Een offerte is vaak het moment waarop een sale staat of valt. Je wilt 'm samen met de klant kunnen doornemen, voorbereiden voor het gesprek aan tafel, of last-minute aanpassen omdat de klant toch voor een ander product kiest. Salesdock geeft je daarvoor drie momenten waarop je grip hebt: voor verzenden, tijdens het concept-stadium en nadat je de offerte hebt gedeeld met de klant.

In dit artikel lees je:

  • hoe je een offerte eerst bekijkt voor je 'm verstuurt;
  • hoe je werkt met concepten en wat er gebeurt als instellingen tussentijds wijzigen;
  • wat je nog kunt bewerken na verzenden — en wat niet;
  • hoe je de verloopdatum eventueel zelf laat verlengen;
  • hoe de klant op de hoogte wordt gehouden van wijzigingen.

Bekijk je sale of offerte voor verzenden

Knop Opslaan en bekijken aan het einde van de flow

Kies aan het einde van de flow voor "Opslaan en bekijken". Je transactie wordt opgeslagen als concept in het transactieoverzicht en je komt direct op de overzichtspagina van de sale. Daar kun je rustig alles nalopen voor je definitief verstuurt of laat ondertekenen.

Let op: de offerte wordt pás naar de klant verstuurd op het moment dat je op "Offerte versturen" klikt. Tot dat moment ziet de klant niets — ideaal als je nog wilt schaven.

Concepten maken en bewerken

Overzichtspagina van een offerte-concept

Na "Opslaan en bekijken" kom je op de overzichtspagina. Daar zie je alle gegevens van het concept in één oogopslag — precies zoals de klant 'm straks te zien krijgt.

Wil je iets wijzigen? Dan ga je altijd terug naar de flow. Alle gegevens die je al had ingevuld staan dan al klaar. Zo werk je gegarandeerd met de meest recente productinstellingen, prijzen en voorwaarden.

Goed om te weten: als er in de tussentijd iets aan de instellingen is gewijzigd — bijvoorbeeld een prijs die hoger of lager is geworden — krijg je als verkoper een melding zodra je het concept opent. Zo verstuur je nooit per ongeluk een offerte met verouderde gegevens.

Verzonden offertes bewerken

Bewerken-knop op een verzonden offerte

Ook nadat je een offerte hebt verstuurd, kun je 'm nog bewerken — mits je over de juiste rechten beschikt. Dat geldt alleen voor offertes, niet voor directe bestellingen.

Bij het bewerken open je de offerte gewoon opnieuw in de flow, brengt je wijzigingen aan en kiest je weer voor versturen. De klant ontvangt automatisch de bijgewerkte versie.

Wanneer kun je een offerte niet meer bewerken? Zodra de offerte is geaccepteerd, afgewezen of verlopen. Vanaf dat moment staat de offerte definitief vast en is bewerken niet meer mogelijk. Dat is bewust zo: het beschermt zowel jou als de klant tegen onverwachte wijzigingen na een akkoord.

Verloopdatum bij een bewerkte offerte

De verloopdatum blijft standaard hetzelfde wanneer je een verzonden offerte bewerkt. Wil je de klant juist wat extra tijd geven? Dan zijn er twee opties:

  • Verloopdatum verlengen toestaan — in te stellen op account-, flow-, organisatie- of gebruikersniveau. Geeft de verkoper het recht om bij het bewerken een nieuwe verloopdatum te kiezen.
  • Eenmalig verlengen per offerte — een aparte optie waarmee de verkoper de verloopdatum maximaal één keer per offerte mag verschuiven. Voorkomt dat een offerte eindeloos open blijft staan.

Zonder deze instelling blijft de oorspronkelijke verloopdatum gewoon staan, ook als je de offerte verder helemaal bijwerkt.

Je klant wordt automatisch op de hoogte gehouden

Klant ontvangt een melding dat de offerte is aangepast

Als je een verzonden offerte bewerkt:

  • krijgt de klant een nieuwe e-mail met de bijgewerkte offerte;
  • krijgt de klant een nieuwe sms — mits sms-notificaties zijn ingeschakeld;
  • krijgt een klant die de oude digitale offerte op dat moment open heeft staan, direct een melding in beeld dat er een nieuwere versie beschikbaar is.
Herinneringsmails blijven het schema volgen dat is opgebouwd vanaf de eerste aanmaakdatum van de offerte. Een bewerking reset dat ritme dus niet — de klant ontvangt geen dubbele of vertraagde reminders.

Deel de offerte op de manier die jij wilt

Keuze tussen offerte versturen of direct ondertekenen

Aan het einde van de flow kies je hoe je verder gaat:

  • Offerte versturen — de klant krijgt de offerte digitaal toegestuurd en kan op een rustig moment akkoord geven of afwijzen.
  • Direct ondertekenen — handig als je samen aan tafel zit en de klant ter plekke wil tekenen.

Deze keuze is alleen beschikbaar voor gebruikers die zowel het recht hebben om offertes én bestellingen aan te maken. Heeft de gebruiker slechts één van beide, dan verandert er niets aan de bestaande flow.

Je stelt dit overigens op het door jou gewenste niveau in: account, flow, organisatie of gebruiker. Zo bepaal je per team of zelfs per persoon hoe veel vrijheid je geeft.

Tip: wijzigingen aan een offerte worden ook geregistreerd in de leadview-historie als "offerte bijgewerkt". Zo houd je centraal grip op wat er met een lead is gebeurd, ook als meerdere collega's eraan hebben gewerkt.