Standaard voert een workflow zijn acties direct uit zodra de trigger afgaat. Met de actie Workflow vertragen bouw je een wachttijd in: de workflow pauzeert en voert de volgende actie(s) pas na die tijd uit. Zo maak je tijdgestuurde workflows, zoals een opvolging na een paar dagen of een opschoonactie na enkele weken.

Een wachttijd instellen

Voeg in je workflow de actie Workflow vertragen toe, op de plek waar de wachttijd moet komen. Je stelt twee dingen in:

  • een waarde (een getal);
  • een eenheid: minuten, uren of dagen.

Alle acties die ná de vertraging in de workflow staan, worden pas na die wachttijd uitgevoerd. De wachttijd wordt geteld vanaf het moment dat de trigger afging.

Let op: de eenheden zijn minuten, uren en dagen. Voor langere periodes reken je om naar dagen — bijvoorbeeld 30 dagen voor ongeveer een maand.

De kracht: opnieuw toetsen na de wachttijd

Het sterke van een vertraging zit in combinatie met condities op de acties ná de wachttijd. Een conditie op zo'n actie wordt namelijk pas getoetst op het moment dat die actie aan de beurt is — dus ná de wachttijd. Op dat moment kan de situatie veranderd zijn (een status kan inmiddels aangepast zijn). Zo controleer je of er na X dagen iets wél of juist níét gebeurd is, en handel je daarop.

Voorbeelden

  • Niet-goedgekeurde leads opschonen. Trigger: Nieuwe lead aangemaakt → Workflow vertragen: 17 dagen → actie Lead archiveren, met de conditie dat de leadstatus dan nog steeds niet op de gewenste waarde staat. Staat de lead op dag 17 wél goed, dan wordt 'ie niet gearchiveerd.
  • Re-engagement na een afwijzing. Trigger: Offerte geweigerd → Workflow vertragen: 30 dagen → Taak aanmaken: "Check of er inmiddels een scherper aanbod mogelijk is."
  • Opvolgtaak kort na conversie. Trigger: Geconverteerde sale → Workflow vertragen: 1 dag → Taak aanmaken: "Bel de klant na om de order te bevestigen."

Tip: de wachttijd is een vaste periode ná de trigger. Houd er rekening mee op welk moment de vervolgactie daardoor afgaat, zodat een automatische taak, sms of e-mail niet op een ongelegen tijdstip bij je agent of klant terechtkomt.yes