Met de vernieuwde lead-import zet je in een paar stappen een bestand met leads in Salesdock. Je koppelt zelf de kolommen uit je bestand aan de juiste velden, en je bepaalt wat er gebeurt met leads die al bestaan. Hieronder lopen we het hele proces door.
Voordat je begint
- Je hebt het recht om leads te importeren nodig. Zie je de optie niet, dan is dat recht (nog) niet aan je toegekend.
- Toegestane bestandstypen zijn .csv en .xlsx. De rijlimiet is 100.000 rijen voor een csv-bestand en 50.000 rijen voor een xlsx-bestand. De maximale bestandsgrootte is 10 MB.
- De eerste rij van je bestand wordt gezien als koprij (de kolomnamen).
Stap 1: Bestand uploaden
Ga naar Leads → Vernieuwde lead-import en sleep je .csv- of .xlsx-bestand in het uploadvak (of klik om het te selecteren). Ontbreekt er nog een veld in Salesdock voor een van je kolommen? Via de link Extra velden aanmaken maak je dat alvast aan.
Stap 2: Toewijzen
Koppel elke kolom uit je bestand aan het juiste Salesdock-veld. Je kunt koppelen aan standaardvelden (zoals naam, adres, telefoon, e-mail, status, leadbron, activiteit en label) én aan je eigen extra velden en leadvragen. Kolommen die je niet koppelt, worden niet geïmporteerd.
Tip: Salesdock onthoudt je eerdere koppelingen. Herkent het systeem de koprij van een eerder geïmporteerd bestand, dan wordt de koppeling automatisch ingevuld. En ontbreekt er een veld? Met Extra veld toevoegen maak je er direct een aan zonder de import te verlaten.
Koppel je een kolom aan een veld met vaste keuzes — bijvoorbeeld een meerkeuzeveld, de status of het geslacht — dan koppel je daarna ook de losse waarden uit je bestand aan de juiste opties in Salesdock.
Let op: waarden die niet overeenkomen met een bestaande optie worden niet geïmporteerd. Controleer dus of elke waarde uit je bestand aan een optie is gekoppeld.
Stap 3: Controle
In de laatste stap zie je een voorbeeld van de gegevens die geïmporteerd worden. Hier beantwoord je ook nog een paar vragen die je niet als kolom hebt gekoppeld:
- Type leads — bevat je bestand consumenten of zakelijke leads? Bij zakelijke leads is de bedrijfsnaam verplicht.
- Activiteit — koppel alle leads aan één activiteit, gebruik een kolom uit je bestand, of koppel ze niet aan een activiteit.
- Organisatie — als je toegang hebt tot meerdere organisaties, kies je aan welke de leads gekoppeld worden.
Daarna bepaal je wat er gebeurt met leads die al in Salesdock staan:
- Voeg gegevens toe — er worden altijd nieuwe leads aangemaakt.
- Overschrijf bestaande gegevens — bestaande leads worden samengevoegd in plaats van dubbel aangemaakt.
Kies je voor samenvoegen, dan geef je bij Samenvoegen op basis van aan waarop Salesdock een match zoekt: Lead ID, Voornaam, Achternaam, Adres, Telefoon en/of E-mail. Een lead geldt alleen als duplicaat als alle door jou gekozen velden overeenkomen met een bestaande lead. De geïmporteerde waarden overschrijven dan de bestaande, en die wijziging wordt vastgelegd in de geschiedenis van de lead.
Tip: wil je bij het samenvoegen ook vergrendelde leads bijwerken? Zet dan de optie Update vergrendelde leads aan.
Na het importeren
De import draait op de achtergrond. De voortgang volg je in het overzicht onder Leads → Imports. Daar zie je per import hoeveel leads zijn aangemaakt, hoeveel zijn samengevoegd en hoeveel er eventueel zijn mislukt. Grote bestanden kunnen even duren, maar meestal is een import binnen 30 minuten klaar.
Zijn er rijen mislukt? Dan kun je vanuit dat overzicht een foutbestand downloaden met per rij de reden. En heb je een import per ongeluk gedraaid? Met Ongedaan maken verwijder je de leads die met die import zijn aangemaakt.