Wil je in één keer een grote hoeveelheid taken in Salesdock zetten in plaats van ze stuk voor stuk handmatig aan te maken? Dat kan met de import. Je uploadt een bestand (CSV of Excel), koppelt de kolommen aan de juiste velden en Salesdock maakt de taken voor je aan. Handig als je bijvoorbeeld taken wilt vastleggen die door een externe partij zijn uitgevoerd, of als je een hele batch afspraken in één keer wilt klaarzetten.
De import werkt op dezelfde manier als de import van leads: je doorloopt dezelfde stappen en kunt zelf bepalen welke kolom bij welk veld hoort.
Wat heb je nodig
- Het recht om taken te importeren (zie de callout hieronder).
- Een bestand in CSV- of Excel-formaat met daarin minimaal een titel en een type per taak.
Waar vind ik dit? Zie je de importknop niet staan? Dan heb je het recht Taken importeren nog niet. Een beheerder kan dit voor je rol aanzetten bij de rechten van de gebruikersgroep.
Zo importeer je taken
- Ga naar het onderdeel Taken.
- Klik op het pijltje naast de knop Taak toevoegen en kies Importeren.
- Upload je bestand (CSV of Excel).
- Koppel de kolommen. Salesdock herkent veelgebruikte kolomnamen automatisch. Klopt een koppeling niet of ontbreekt er een? Dan stel je dit zelf in. Kolommen die je niet koppelt, worden niet geïmporteerd.
- Controleer in het voorbeeld of de gegevens goed worden ingelezen.
- Start de import. Je ziet de voortgang live oplopen, en daarna verschijnt de eindstatus.
Welke kolommen kun je importeren
Je kunt onderstaande velden opnemen in je importbestand. Alleen Titel en Type zijn verplicht; de rest is optioneel.
| Kolom | Verplicht | Toelichting |
|---|---|---|
| Titel | Ja | De titel van de taak (minimaal 3 en maximaal 60 tekens). |
| Type | Ja | Het soort taak. Vul één van de waarden default (Standaard), appointment (Afspraak) of callback (Terugbelafspraak) in. |
| Omschrijving | Nee | Een uitgebreide omschrijving van de taak. |
| Opmerkingen | Nee | Aanvullende opmerkingen bij de taak. |
| Locatie | Nee | De locatie van de taak (maximaal 150 tekens). |
| Plan datum | Nee | De datum waarop de taak gepland staat. |
| Geplande starttijd | Nee | De starttijd in de notatie uu:mm (bijvoorbeeld 09:30). |
| Duur | Nee | De duur van de taak als heel getal. |
| Lead ID | Nee | Koppelt de taak aan een lead. De taak wordt dan zichtbaar onder die lead. |
| Relatie ID | Nee | Koppelt de taak aan een relatie/contact. |
| Sale ID | Nee | Koppelt de taak aan een verkoop. |
| Toegewezen aan | Nee | Het gebruikers-ID van degene aan wie je de taak toewijst. Laat je dit leeg, dan wordt de taak toegewezen aan jou als importeur. |
| Datum afgerond | Nee | Vul je hier een datum in, dan komt de taak binnen als afgerond. Laat je dit leeg, dan blijft de taak open. Zie het volgende onderdeel. |
Tip: weet je niet zeker hoe je kolommen eruit moeten zien? Maak via het onderdeel Taken eerst een export van bestaande taken. Dat bestand laat precies zien welke kolommen er zijn en hoe de gegevens eruitzien.
Open of afgeronde taken importeren
Of een taak open of afgerond binnenkomt, bepaal je met de kolom Datum afgerond:
- Leeg of geen geldige datum → de taak komt binnen als open taak.
- Een geldige datum → de taak komt binnen als afgeronde taak, met die datum als afrondingsdatum.
Een datum in het verleden is gewoon toegestaan. Zo kun je taken die eerder al zijn uitgevoerd alsnog met de juiste afrondingsdatum vastleggen.
De status van je import volgen
Na het starten zie je je import terug in het importoverzicht, met een statuslabel:
- In wachtrij — de import staat klaar om verwerkt te worden.
- Bezig — de taken worden aangemaakt; de teller loopt live op.
- Succesvol afgerond — alle rijen zijn geïmporteerd.
- Gedeeltelijk geïmporteerd — een deel van de rijen is mislukt.
- Mislukt — de import is volledig mislukt.
Zijn er rijen mislukt? Dan kun je een foutbestand downloaden waarin per rij staat wat er misging, zodat je het kunt corrigeren en opnieuw kunt importeren.
Goed om te weten
Let op: een import maakt altijd nieuwe taken aan. Bestaande taken worden niet bijgewerkt of samengevoegd, ook niet als er dubbele gegevens in je bestand staan. En anders dan bij de leadimport kun je een import van taken achteraf niet ongedaan maken. Controleer je bestand daarom goed voordat je de import start.