Een lead en een transactie worden normaal aan elkaar geknoopt op het moment dat de transactie ontstaat, doordat je vanuit de lead begint of doordat de lead via de API wordt meegestuurd. Is dat toen niet gebeurd, dan kun je de lead er achteraf alsnog bij zetten, vanuit de transactie zelf. Ontkoppelen en wisselen kan ook.

Waar vind je het?

Open de transactie. In het blok met de transactiegegevens staat de regel Lead. Hangt er al een lead aan, dan zie je de naam van die lead met daarachter een pictogram om te ontkoppelen. Hangt er nog geen lead aan, dan zie je in plaats daarvan de link + Lead. Dit werkt hetzelfde in het admin portaal en in het verkopersportaal.

Koppelen via een voorstel

Salesdock zoekt zelf naar leads die bij de klantgegevens van de transactie passen. Zijn die er, dan staat boven de regel Lead een melding hoeveel leads er gevonden zijn, met daarbij de link Bekijk leads. In het venster Leads die overeenkomen met deze transactie kies je de juiste en klik je op Add.

Een lead komt als voorstel naar boven wanneer hij overeenkomt op een van deze punten:

  • Bij een zakelijke transactie: hetzelfde KvK-nummer, of dezelfde bedrijfsnaam.
  • Bij een particuliere transactie: dezelfde voor- en achternaam samen, hetzelfde e-mailadres, of dezelfde postcode en huisnummer samen.

Er worden maximaal twintig voorstellen getoond. Leads die geanonimiseerd of gearchiveerd zijn, en leads die al aan een transactie hangen, blijven buiten die lijst.

Koppelen via zoeken

Staat de juiste lead er niet bij, of zijn er geen voorstellen, klik dan op + Lead. In het venster Koppel bestaande lead zoek je op naam of adres. Vanaf drie tekens verschijnen de resultaten. Kies de lead en bevestig.

Waarom zie ik een bepaalde lead niet? Je vindt alleen leads die je met je eigen rol ook in het leadoverzicht zou zien, alleen leads die nog niet aan een andere transactie hangen, en alleen leads van hetzelfde type als de transactie. Bij een zakelijke transactie krijg je dus geen particuliere leads te zien, en andersom ook niet. Leads waarbij het type niet is ingevuld komen in beide gevallen wel naar boven.

Wat gebeurt er bij het koppelen?

De lead komt op de transactie te staan, en de transactie komt op de lead te staan als daar nog geen transactie aan hing. De leadstatus gaat mee met de huidige stand van de transactie, dus een transactie die al is geaccepteerd, afgewezen of verlopen geeft de lead de status die daarbij hoort volgens jullie eigen instellingen, en niet de status van een zojuist verstuurde offerte. In de historie van de lead wordt vastgelegd dat de koppeling is gemaakt.

Twee dingen om te weten. Bij een concepttransactie wordt alleen de koppeling vastgelegd en verandert de leadstatus nog niet. En koppel je een lead aan een transactie die onderdeel is van een combinatie, dan worden alle transacties uit die combinatie aan dezelfde lead gekoppeld.

De toewijzing van de lead blijft ongemoeid. De lead blijft dus staan op de gebruiker die hem al had, ook als jij degene bent die de koppeling maakt.

Ontkoppelen en wisselen

Klik achter de naam van de lead op het pictogram Ontkoppel lead. Je krijgt eerst een bevestiging te zien met de naam van de lead en het nummer van de transactie. Na het bevestigen is de koppeling weg en staat de regel Lead weer leeg, zodat je meteen een andere lead kunt koppelen. Wisselen is dus ontkoppelen en opnieuw koppelen.

Let op: de leadstatus wordt bij ontkoppelen niet teruggezet. De status die de lead bij het koppelen heeft gekregen blijft staan, ook al hangt de transactie er niet meer aan. In de historie van de lead wordt wel vastgelegd dat er is ontkoppeld, zodat je later kunt terugzien wat er is gebeurd.

Wie mag dit?

Iedereen die de transactie mag bewerken kan een lead koppelen, ontkoppelen of wisselen. Het is dus niet voorbehouden aan een beheerder. Daarnaast moet je toegang hebben tot de leadmodule en leads mogen inzien, anders is de regel Lead helemaal niet zichtbaar. Bij een geanonimiseerde transactie kun je niets koppelen of ontkoppelen.