Je hebt een batch leads klaargezet voor je sales-team en alleen het team eraan gekoppeld — geen specifieke agent — in de verwachting dat iedereen in dat team ze direct kan oppakken. Maar je agents melden dat ze geen leads zien in hun portaal of in Outside. Geen bug: in de standaard-weergave laat Salesdock alleen leads zien die pérsoonlijk aan je zijn toegewezen. Dit artikel legt uit hoe lead-deling met een team echt werkt, hoe je teamleden de gedeelde leads in beeld krijgen, en wat er gebeurt zodra een agent de eerste afboeking doet.
Hoe lead-deling met een team werkt
Een lead in Salesdock heeft twee onafhankelijke koppelingen:
- Een team — het team waar de lead onder valt.
- Een toegewezen agent — de specifieke gebruiker die de lead opvolgt. Dit veld mag ook leeg blijven; dan is de lead nog niet aan een persoon gekoppeld.
Een lead kan dus prima alleen aan een team hangen zonder dat 'ie aan een individuele agent is toegewezen. Dat heet in de praktijk vaak "gedeeld met een team". Het systeem laat dit toe — bijvoorbeeld bij een lead-import waarin je wel het team kent maar nog niet wie 'm gaat doen.
De team-instelling die het deelt
Per team kun je instellen of agents binnen dat team elkaars leads mogen benaderen. Doe je dit niet, dan blijven leads van collega-agents voor elkaar onzichtbaar — ook al staan ze in hetzelfde team.
- Ga naar Account → Organisaties → Teams.
- Open het team waarvoor je het wilt inrichten.
- Onder ACL voor geplande leads zet je de schakelaar Alle agents binnen dit team kunnen elkaars leads benaderen aan.
- Sla op.
Vanaf dat moment kunnen teamleden niet alleen ongetoegekende team-leads zien, maar ook de leads die aan een collega-agent in hetzelfde team zijn toegewezen.
Wat zien je agents standaard?
Hier zit de meest voorkomende verwarring. De standaard-weergave in Outside en het agent-portaal (de zogeheten Mijn weergave-filter) staat op Mijn leads — dat toont uitsluitend leads die direct aan de ingelogde agent zijn toegewezen. Een lead die alleen aan een team is gekoppeld (zonder persoonlijke toewijzing) valt daar dus buiten.
Let op: als je leads alleen aan een team toewijst zonder ze ook aan een specifieke agent te koppelen, dan zijn ze in de standaard Mijn leads-weergave niet zichtbaar. Dit is geen bug — de filter staat default op Mijn leads. Je teamleden moeten één keer de filter wisselen (zie hieronder).
Hoe teamleden gedeelde leads in beeld krijgen
In Outside en het agent-portaal staat bovenaan een filter Mijn weergave met deze opties:
- Mijn leads (standaard) — alleen leads die persoonlijk aan jou zijn toegewezen.
- Mijn team leads — leads van jouw team. Hier zie je: je eigen toegewezen leads, alle ongetoegekende team-leads, en — mits de team-toggle uit het vorige onderdeel aan staat — ook de leads die aan collega-agents zijn toegewezen.
- Toon leads andere teams — leads van andere teams die aan jouw team zijn gekoppeld voor cross-team zichtbaarheid.
- Alle leads — alles wat jouw rol mag zien.
Wil je dat een agent gedeelde team-leads kan oppakken? Laat 'm dan de filter wisselen naar Mijn team leads. Vanaf dat moment komen de toegekende leads van het team in beeld.
Automatische toewijzing bij de eerste afboeking
Een gedeelde team-lead is per definitie eigendomsloos — zolang niemand 'm oppakt. Zodra een agent een echte afboeking doet (een resultaat registreren op de lead, dus niet alleen 'm in de agenda inplannen), zet Salesdock de lead automatisch op zijn naam. Concreet gebeurt het volgende:
- De agent wordt vastgelegd als toegewezen gebruiker op de lead.
- Team- en organisatie-velden van de lead worden meegezet naar het team en de organisatie van de agent.
- De statuswijziging en eigenaarswijziging worden vastgelegd in de audit-log van de lead.
Vanaf die afboeking valt de lead onder Mijn leads van de uitvoerende agent — en is 'ie voor andere teamleden alleen nog zichtbaar via Mijn team leads (en alleen als de team-toggle voor cross-zichtbaarheid aan staat).
Goed om te weten: de automatische toewijzing gebeurt alleen bij een resultaat-registratie (afboeking), niet bij het inplannen in de agenda. Plant een agent een lead in maar boekt 'ie 'm nog niet af, dan blijft de lead voor andere teamleden oppakbaar.
Best practices
- Communiceer de filter aan je agents. Vertel ze één keer dat ze in Outside de filter Mijn weergave op Mijn team leads moeten zetten als ze ook gedeelde leads willen oppakken. Dit voorkomt 80% van de "ik zie geen leads"-vragen.
- Wijs leads alvast toe waar dat kan. Heb je bij een import al een vermoeden welke agent de lead moet doen? Wijs 'm dan direct toe. Eerder toewijzen voorkomt dat de eerste afboeker per ongeluk een lead pakt die voor een collega bedoeld was.
- Gebruik de team-toggle bewust. De schakelaar Alle agents binnen dit team kunnen elkaars leads benaderen bepaalt of teamleden ook elkaars toegewezen leads zien. Zet 'm aan als je een teamcultuur wilt waar agents elkaars werk kunnen ondersteunen; laat 'm uit als de scheiding privé moet blijven.
Veelgestelde vragen
Mijn agents zien geen leads — ik heb ze toch aan het team gekoppeld?
Bijna altijd ligt het aan de standaardfilter Mijn leads. Laat de agent de filter Mijn weergave op Mijn team leads zetten. Verschijnen ze dan? Dan klopt de inrichting. Verschijnen ze nog steeds niet? Check of de leads daadwerkelijk aan het juiste team zijn gekoppeld en of de agent in datzelfde team zit.
Kan ik één lead aan meerdere agents tegelijk toewijzen?
Nee — de toegewezen-agent-koppeling is enkelvoudig. Je kunt wel een lead aan een team koppelen zonder agent te kiezen; dan kan elke teamgenoot 'm oppakken, en de eerste die afboekt krijgt 'm definitief toegewezen.
Wat als twee agents tegelijk dezelfde gedeelde lead willen afboeken?
Wie als eerste opslaat, wint — de lead komt op zijn naam te staan. De tweede agent ziet bij het openen van de lead dat 'ie al is toegewezen aan zijn collega. Voor de meeste teams is dit acceptabel; werk je met grotere volumes en wil je dit voorkomen? Wijs leads alvast handmatig toe of werk met een bel-/belastingstool die intern coördineert.
Werkt dit ook bij een lead-import?
Ja. Bij een import koppel je doorgaans alleen het team aan de leads — de toegewezen-agent blijft leeg. Daarna zien alle teamleden de leads onder Mijn team leads en wordt de eerste afboeker automatisch eigenaar.
Wat is het verschil tussen Mijn team leads en Alle leads?
Mijn team leads filtert op leads die specifiek aan jouw eigen team gekoppeld zijn. Alle leads toont ook leads van andere teams (mits die teams aan jouw team zijn gekoppeld voor cross-zichtbaarheid). Voor de meeste agents is Mijn team leads de juiste keuze.
Kan ik de standaardfilter wijzigen zodat agents direct op Mijn team leads starten?
De standaardwaarde Mijn leads staat vast op systeemniveau en is niet per gebruiker of organisatie aanpasbaar. Wel onthoudt Salesdock de laatste keuze van de agent binnen zijn sessie, dus na één keer wisselen blijft de instelling staan totdat 'ie 'm zelf weer aanpast.