Met condities bepaal je in welke gevallen een workflow daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Zonder condities draait een workflow bij elke keer dat de trigger afgaat; met condities stuur je dat bij — bijvoorbeeld alleen voor een bepaalde organisatie, status of producttype.
Hoe condities werken
- Afhankelijk van de trigger. Welke condities beschikbaar zijn, hangt af van het soort trigger. Bij een lead-trigger zie je lead-condities, bij een sale-trigger sale-condities, enzovoort.
- Een operator per conditie. Per conditie kies je hoe er wordt vergeleken, bijvoorbeeld is of is niet. Zo kun je net zo goed iets in- als uitsluiten.
- Meerdere condities combineren. Je kunt meerdere condities aan elkaar koppelen en groeperen (met EN/OF), zodat een workflow bijvoorbeeld alleen draait als aan álle voorwaarden tegelijk wordt voldaan.
Condities op de trigger of op een actie
Je kunt condities op twee plekken instellen, en dat verschil is belangrijk:
- Op de trigger — bepaalt of de workflow überhaupt start. Wordt geëvalueerd op het moment dat de trigger afgaat.
- Op een specifieke actie — bepaalt of díe ene actie wordt uitgevoerd. Wordt geëvalueerd op het moment dat de actie aan de beurt is.
Tip: combineer een actie-conditie met de actie "Workflow vertragen". De conditie wordt dan pas ná de wachttijd getoetst. Zo bouw je bijvoorbeeld: trigger "Nieuwe lead aangemaakt" → 17 dagen wachten → actie "Lead archiveren" met de conditie dat de status nog steeds niet op een bepaalde waarde staat.
Beschikbare condities per onderwerp
Hieronder de meestgebruikte condities per soort trigger. De exacte beschikbare condities zie je in de workflowbouwer, afhankelijk van de gekozen trigger.
Leads
- Leadstatus, leadbron, label, activiteit
- Organisatie, team, postcode, gemeente
- Leadformulier en formulierstatus, en of het leadformulier is aangemaakt vanuit een lead, een sale of een online lead-flow
- Extra veld van de lead of van de gebruiker
Sales
- Status, sale type, saleskanaal, akkoordverklaring
- Organisatie (en originele organisatie), team, gebruiker, leverancier, postcode
- Product, product-identifier, klanttype, klantleeftijd, flow en flow type
- Aanmaakdatum, initiële aanmaakdatum en laatste publicatiedatum; aanbieding laatst bekeken en aantal keer bekeken
- Is de sale geconverteerd, heeft de sale een gekoppelde lead (en de status/activiteit daarvan), opmerking bij annuleringsverzoek
- Verstuurd of ontvangen via een integratie, verstuurd naar een extern systeem, flow gestart vanuit een dialer-rij, opt-in en dubbele opt-in
- Extra veld van de sale, van het product of van de gebruiker
Let op: sommige sale-condities (zoals datums, klantleeftijd en aantal keer bekeken) zijn alleen beschikbaar op de trigger, en niet als conditie op een losse actie.
Formulieren
- Formulierstatus, formulier, organisatie, team
- Status van de gekoppelde lead, extra veld van de gebruiker
Producten
- Producttype, productnaam, product-identifier, leverancier, klanttype
- Of het product via een integratie is aangemaakt, extra veld van het product of van de gebruiker
Taken
- Taaktype, taakstatus, taakstaat
- Gebruiker, organisatie, team, extra veld van de gebruiker
Voorbeelden
- Alleen voor een bepaalde partner: conditie Organisatie is [partner] op de trigger, zodat de workflow alleen voor die partner draait.
- Alleen verstuurde offertes: bij de trigger "Nieuwe sale aangemaakt" de conditie Sale type is Offerte, zodat directe bestellingen worden uitgesloten.
- Alleen als de status nog niet goed is: conditie Leadstatus is niet [gewenste status] op de archiveer-actie, in combinatie met een wachttijd.