Salesdock Support

Wil je transactiegegevens exporteren in een opmaak die afwijkt van de standaard? Salesdock kent geen aparte feature waarmee je een volledig eigen exporttemplate ontwerpt, máár in de meeste gevallen krijg je hetzelfde resultaat door slim gebruik te maken van een transactieview. In dit artikel lees je hoe dat werkt, welke velden je kunt opnemen, en waar de grenzen liggen.

Voor wie is dit artikel? Dit artikel is geschreven voor admins. Een aantal van de instellingen die hieronder beschreven worden (extra velden inschakelen, productvragen filterbaar maken) kun je alleen vanuit een admin-rol aanpassen.

Op zoek naar exports voor leads? Dit artikel gaat over transacties. Voor leads bestaat een vergelijkbare functionaliteit op basis van leadviews. Zie het artikel Een eigen export voor leads — werken met leadviews

Welke standaard exporttemplates heeft Salesdock al?

Voordat we naar transactieviews springen: Salesdock heeft standaard twee generieke exporttemplates voor transacties die je direct kunt gebruiken zonder iets in te stellen:

Daarnaast kunnen geïnstalleerde apps zelf nog extra exporttemplates toevoegen die specifiek zijn voor de branche of het product. Een paar veelgebruikte voorbeelden:

Welke extra templates voor jouw account beschikbaar zijn, hangt af van welke apps zijn geïnstalleerd. Ze hebben een vaste indeling die door de app wordt bepaald — je kunt zelf geen kolommen toevoegen of weglaten in een app-template.

Heb je iets nodig dat ook met de bovenstaande templates niet werkt — bijvoorbeeld een afwijkende kolomvolgorde, eigen kolomnamen, of een combinatie van standaardvelden met je eigen extra velden? Dan komt een transactieview in beeld.

Wat is een transactieview?

Een transactieview is een opgeslagen weergave van het transactie-overzicht. Per view bepaal je zelf:

• welke kolommen zichtbaar zijn,
• in welke volgorde die kolommen staan,
• welke filters standaard actief zijn,
• welke sortering wordt toegepast,
• aan welke organisaties de view gekoppeld is.

Het krachtige is dat je deze view daarna kunt exporteren. Het exportbestand respecteert dan precies de kolommen, volgorde en filters die je hebt ingesteld — in de praktijk werkt dat als een eigen exporttemplate.

Een transactieview maken

1. Ga naar Transacties in het hoofdmenu.
2. Maak via het plus-icoon naast de tabbladen een nieuwe view aan en geef deze een herkenbare naam.
3. Klik op het tandwiel-icoon (kolominstellingen) en vink de gewenste kolommen aan.
4. Sleep de kolommen in de volgorde die je wilt.
5. Stel via de filterbalk de gewenste filters in (bijvoorbeeld op status, datumperiode of product).
6. Sla de instellingen op.
7. Wil je de view exporteren? Selecteer de transacties (of vink alles aan) en kies bij export de optie waarmee je de huidige view exporteert. De export volgt dan exact de kolommen die je hebt geconfigureerd.

Tip: Een transactieview is niet persoonlijk — je kunt 'm koppelen aan één of meerdere organisaties zodat collega's er ook gebruik van kunnen maken.

Welke standaardvelden kun je als kolom toevoegen?

Onderstaande standaardvelden zijn in elke transactieview beschikbaar als kolom (en in veel gevallen ook als filter):

Vrije velden — je eigen extra velden en productvragen toevoegen

Naast de standaardvelden kun je ook je eigen extra velden en productvragen als kolom toevoegen. Daar zit wel een instelling tussen: een veld is pas zichtbaar in transactieviews als de optie Filterbaar in admin aanstaat.

Extra velden

Te beheren via Instellingen → Extra velden. Selecteer het type Transactie (sale) om de relevante extra velden te zien.

1. Open het extra veld dat je in een transactieview wilt zien.
2. Zet de schakelaar Filterbaar in admin aan.
3. Sla op. Het veld is daarna in de kolominstellingen van een transactieview beschikbaar om aan te vinken.

Productvragen

Te beheren via Flows → Productvragen.

1. Open de productvraag waarvan je het antwoord als kolom wilt zien.
2. Zet de schakelaar Filterbaar in admin aan.
3. Sla op. De productvraag verschijnt daarna als beschikbare kolom in de transactieview.

Welke veldtypes kunnen wel en welke niet?

De optie Filterbaar in admin is niet voor elk veldtype beschikbaar. De technische beperking is dat alleen veldtypes met een eindige, eenduidige waarde als kolom kunnen worden weergegeven.

Beperkingen — wat kan een transactieview niet?

De transactieview is krachtig, maar niet onbeperkt. Onderstaande zaken zijn niet mogelijk:

1. Geen waarde-vertaling

De waardes worden één-op-één getoond zoals ze in Salesdock zijn opgeslagen. Je kunt niet instellen dat:

• Man als Dhr wordt geëxporteerd,
• Ja als 1 en Nee als 0 verschijnt,
• een productnaam vervangen wordt door een externe code,
• een statusnaam wordt omgezet naar een afkorting.

Wil je toch andere labels in de export? Pas dan de waardes aan op de plek waar ze worden ingesteld — bijvoorbeeld de antwoordopties van een multiple-choice-vraag.

2. Geen formules of berekeningen

Een transactieview kent geen formule-engine. Je kunt dus geen kolom maken die:

• twee andere velden samenvoegt (concat),
• een rekensom uitvoert,
• een if-then-logica toepast («als status = X, toon Y»),
• datums vergelijkt of doorlooptijden uitrekent.

Een aantal samengestelde velden zijn al ingebouwd als standaardveld (bijvoorbeeld Volledige naam = voornaam + achternaam), maar je kunt zelf geen nieuwe samenstellingen toevoegen.

3. Bepaalde veldtypes ontbreken

Velden van het type tekstvak, bestand, URL en schakelaar kunnen niet als kolom worden toegevoegd. Zie de tabel hierboven.

4. Alleen transacties

Een transactieview toont alleen transactiegegevens. Voor leadgegevens gebruik je een leadview. Zie hiervoor het artikel Een eigen export voor leads — werken met leadviews.

5. Exportlimieten

Voor exports gelden enkele technische grenzen:

• tussen 09:00 en 21:00 uur is de standaardlimiet 1.000 records per export,
• in Excel-formaat geldt sowieso een maximum van 10.000 records,
• buiten kantooruren zijn de limieten ruimer.

Heb je grotere volumes nodig? Maak dan gebruik van geplande exports (Scheduled Exports), die buiten piekuren draaien.

Wanneer is een transactieview niet genoeg?

Voor de meeste exportwensen is een transactieview voldoende. In zeldzame gevallen heb je echt iets specifieks nodig waarvoor het standaardproduct niet ingericht is — bijvoorbeeld:

• een volledig gefixeerde kolomvolgorde en kolomnaamgeving (bijvoorbeeld om aan een externe partij door te leveren),
• een waarde-mapping die wij hierboven hebben uitgesloten,
• een formule of berekende kolom,
• een combinatie van velden die over transacties én leads heen ligt.

In die gevallen kan het development-team van Salesdock een exporttemplate op maat bouwen. Neem hiervoor contact op met support; we kijken samen met je naar de wensen, de doorlooptijd en de kosten.

Veelgestelde vragen

Hoe krijg ik een eigen extra veld in mijn transactieview?

Ga naar Instellingen → Extra velden, open het betreffende veld en zet de schakelaar Filterbaar in admin aan. Daarna verschijnt het veld in de kolominstellingen van je transactieview.

Waarom zie ik mijn bestand- of tekstvak-veld niet als kolom?

Bestand-, tekstvak-, URL- en schakelaar-velden kunnen technisch niet als kolom in een transactieview worden weergegeven. De optie Filterbaar in admin is bij die veldtypes niet beschikbaar.

Kan ik «Ja» tonen als «1» en «Nee» als «0»?

Nee, een transactieview vertaalt waardes niet. Wil je 1/0 in de export? Pas dan de antwoordopties van het veld aan zodat de keuzes van zichzelf al «1» en «0» zijn (in plaats van «Ja» en «Nee»).

Kan ik twee velden samenvoegen tot één kolom (bijvoorbeeld postcode + huisnummer)?

Nee, een transactieview ondersteunt geen samengestelde of berekende kolommen. Wel zijn een paar vaste samengestelde velden ingebouwd (zoals Volledige naam).

Werkt dit ook voor leads?

Voor leads bestaat een vergelijkbare functionaliteit op basis van leadviews. Zie het artikel Een eigen export voor leads — werken met leadviews

Kan ik mijn transactieview delen met collega's?

Ja, een transactieview kun je koppelen aan één of meerdere organisaties. Iedereen binnen die organisatie(s) ziet de view in zijn overzicht.

Wat als de standaard exporttemplates al voldoen aan mijn wens?

Mooi — gebruik dan de template Default of Default extended (die laatste bevat ook de productvraag-antwoorden). Je hoeft dan helemaal geen transactieview op te zetten. Heb je een gespecialiseerde app geïnstalleerd (Energie, Telecom, Zonnepanelen)? Kijk dan ook of de bijbehorende app-template precies oplevert wat je nodig hebt.