Werk je naast Salesdock ook met Outlook of Google? Dan herken je dit waarschijnlijk: een privé-afspraak of teammeeting in je e-mail-agenda, en vervolgens toch een klantbezoek op datzelfde tijdslot in Salesdock geboekt. Met de koppeling tussen je externe agenda en Salesdock haal je alle externe afspraken binnen, zodat je beschikbaarheid in Salesdock altijd klopt — zonder dat je iets handmatig hoeft over te zetten.
Goed om te weten: deze feature moet eerst per omgeving worden ingeschakeld. Stuur een verzoek aan support@salesdock.nl om 'm voor jouw omgeving te activeren. Daarna kunnen alle gebruikers binnen die omgeving zelf hun eigen externe agenda koppelen.
Wat doet deze koppeling?
Salesdock haalt de afspraken uit je gekoppelde Outlook- of Google-agenda op en toont ze als beschikbaarheidsblokkades in je Salesdock-agenda. Zo zien jij én je collega's in één oogopslag wanneer je niet beschikbaar bent — ongeacht in welke agenda de afspraak oorspronkelijk staat.
- Eén richting — de sync loopt van extern naar Salesdock, niet andersom. Wijzigingen aan een externe afspraak doe je dus in Outlook of Google.
- Alleen-lezen in Salesdock — je kunt geïmporteerde afspraken niet aanpassen of verwijderen vanuit Salesdock zelf.
- Tijdvenster — afspraken vanaf vandaag tot een jaar vooruit. Afspraken uit het verleden worden niet opgehaald.
- Inclusief terugkerende afspraken — herhalende series worden per individuele instantie geïmporteerd, zodat je weekoverzicht klopt.
Stap 1 — Je externe agenda koppelen
- Open je Agenda in Salesdock.
- Klik op het drie-puntjes-menu naast Mijn agenda's en kies Importeer externe agenda.
- Selecteer je provider: Outlook of Google.
- Klik op Koppel je account. Er opent een nieuw tabblad waar je inlogt en Salesdock toestemming geeft om je agenda-items te lezen.
- Na succesvolle koppeling zie je een groene checkmark met het gekoppelde e-mailadres. De eerste sync start automatisch.
Vanaf nu verschijnen je externe afspraken in je Salesdock-agenda, herkenbaar aan een grijze kleur en de tooltip From Outlook of From Google.
Privé-afspraken
Heeft een afspraak in je externe agenda de gevoeligheid Privé? Dan toont Salesdock 'm alleen als generiek Bezet-blok — zonder onderwerp, locatie of beschrijving. Collega's zien dus dat je niet beschikbaar bent, maar krijgen geen inhoudelijke details te zien.
De privacy-instelling beheer je in de externe agenda zelf (bijvoorbeeld in Outlook via de optie Privé in de afspraak-instellingen). Salesdock neemt die markering over — je hoeft binnen Salesdock zelf niks extra te configureren.
Hoe blijft de sync up-to-date?
Salesdock combineert twee mechanismen:
- Real-time updates via webhooks — wijzig je een afspraak in Outlook of Google, dan komt die wijziging vrijwel direct binnen in Salesdock.
- Periodieke controle als vangnet — elke 30 minuten draait een achtergrond-sync die controleert of er items zijn die de webhook gemist heeft.
Wijzigingen, verwijderingen en nieuwe afspraken worden allemaal meegenomen. Je hoeft niks zelf te triggeren.
Externe agenda loskoppelen
Wil je de koppeling verbreken? Open opnieuw Importeer externe agenda en klik op het loskoppel-icoon naast je gekoppelde account.
Let op: bij loskoppelen worden alle geïmporteerde afspraken uit je Salesdock-agenda verwijderd. Wil je later opnieuw koppelen? Dan haalt Salesdock de afspraken vanaf dat moment opnieuw op (vanaf vandaag, tot een jaar vooruit).
Veelgestelde vragen
Worden mijn Salesdock-afspraken ook getoond in mijn Outlook of Google?
Nee. De sync loopt één richting op: van extern naar Salesdock. Klantbezoeken en planningen die je in Salesdock aanmaakt blijven binnen Salesdock.
Kan ik meerdere externe agenda's tegelijk koppelen?
Per gebruiker koppel je één externe agenda tegelijk. Wil je wisselen? Verbreek dan eerst de bestaande koppeling en koppel daarna een nieuwe.
Wie kan mijn geïmporteerde afspraken zien?
Dezelfde collega's die normaal je Salesdock-agenda zien, zien ook je geïmporteerde afspraken — met de privacy-uitzondering: items met de Privé-markering tonen alleen als Bezet, zonder details.
Kan ik een geïmporteerde afspraak verplaatsen of bewerken in Salesdock?
Nee. Geïmporteerde afspraken zijn alleen-lezen in Salesdock. Alle wijzigingen doe je in de externe agenda zelf; binnen enkele momenten zie je ze terug in Salesdock.
Waarom verschijnt mijn net aangemaakte afspraak nog niet in Salesdock?
In de meeste gevallen staat 'ie er binnen een paar seconden via de webhook. Mocht 'ie er na enkele minuten nog niet zijn, dan haalt de achtergrond-sync 'm bij de eerstvolgende run (uiterlijk binnen 30 minuten) alsnog op.
Worden afspraken van verder dan een jaar vooruit ook getoond?
Nee. Het tijdvenster is bewust beperkt tot een jaar vooruit om de sync vlot te houden. Zit een afspraak verder weg? Die komt automatisch in beeld zodra de afspraakdatum binnen het venster van een jaar valt.
Begrippenlijst
One-way sync — eenrichtingsverkeer: data stroomt van de externe agenda naar Salesdock, niet andersom.
Beschikbaarheidsblokkade — tijdslot in je Salesdock-agenda waarin je niet plannbaar bent. Voor geïmporteerde afspraken gebeurt dit automatisch — je hoeft niks "af te ronden" als de afspraak voorbij is.
Webhook — pushmechanisme van de externe provider waarmee wijzigingen direct aan Salesdock worden doorgegeven, in plaats van dat Salesdock periodiek hoeft te vragen.
Privé-markering — instelling in Outlook of Google waarmee je een afspraak markeert als vertrouwelijk. Salesdock toont 'm dan alleen als Bezet-blok.