Inleiding
Bij elke flow in Salesdock kun je instellen op welke manier de eindklant zijn order moet bevestigen. Deze instelling vind je via Admin → Flows → (flow openen) → Algemene instellingen → Verificatie.
De keuze die je hier maakt bepaalt wat er gebeurt nadat een verkoop is afgerond: of de order direct definitief is, of dat er nog een bevestigingsstap nodig is voordat de verkoop officieel wordt vastgelegd. Welke methode het meest geschikt is, hangt af van het verkoopkanaal (telefonisch, online, aan de deur), de juridische eisen aan de overeenkomst, en wat de leverancier verwacht.
Salesdock kent zes verificatiemethodes:
- Geen verificatie
- Handtekeningverificatie
- E-mailverificatie
- Volmacht (proxy form)
- Voicelog
- SMS-verificatie
Belangrijk: de verificatie wordt vastgesteld bij het inrichten van de flow en geldt voor alle verkopen die via die flow lopen. Wijzigen van de instelling werkt niet met terugwerkende kracht — bestaande verkopen behouden hun oorspronkelijke verificatiestatus.
1. Geen verificatie
Wat het doet: de verkoop wordt direct na afronding als definitief beschouwd. Er wordt geen bevestigingsstap aan de eindklant gevraagd.
Wanneer gebruik je dit?
- Bij interne verkoopflows waarvoor geen externe bevestiging nodig is.
- Bij offerteflows waarbij een latere stap (zoals een handtekening op een fysiek contract) buiten Salesdock plaatsvindt.
- Bij integraties waar de leverancier zelf de verificatie afhandelt.
Klantbeleving: de klant krijgt geen extra mailing of bevestigingsverzoek. Stel je een bevestigingsmail in als account-instelling, dan wordt die wel verstuurd, maar er is geen verplichte actie van de klant nodig.
Let op: deze methode biedt geen ingebouwd bewijs van toestemming. Voor verkoop op afstand (telefoon, online, aan de deur) gelden in Nederland en België wettelijke eisen rondom toestemming en herroepingsrecht. Overweeg in die gevallen een van de andere verificatiemethodes.
2. Handtekeningverificatie
Wat het doet: tijdens het afronden van de verkoop zet de klant een digitale handtekening, die direct aan de transactie wordt gekoppeld. De handtekening wordt opgeslagen bij de verkoop en verschijnt op het PDF-contract.
Wanneer gebruik je dit?
- Bij aan-de-deur-verkoop waarbij de klant op het apparaat van de agent direct ondertekent.
- Bij interactieve offerte-flows waarin de klant zelf op zijn telefoon of computer een handtekening zet.
- Bij verkoopprocessen waarvoor de leverancier een visueel ondertekend contract verlangt.
Klantbeleving: de klant krijgt aan het eind van de flow een veld waarin hij met de muis, vinger of stylus zijn handtekening zet. De handtekening wordt vastgelegd, samen met het IP-adres en het tijdstip. De order is direct na ondertekening definitief — er volgt geen aparte bevestigingsstap.
3. E-mailverificatie
Wat het doet: na het afronden van de verkoop ontvangt de klant een e-mail met een persoonlijke bevestigingslink. Pas wanneer de klant op die link klikt, wordt de verkoop als geverifieerd geregistreerd.
Wanneer gebruik je dit?
- Bij telefonische verkoop waarbij je achteraf bewijs van toestemming wilt vastleggen.
- Bij online flows waarin de klant niet direct op het apparaat ondertekent.
- Bij flows waarvoor je extra zekerheid wilt dat het opgegeven e-mailadres daadwerkelijk van de klant is.
Klantbeleving: de verkoop blijft in de status Verificatie in afwachting totdat de klant op de link in de e-mail klikt. Klikt de klant niet binnen de ingestelde geldigheidstermijn, dan vervalt de verificatie en kan de order op Verificatie verlopen komen te staan.
De inhoud van de bevestigingsmail (onderwerp, tekst, branding) is volledig instelbaar via Admin → Account-instellingen → E-mailtemplates → Verificatie-mail. Je kunt mustache-variabelen gebruiken om gegevens uit de verkoop dynamisch in de mail te tonen.
4. Volmacht (proxy form)
Wat het doet: bij afronding van de verkoop genereert Salesdock een volmachtdocument waarmee de klant de leverancier machtigt om bijvoorbeeld een contract met de huidige leverancier op te zeggen of een overstap te regelen. Dit document wordt aan het PDF-contract toegevoegd of als losse bijlage meegestuurd.
Wanneer gebruik je dit?
- Bij energieovereenkomsten waar de nieuwe leverancier namens de klant de oude leverancier mag opzeggen.
- Bij telecomverkopen waar nummerportering of contractovername plaatsvindt.
- Bij verzekerings- of abonnementsswitches.
Klantbeleving: de klant ondertekent (digitaal of via de gekozen route) een formele machtiging als onderdeel van de afsluiting. Het ondertekende document wordt opgeslagen bij de verkoop en is later opvraagbaar.
De volmacht-functionaliteit is per land geconfigureerd, zodat het document voldoet aan de lokale juridische vereisten. Voor België worden bijvoorbeeld andere standaardteksten en talen ondersteund dan voor Nederland.
5. Voicelog
Wat het doet: de klant bevestigt de verkoop telefonisch via een geluidsopname. Salesdock houdt de status van de verkoop op Verificatie in afwachting tot de voicelog is afgehandeld; daarna wordt de verkoop definitief.
Wanneer gebruik je dit?
- Bij telefonische verkoop (telesales) waar de klant aan het einde van het gesprek expliciet "ja" zegt op de afsluitende vragen.
- Bij wettelijke kaders die een audiotrace van de toestemming verplichten (bijvoorbeeld bepaalde energie- en telecomcontracten).
- Bij verkoopprocessen waar de klant geen e-mail of mobiel nummer heeft, maar wel telefonisch bereikbaar is.
Klantbeleving: de klant doorloopt het verkoopgesprek en geeft aan het eind audio-bevestiging. De opname wordt opgeslagen en (afhankelijk van de inrichting) gekoppeld aan de transactie via een audio-app of integratie. De verkoop blijft "in afwachting" tot de voicelog is verwerkt.
6. SMS-verificatie
Wat het doet: na afronding stuurt Salesdock een sms met een verificatiecode (OTP) naar het mobiele nummer van de klant. De klant geeft deze code door (bijvoorbeeld in het scherm van de agent of in een online portaal), waarna de verkoop wordt vastgelegd als geverifieerd.
Wanneer gebruik je dit?
- Bij aan-de-deur-verkoop als extra zekerheidslaag boven de handtekening.
- Bij telesales als alternatief voor voicelog, vooral wanneer de klant geen tijd heeft voor de afsluitende audiovragen.
- Bij online flows waar je het mobiele nummer wilt valideren als onderdeel van het afsluiten.
Klantbeleving: direct na het afronden ontvangt de klant een sms met een korte numerieke code. De agent of het systeem vraagt om deze code en bevestigt daarmee de verkoop. Wordt de code niet (op tijd) ingevoerd, dan kan de verkoop op Verificatie verlopen komen te staan, afhankelijk van de instelling.
De inhoud van de sms is instelbaar via Admin → Account-instellingen → SMS-templates → Verificatie-sms. De variabele {{verification.code}} moet in de tekst staan, want daar wordt de unieke code in geplaatst.
Vergelijkingstabel
| Methode | Direct definitief? | Klantactie nodig? | Bewijslast | Veelgebruikt voor |
|---|---|---|---|---|
| Geen verificatie | Ja | Nee | Geen | Interne flows, offertes |
| Handtekeningverificatie | Ja, na ondertekening | Handtekening zetten | Digitale handtekening + IP + tijdstip | Aan-de-deur, online offerte |
| E-mailverificatie | Nee, na klikken op link | Mail openen, link klikken | E-mailtoegang + klikregistratie | Telesales, online flows |
| Volmacht | Ja, na ondertekening | Volmacht ondertekenen | Juridisch volmachtdocument | Energie- en telecomswitches |
| Voicelog | Nee, na audio-bevestiging | Telefonische bevestiging | Audio-opname | Telesales |
| SMS-verificatie | Nee, na codeinvoer | SMS ontvangen + code doorgeven | OTP-validatie + telefoonnummer | Aan-de-deur, telesales |
Wat zie ik terug in de transactie?
Afhankelijk van de gekozen methode kan een verkoop in een van deze statussen staan zolang de verificatie nog niet is afgerond:
- Verificatie in afwachting — de klant heeft de bevestigingsstap nog niet voltooid (relevant voor e-mail, voicelog en sms).
- Verificatie verlopen — de bevestigingstermijn is verstreken zonder actie van de klant. De verkoop telt dan in rapportages mee als verlopen en niet als geslaagd.
Bij Geen verificatie, Handtekeningverificatie en Volmacht komen deze statussen niet voor, omdat de bevestiging direct in de flow zelf plaatsvindt.
Veelgestelde vragen
Kan ik meerdere verificatiemethodes combineren binnen één flow?
Nee. Per flow kies je één methode. Wil je verschillende verificatieroutes voor verschillende producten of klantsegmenten, dan kun je daarvoor aparte flows inrichten.
Wat gebeurt er met een verkoop die in afwachting staat als de klant niet reageert?
De verkoop blijft de status Verificatie in afwachting houden tot de ingestelde geldigheidsperiode verstreken is. Daarna gaat de verkoop automatisch naar Verificatie verlopen. Dit betekent dat de verkoop niet als geslaagd doorrolt naar je leverancier of rapportages.
Kan ik een verlopen verificatie opnieuw versturen?
Ja, voor e-mail- en sms-verificatie kun je vanuit het transactiedetailscherm een nieuwe verificatiemail of -sms versturen, mits de transactie nog binnen de bewerkbare termijn valt.
Wordt de verificatiekeuze meegestuurd in de API of integratie met een leverancier?
Ja. De verificatiestatus van de verkoop maakt onderdeel uit van de gegevens die we naar leveranciers-API's sturen. Sommige leveranciers verwachten een specifieke verificatiemethode — controleer bij twijfel de eisen van de leverancier voordat je de flow aanpast.
Welke gegevens worden vastgelegd bij elke methode?
Standaard registreren we bij elke verificatie het tijdstip, het IP-adres van de klant (waar relevant) en het kanaal. Bij handtekeningverificatie wordt de handtekening zelf opgeslagen, bij voicelog de audio-opname (via de audio-integratie), bij sms de OTP-bevestiging en bij volmacht het ondertekende document.