de standaardlimiet 1.000 records per export,
• in Excel-formaat geldt sowieso een maximum van 10.000 records,
• buiten kantooruren zijn de limieten ruimer.

Heb je grotere volumes nodig? Maak dan gebruik van geplande exports (Scheduled Exports), die buiten piekuren draaien.

Wanneer is een leadview niet genoeg?

Voor de meeste exportwensen is een leadview voldoende. In zeldzame gevallen heb je echt iets specifieks nodig waarvoor het standaardproduct niet ingericht is — bijvoorbeeld:

• een volledig gefixeerde kolomvolgorde en kolomnaamgeving (bijvoorbeeld om aan een externe partij door te leveren),
• een waarde-mapping die wij hierboven hebben uitgesloten,
• een formule of berekende kolom,
• een combinatie van velden die over leads én transacties heen ligt.

In die gevallen kan het development-team van Salesdock een exporttemplate op maat bouwen. Neem hiervoor contact op met support; we kijken samen met je naar de wensen, de doorlooptijd en de kosten.

Veelgestelde vragen

Hoe krijg ik een eigen extra veld in mijn leadview?

Ga naar Instellingen → Extra velden, kies het type Lead, open het betreffende veld en zet de schakelaar Filterbaar in admin aan. Daarna verschijnt het veld in de kolominstellingen van je leadview.

Wat is het verschil tussen een leadvraag en een extra veld op een lead?

Een leadvraag beheer je via Instellingen → Leads → Vragen en is gekoppeld aan een leadformulier — de antwoorden vul je in tijdens de leadintake. Een extra veld beheer je via Instellingen → Extra velden (type Lead) en is direct als veld op de lead beschikbaar. Beide kun je in een leadview opnemen, mits Filterbaar in admin aanstaat.

Waarom zie ik mijn bestand- of URL-veld niet als kolom?

Bestand-, URL- en schakelaar-velden kunnen technisch niet als kolom in een leadview worden weergegeven. De optie Filterbaar in admin is bij die veldtypes niet beschikbaar.

Kan ik «Ja» tonen als «1» en «Nee» als «0»?

Nee, een leadview vertaalt waardes niet. Wil je 1/0 in de export? Pas dan de antwoordopties van de leadvraag aan zodat de keuzes van zichzelf al «1» en «0» zijn (in plaats van «Ja» en «Nee»).

Kan ik twee velden samenvoegen tot één kolom (bijvoorbeeld postcode + huisnummer)?

Nee, een leadview ondersteunt geen samengestelde of berekende kolommen. Wel zijn een paar vaste samengestelde velden ingebouwd (zoals Naam en Adres).

Werkt dit ook voor transacties?

Voor transacties bestaat een vergelijkbare functionaliteit op basis van transactieviews. Zie het artikel Een eigen export voor transacties — werken met transactieviews.

Kan ik mijn leadview delen met collega's?

Ja, een leadview kun je koppelen aan één of meerdere organisaties. Iedereen binnen die organisatie(s) ziet de view in zijn overzicht.

Wat als de standaard exporttemplates al voldoen aan mijn wens?

Mooi — gebruik dan de template Default of Default extended (die laatste bevat ook de leadvraag-antwoorden). Je hoeft dan helemaal geen leadview op te zetten.