In de footer van een gegenereerde PDF (bestelling, offerte, contract) staat een regel met bedrijfsnaam, adres, telefoon en e-mailadres. Welke gegevens daar precies verschijnen, en uit welke bron Salesdock die haalt, is voor veel admins lastig te doorgronden — juist omdat Salesdock vier mogelijke bronnen kent, met een eigen voorwaardenstelsel daaromheen. Dit artikel zet de logica op een rij: welke gegevens worden getoond, in welke prioriteit, en welke instellingen jij als admin kunt aanpassen om de juiste gegevens te tonen.
Voor wie is dit artikel? Dit artikel is geschreven voor admins. Het sturen van de footer-bron gebeurt via instellingen op meerdere niveaus — account, leverancier, gebruiker en organisatie — die allemaal hieronder aan bod komen.
Welke velden komen in de footer terecht?
Per geselecteerde bron worden onderstaande velden uit dat record gelezen. Lege velden worden eenvoudigweg weggelaten (geen "•"-puntjes zonder inhoud).
- Bedrijfsnaam — voor een leverancier of organisatie het veld Bedrijfsnaam, voor een gebruiker of het account het veld Naam.
- Adres — straat, huisnummer (met toevoeging), postcode en plaats.
- Telefoonnummer — automatisch geformatteerd naar internationale notatie (bijvoorbeeld +31 6 ...).
- E-mailadres.
- Website — alleen als gevuld op de bron.
- KvK-nummer en BTW-nummer — alleen als gevuld op de bron.
Aan de rechterkant van de footer staat het paginanummer (Pag. 1 / 5). Dat wordt automatisch door de PDF-generator ingevuld en is niet van een bron afhankelijk.
De cruciale schakelaar: het veld "Contractant"
Op meerdere plekken in Salesdock kun je op een entiteit het veld Contractant instellen met de waarde Ja of Nee. Dit veld bepaalt of die entiteit überhaupt in aanmerking komt om in de PDF-footer te verschijnen. Staat Contractant op Nee, dan wordt de entiteit overgeslagen, ongeacht welke andere instellingen er staan.
Het Contractant-vinkje vind je op drie soorten records:
- Leveranciers (via Producten → Leveranciers): voor een leverancier die als opdrachtgever op het document moet verschijnen.
- Gebruikers (via Account → Gebruikers): voor een verkoper die zelfstandig contracten op eigen naam afsluit (bijvoorbeeld een ZZP'er).
- Organisaties (via Account → Organisaties): voor een organisatie binnen je account die als opdrachtgever fungeert (bijvoorbeeld een franchise-vestiging).
Het account zelf is altijd de eindfallback — daar is geen Contractant-vinkje, want zonder valide alternatief moet er altijd iets in de footer staan.
De vier-laagse prioriteitvolgorde
Salesdock loopt deze vier bronnen in onderstaande volgorde af. De eerste bron die aan alle voorwaarden voldoet wordt getoond — de andere worden overgeslagen.
| Niveau | Bron | Voorwaarden |
|---|---|---|
| 1 | Leverancier van het product | Account-instelling Contractant-PDF staat op Leverancier én bij de leverancier staat Contractant: Ja. |
| 2 | Verkoper (gebruiker) | Bij de gebruiker staat Contractant: Ja. Wordt ook beoordeeld als de leverancier-route geen match opleverde. |
| 3 | Organisatie van de verkoper | Bij de organisatie (van de verkoper) staat Contractant: Ja. Wordt beoordeeld als de bovenstaande twee niets opleverden. |
| 4 | Het Salesdock-account | Fallback. Wordt gebruikt als geen van de hoger geprioriteerde bronnen kwalificeert. Er is geen Contractant-vinkje — deze laag is altijd "geldig". |
Belangrijke nuance bij niveau 3: Salesdock kijkt naar de organisatie van de verkoper, niet naar de organisatie waar de sale aan hangt. Dat kan verschillen, bijvoorbeeld als een verkoper in een andere organisatie zit dan waar zijn sales worden geregistreerd.
Stap 1 — Account-instelling: Verkoper of Leverancier?
Op accountniveau bepaal je of de leverancier of de verkoper-route voorrang heeft. Ga naar Instellingen → Transacties → Algemeen. Daar vind je de instelling Contractant-PDF met twee opties:
- Verkoper (default) — Salesdock loopt eerst de verkoper en zijn organisatie af. Pas als die geen match opleveren, valt het terug op het account zelf. De leverancier komt niet in beeld.
- Leverancier (Product) — Salesdock kijkt eerst naar de leverancier van het verkochte product. Geen match? Dan toch nog de verkoper, organisatie en uiteindelijk het account.
Welke je kiest hangt af van wie de eindcontractant van de transactie is. Bij een tussenpartij die de leverancier zelf vertegenwoordigt: kies Leverancier. Bij een agent die op eigen naam verkoopt: kies Verkoper.
Stap 2 — Zet "Contractant: Ja" op de juiste entiteit
Op de entiteit die je in de footer wilt zien, moet het veld Contractant op Ja staan. Per soort:
Bij een leverancier
Ga naar Producten → Leveranciers, open de leverancier, en zet bij Contractant de waarde op Ja. Vul daaronder alle benodigde bedrijfsgegevens in: naam, adres, telefoon, e-mail, eventueel website en KvK/BTW. Sla op.
Bij een gebruiker (verkoper)
Ga naar Account → Gebruikers, open de gebruiker, en zet bij Contractant de waarde op Ja. Vul de persoonlijke / bedrijfsgegevens in van de verkoper als zelfstandige. Dit pad is typisch voor ZZP'ers die op eigen naam contracten afsluiten.
Bij een organisatie
Ga naar Account → Organisaties, open de organisatie, en zet bij Contractant de waarde op Ja. Vul de organisatiegegevens in (bedrijfsnaam, adres, telefoon, e-mail). Dit is bruikbaar voor franchise-organisaties of regiokantoren die als opdrachtgever willen verschijnen.
Stap 3 — Geen actie nodig: het account is de eindfallback
Heb je geen Contractant-vinkje aangezet op de bovenstaande niveaus? Dan gebruikt Salesdock automatisch de bedrijfsgegevens van je Salesdock-account. Zorg in dat geval dat die gegevens correct ingevuld zijn via Backoffice (door een Salesdock-supportmedewerker) of via de algemene account-instellingen waarin het account-adres en de contactgegevens worden beheerd.
Veelvoorkomende situaties
| Wat je wilt | Wat je instelt |
|---|---|
| Alle PDFs tonen de gegevens van één vaste leverancier (per product) | Zet Contractant-PDF op Leverancier. Bij elke leverancier Contractant: Ja + gegevens invullen. |
| ZZP-verkopers tonen hun eigen bedrijfsgegevens op hun PDFs | Zet Contractant-PDF op Verkoper. Bij de betreffende gebruikers Contractant: Ja + eigen gegevens. |
| Franchise-vestigingen tonen elk hun eigen vestigingsgegevens | Zet Contractant-PDF op Verkoper. Bij elke organisatie Contractant: Ja + vestigingsgegevens. (Op gebruikersniveau geen Contractant zetten.) |
| Eenvoudige situatie: alle PDFs tonen je hoofdaccount-gegevens | Geen Contractant-vinkjes aanzetten. Zorg dat je account-gegevens compleet zijn ingevuld. |
Troubleshooting — "ik zie de verkeerde gegevens"
De meeste verwarring ontstaat doordat een verwachte bron niet matched en Salesdock daardoor een niveau lager pakt. Loop in dat geval de prioriteit van boven naar beneden af:
- Is de account-instelling Contractant-PDF goed gezet? Verkoper-keuze betekent dat de leverancier-route niet wordt beoordeeld. Leverancier-keuze gaat eerst langs de leverancier voordat de verkoper-route wordt geprobeerd.
- Staat Contractant: Ja op de leverancier? Als Contractant-PDF op Leverancier staat maar het vinkje op de leverancier is uit, valt Salesdock door naar de verkoper-route.
- Staat Contractant: Ja op de gebruiker (verkoper)? Niet aangezet betekent doorvallen naar de organisatie.
- Staat Contractant: Ja op de organisatie van de verkoper? Let op: de organisatie van de vérkoper, niet de organisatie van de sale.
- Zijn de bedrijfsgegevens op die entiteit compleet ingevuld? Een lege bedrijfsnaam of leeg adres zorgt niet voor doorvallen naar een lager niveau — je krijgt simpelweg een footer met lege velden. Vul de gegevens dus volledig in.
In de praktijk komt het vaakst voor dat het Contractant-vinkje op de bedoelde entiteit per ongeluk op Nee staat. Dat is de eerste plek om te checken.
Veelgestelde vragen
Kan ik per leverancier of per organisatie verschillende footer-data tonen?
Ja — daarvoor is dit hele prioriteitssysteem juist bedoeld. Door Contractant: Ja aan te zetten op meerdere leveranciers of organisaties, elk met hun eigen bedrijfsgegevens, krijgt elke PDF automatisch de juiste gegevens op basis van welk product is verkocht en welke verkoper de sale heeft gedaan.
Werkt dit ook voor de Forms-module (PDF van een formulier-invulling)?
Nee. De Forms-module gebruikt een eigen footer-template met andere inhoud (zoals de digitale handtekening en datum van afronding). De prioriteitslogica uit dit artikel geldt alleen voor sale- en offerte-PDFs in de modern-template.
Waarom verschijnt de website (of KvK/BTW) bij sommige PDFs wel en bij andere niet?
Deze drie velden zijn optioneel: ze verschijnen alleen als ze op de gekozen bron zijn ingevuld. Vul je een KvK-nummer in op je leverancier maar niet op het account, dan zie je dat KvK-nummer alleen op PDFs waarvoor de leverancier de footer-bron is.
Waarom is de informatie soms over twee regels verdeeld en soms niet?
Als de hele tekenreeks (bedrijfsnaam, adres, telefoon, e-mail en eventuele extra velden) korter is dan ~106 tekens, gebruikt Salesdock een regelafbreuk tussen adres en postcode/plaats. Bij langere teksten wordt alles op één regel gezet met bullet-scheidingen. Daar zit geen instelling onder — het is een automatische layout-keuze.
Werkt deze logica met terugwerkende kracht op eerder gegenereerde PDFs?
Nee. Een PDF wordt één keer gegenereerd op het moment van verzending of acceptatie. Pas je instellingen daarna aan, dan zien al gegenereerde PDFs nog steeds de oude waarden. Bij hergeneratie (bijvoorbeeld via een handmatige actie) wordt de actuele situatie toegepast.
Hoe weet ik welk niveau is gebruikt voor een specifieke PDF?
Direct uit de PDF zelf is dat niet af te lezen — je ziet alleen het eindresultaat. Loop in dat geval het prioriteitssysteem hierboven na, of bekijk de configuratie van de relevante entiteiten. Bij twijfel kan support meekijken met een specifieke transactie.
Begrippenlijst
Footer — de onderste regel van een gegenereerde PDF met bedrijfsnaam, adres en contactgegevens.
Contractant — een vinkje (Ja/Nee) op een leverancier, gebruiker of organisatie dat aangeeft of die entiteit als opdrachtgever in een PDF-footer kan verschijnen.
Contractant-PDF — account-instelling die bepaalt of de leverancier-route of de verkoper-route eerst wordt beoordeeld.
Fallback — de uiteindelijke bron als geen van de hogere prioriteiten kwalificeert. In dit artikel altijd het Salesdock-account zelf.
Modern template — de visuele basisstijl voor PDF-documenten van sales en offertes. De Forms-module gebruikt een aparte template met afwijkende footer.