Workflow automation is een functionaliteit die geactiveerd moet worden door onze supportteam. Wil je gebruik maken van Workflow automation stuur dan een e-mail naar support@salesdock.nl
Met workflow automation kun je o.a. instellen om voor verschillende scenarios een e-mail te versturen. De mogelijkheden zijn eindeloos omdat je zelf kunt instellen wat de trigger voor het versturen van de e-mail is en aan welke condities de workflow moet voldoen.
Ter inspiratie hierbij een aantal voorbeelden
- Een e-mail naar de agent of backoffice medewerker als een offerte verlopen is
- Een e-mail naar de agent of backoffice medewerker als een sale de status Actie vereist heeft
- Een e-mail naar de klant als bevestiging dat de sale geannuleerd is
- Een e-mail naar de klant en/of agent een maand voor het verstrijken van het jaarcontract
- Een e-mail naar de klant en/of agent wanneer de aanbieding bekeken is
Workflow voor het versturen van een e-mail instellen
Ga naar Instellingen>>Workflows>>creeër workflow
1. Bepaal de trigger en geef de workflow een naam
Stel de trigger in en geef de workflow een naam zodat je deze kunt herkennen in je lijst.
2. Stel de conditie(s) in waaraan de workflow moet voldoen
In dit voorbeeld moet de workflow geactiveerd worden als een sale status wijzigt naar Actie vereist. Het is ook mogelijk om in te stellen dat het aan meerdere condities moet voldoen. Bijvoorbeeld voor een specifieke leverancier of organisatie.
3. Stel de ACTIE in op 'Verstuur e-mail'
- Zet het schuifje ''E-mailinstellingen overschrijven'' aan als je in deze workflow niet gebruik wilt maken van de afzender welke je hebt ingesteld onder Account>>Communicatie. Laat het schuifje uit als je de ingestelde afzender onder Account>>Communicatie wel wilt gebruiken
- Als je het schuifje aan hebt gezet stel dan bij ''Van naam'' de naam van de afzender in en bij ''Van e-mail'' het e-mailadres in van de afzender
- Voer 1 of meerdere ontvangers e-mailadressen in. Hiervoor kun je eventueel variabelen gebruiken maar kan ook een hardcoded e-mailadres zijn
- Geef optioneel aan of je een Cc, Bcc en/of Reply-to e-mailadres wilt instellen
- Voer het onderwerp van de e-mail in
- En tot slot de inhoud van de e-mail
- Klik op Opslaan
4. Workflow afronden en publiceren
Op dit moment is de gemaakte workflow nog een conceptversie. Klik op 'Publiceren' en vanaf dit moment zal er een e-mail verstuurd worden naar de agent op het moment dat een sale van hem/haar op Actie vereist komt te staan.
