Werk je met meerdere agents die afspraken voor elkaar inplannen — bijvoorbeeld iemand die afspraken regelt en een collega die die afspraken uitvoert — dan wil je dat ze elkaars agenda kunnen zien. Dit artikel legt uit hoe agenda-deling binnen een team werkt, hoe je de juiste instelling aanzet, en wat er gebeurt op het moment dat iemand een afspraak in andermans agenda plant.
Hoe agenda-deling met een team werkt
In Salesdock zijn afspraken simpelweg leads met een geplande datum en tijd. Een afspraak heeft altijd één eigenaar: de agent in wiens agenda de afspraak staat. Standaard zie je in de agenda alleen je eigen afspraken — die van collega's blijven verborgen.
Wil je dat teamleden ook elkaars agenda's kunnen zien (en daarin kunnen plannen), dan zet je dat per team aan via een rechten-instelling. Daarna kan elk lid van dat team in de agenda-weergave de collega's uit z'n team selecteren en hun afspraken naast de eigen agenda zetten.
De team-instelling die het deelt
De toggle die agenda-deling regelt is dezelfde die voor gedeelde leads geldt — hij heet voluit "Alle agents binnen dit team kunnen elkaars leads benaderen" en zit op het team zelf, onder de rechten voor geplande leads.
- Ga naar Account › Teams.
- Open het team waarvoor je agenda-deling wil aanzetten.
- Open het tabblad Rechten voor geplande leads.
- Zet de toggle "Alle agents binnen dit team kunnen elkaars leads benaderen" aan en sla op.
Tip: Heb je meerdere teams die elkaars agenda's niet mogen zien? Zet daarnaast ook de toggle "Beperk toegang tot alleen leads die door dit team zijn aangemaakt" aan. Dan zien teamleden van andere teams alleen "Niet beschikbaar"-blokken zonder details.
Wat zien je agents standaard?
Direct nadat je de instelling hebt aangezet, gebeurt er in de agenda-weergave nog niets zichtbaars — een agent ziet nog steeds alleen z'n eigen afspraken. Dat klopt: in de agenda werkt zichtbaarheid via een gebruikersfilter, niet via een automatisch overzicht van het hele team.
Hoe teamleden andere agenda's in beeld krijgen
In de agenda-weergave staat bovenaan een gebruikersfilter waarmee je naast je eigen agenda ook die van collega's toont. Dankzij de team-instelling kan een agent daarin de andere leden van z'n team selecteren — de andere namen die hij ziet, zijn precies de teamleden van wie hij de agenda mag bekijken.
In de praktijk:
- Open de agenda.
- Klik op de gebruikersfilter bovenaan.
- Vink de collega('s) aan van wie je de agenda wil zien.
- De agenda toont nu jouw afspraken én die van de geselecteerde collega's, kleur-gecodeerd per persoon.
Inplannen in de agenda van een collega
Heb je de agenda van een collega in beeld, dan kun je daar direct een lead in inplannen — bijvoorbeeld door een lead naar een vrij tijdvak te slepen of door een nieuwe afspraak te maken en als gebruiker de betreffende collega te kiezen.
Op het moment van inplannen gebeurt het volgende:
- De afspraak komt in de agenda van de gekozen collega te staan.
- De lead krijgt die collega als eigenaar — de afspraak telt vanaf dat moment mee in haar of zijn werklijst.
- Wie de afspraak heeft ingepland blijft wel zichtbaar in het bewerk-overzicht van de lead, zodat te zien is welk teamlid de planning heeft gedaan.
Anders dan bij gedeelde leads op straat is hier geen "wie het eerst opslaat, wint"-situatie. De toewijzing valt al op het moment van inplannen, niet pas bij het registreren van een resultaat. Twee teamleden die op exact hetzelfde tijdvak proberen te plannen krijgen daar een normale agenda-conflictmelding op.
Best practices
- Spreek binnen het team af welke collega-agenda's standaard mee zichtbaar zijn — de filter onthoudt je laatste keuze per sessie.
- Laat agents die afspraken maken óók de werkgebieden of voorkeurstijden van de uitvoerende collega's kennen. Het systeem controleert geen reistijd of locatie tussen afspraken, dus dat soort logica leeft in de afspraken die jullie samen maken.
- Gebruik geblokkeerde tijdblokken (lunch, reistijd, voorbereiding) als reservering in de agenda. Daarmee voorkom je dat een collega over een onbeschikbaar moment heen plant.
Veelgestelde vragen
Zie ik na het aanzetten van de instelling alle agenda's binnen het account?
Nee, alleen die van agents binnen je eigen team (en eventueel gekoppelde teams). Agenda's van andere teams blijven afgeschermd, tenzij die teams via een team-koppeling expliciet aan elkaar zijn verbonden.
Wordt de lead automatisch overgezet naar de uitvoerende collega als ik 'm voor haar of hem inplan?
Ja, direct bij het inplannen. Anders dan bij gedeelde leads op straat hoef je hier niet te wachten op een resultaat-registratie.
Wat zie ik als de "beperk toegang"-instelling aan staat?
Dan zie je in de tijdvakken van afspraken van andere teams enkel een grijs "Niet beschikbaar"-blok zonder details. Eigen team is wel zichtbaar.
Kan ik een teamlid aanwijzen dat alleen agenda's mag bekijken en niet bewerken?
Aparte alleen-lezen-rechten op een individuele agenda zijn er niet — wel kun je via rollen en rechten op gebruikersniveau het bewerken van leads beperken. Vraag desgewenst even mee te kijken voor jullie specifieke situatie.
Wat is het verschil met het delen van leads op straat (Outside)?
Bij gedeelde leads in Outside heeft een adres pas een eigenaar zodra iemand er een resultaat op registreert (zie het artikel Leads delen met een team). In de agenda werkt het andersom: de eigenaar staat al vast op het moment van inplannen.
Kan ik instellen dat het systeem geen onlogische afspraken toelaat (bijvoorbeeld 15:00 in Eindhoven, 16:00 in Groningen)?
Het systeem controleert zelf geen reistijd of locatie tussen opeenvolgende afspraken. Wie inplant ziet wel de eerdere en latere afspraken inclusief locatie staan, dus visueel is het te beoordelen, maar er volgt geen blokkade of waarschuwing van het systeem.