Je kunt gebruikers op verschillende manieren toevoegen of uitnodigen binnen Salesdock. Via Account > Gebruikers kun je:
- Gebruiker toevoegen
- Gebruiker uitnodigen
- Gebruikers importeren
We leggen uit wanneer je welke methode het beste zou kunnen gebruiken.
Gebruiker toevoegen
Met deze optie kan één gebruiker toegevoegd worden waarbij deze gebruiker zal inloggen met een gebruikersnaam. De gebruikersnaam kan een e-mailadres zijn, maar hoeft dit niet te zijn. Zodra je de gebruiker hebt toegevoegd bestaat de login ook direct, en kan de gebruiker direct inloggen. De gekozen gebruikersnaam én wachtwoord dien je met de gebruiker zelf te delen. De gebruiker zal na de eerste succesvolle login poging zijn wachtwoord moeten veranderen. Een gebruiker die je op deze manier toevoegt kan alleen gebruik maken van het account waarop deze is toegevoegd. Het beheer van deze login valt onder de verantwoording van het account dat deze gebruiker heeft aangemaakt. Hierdoor kan een beheerder van het account wachtwoorden herstellen of de login verwijderen indien gewenst.
Gebruiker uitnodigen
Bij deze optie nodig je een persoon uit deel te nemen aan het account. Je nodigt de nieuwe gebruiker uit op zijn e-mailadres, dit wordt ook de gebruikersnaam. De gebruiker kan dus niet kiezen voor een andere gebruikersnaam. Na het uitnodigen ontvangt de nieuwe gebruiker een e-mail met daarin een link om zichzelf aan te melden. Bij het aanmelden dient de gebruiker een voornaam, achternaam, e-mailadres, wachtwoord en eventueel bedrijfsnaam in te voeren. Pas na het aanmelden wordt de login aangemaakt, en wordt deze zichtbaar in Account > Gebruikers. Alle openstaande uitnodigingen zijn te vinden in Account > Uitnodigingen. Een uitnodiging zal na 14 dagen automatisch verlopen. De uitgenodigde zal automatisch herinnert worden over de openstaande uitnodiging. Door de uitnodiging aan te vinken kun je de uitnodiging indien gewenst ook opnieuw versturen.
Een uitgenodigde gebruiker krijgt een zelfstandige login die dus onder zijn eigen beheer valt. Een beheerder kan dus niet het wachtwoord herstellen van een gebruiker die is aangemaakt via het uitnodigen. Een dergelijke gebruiker kan ook door meerdere accounts uitgenodigd worden en dus ook toegang hebben tot meerdere accounts.
Indien een gebruiker wordt uitgenodigd door meerdere accounts en deze reeds bekend is binnen het systeem, dan dient de gebruiker in te loggen met zijn account. Na ingelogd te zijn kan de gebruiker de uitnodiging accepteren.
Tijdelijke login
Wanneer je iemand toevoegt waarvan je weet dat deze tijdelijk toegang moet hebben bijvoorbeeld omdat deze een tijdelijk contract heeft, dan kun je via de checkbox 'Profile has expiry?' opgeven tot wanneer een nieuwe gebruiker toegang moet hebben. Na die datum zal de gebruiker geen toegang meer hebben tot het account. Dit kun je indien gewenst later wel aanpassen door deze te verlengen of te verwijderen.
Gebruikers importeren
Wanneer je een grote lijst van gebruikers in één keer wil aanmaken dan kan dat via de import. De import voorziet in beschikbare velden, en documentatie over de velden. De documentatie kun je vinden via Account > Gebruikers > Import users > Documentatie. Je kunt daarin o.a. terugvinden welke velden (conditioneel) verplicht zijn en of er validaties zitten op het veld. Ook kun je hier een voorbeeld importbestand vinden. Klik hiervoor op de link Download format. Gebruikers die geïmporteerd worden krijgen ook direct een login, maar ontvangen geen communicatie hierover. Het is dus aan de beheerder om de aangemaakt gegevens te distribueren. Als beheerder kun je ervoor kiezen om de gebruikers allemaal een wachtwoord te geven in het te uploaden bestand. Je kunt het wachtwoord echter ook leeglaten. Als je dat doet zal Salesdock zelf een wachtwoord genereren. Het importeren gebeurt op de achtergrond.
Gebruikers importeren binnen Salesdock