Taken zijn op twee manieren onderdeel van workflows: je kunt een taak automatisch laten aanmaken als actie binnen een workflow, en je kunt een workflow laten starten wanneer er iets met een taak gebeurt. Zo zorg je dat opvolging niet blijft liggen.
Een taak aanmaken als actie
In vrijwel elke workflow kun je de actie Taak aanmaken gebruiken. Daarmee laat je, op basis van een trigger, automatisch een taak ontstaan met de juiste inhoud — bijvoorbeeld een belherinnering zodra een klant de aanbieding voor het eerst opent, of een opvolgtaak een dag na conversie.
Triggeren op een taak
Je kunt een workflow ook laten afgaan op een taak zelf:
- Taak aangemaakt
- Taak geüpdatet
- Taak voltooid
Bij deze triggers kun je conditioneren op onder andere het taaktype, de taakstatus en de taakstaat, en op gebruiker, organisatie of team. Zo laat je een workflow alleen reageren op een specifiek soort taak.
Voorbeelden
- Automatische opvolgtaak. Trigger: Aanbieding bekeken → actie Taak aanmaken: "Klant heeft de offerte geopend, bel binnen 15 minuten."
- Vervolgactie bij een afgeronde taak. Trigger: Taak voltooid, met een conditie op het taaktype → acties: bijvoorbeeld een e-mail versturen of een status wijzigen.
- Signaal bij een bepaald taaktype. Trigger: Taak aangemaakt, met een conditie op het taaktype → actie: een e-mail of sms naar de juiste collega.
Een volledig overzicht van alle triggers, condities en acties vind je in het artikel Workflow triggers en acties.