Staat dezelfde relatie meerdere keren in je systeem? Dan voeg je die dubbele relaties samen tot één relatie. Alle gekoppelde gegevens komen daarmee netjes op één plek te staan. Je doet dit vanuit het relatie-overzicht.
Voordat je begint
Een paar voorwaarden bepalen of je relaties kunt samenvoegen:
- Je selecteert minimaal 2 en maximaal 10 relaties tegelijk.
- Alle geselecteerde relaties moeten van hetzelfde type zijn: óf allemaal particulier, óf allemaal zakelijk. Een particuliere en een zakelijke relatie kun je niet met elkaar samenvoegen.
- Geanonimiseerde relaties kun je niet samenvoegen.
Stap 1: selecteer de relaties
Vink in het relatie-overzicht de relaties aan die je wilt samenvoegen. Zodra je er minimaal twee hebt geselecteerd, verschijnt de knop Samenvoegen in het menu.
Stap 2: kies per veld wat behouden blijft
Na het klikken op Samenvoegen opent een venster waarin je de gegevens van de geselecteerde relaties naast elkaar ziet. Per veld kies je welke waarde de relatie die je behoudt krijgt — bijvoorbeeld welk adres, e-mailadres of telefoonnummer. Welke velden je ziet, hangt af van het type relatie (particulier of zakelijk).
Belangrijk: alle gegevens die aan de samengevoegde relaties hangen, verhuizen mee naar de relatie die je behoudt. Dat geldt voor transacties, leads, documenten, formulierinzendingen, notities, taken en contactpersonen.
Pas je tijdens het samenvoegen het e-mailadres aan, dan staat dat nieuwe adres op niet-geverifieerd en moet het opnieuw geverifieerd worden.
Stap 3: bevestig de samenvoeging
Controleer je keuzes en klik op Relaties samenvoegen om de samenvoeging definitief te maken.
Let op: de relaties die je samenvoegt worden hierbij verwijderd. Alleen de relatie die je behoudt blijft bestaan. Controleer je keuzes daarom goed voordat je bevestigt.
De samenvoeging terugvinden
De samenvoeging wordt vastgelegd in de geschiedenis van de relatie die je behoudt. Daar zie je met welke relatie(s) is samengevoegd, zodat altijd herleidbaar blijft wat er is gebeurd.
