Inleiding

Standaard verstuurt Salesdock alle uitgaande e-mails via de eigen mailinfrastructuur. Wil je in plaats daarvan (of in aanvulling daarop) een eigen SMTP-server gebruiken — bijvoorbeeld de mailserver van je eigen IT-omgeving of een externe SMTP-provider — dan kun je daarvoor de app SMTP Email installeren vanuit het App Center.

Dit artikel beschrijft:

1. Voor wie deze app interessant is
2. Installeren van de SMTP Email-app
3. De instellingen en wat ze doen
4. Aparte instellingen voor test- en productieomgeving
5. Encryptie-types (TLS, SSL, None)
6. De domein-whitelist en hoe die werkt
7. Een testmail versturen vanuit de instellingen
8. Beveiliging en wachtwoord-opslag
9. Probleemoplossing
10. Veelgestelde vragen

1. Voor wie is deze app interessant?

Gebruik de SMTP-app als één of meer van het volgende geldt:

• Je wilt uitgaande e-mails laten verlopen via je eigen mailserver of een externe provider die je al gebruikt voor andere systemen.
• Je hebt een specifiek afzenderdomein waarvoor de SPF-/DKIM-records via je eigen mailserver zijn ingericht.
• Je wilt op een testomgeving uitgaande mails naar een aparte mailcatcher (bijvoorbeeld Mailtrap of een interne SMTP-stub) sturen, zodat je nooit per ongeluk testmails naar echte klanten verzendt.

Voor de meeste klanten is de standaard Salesdock-mailinfrastructuur voldoende. De SMTP-app is een opt-in voor specifieke situaties.

2. Installeren van de SMTP Email-app

1. Ga naar Account → App Center.
2. Zoek de app SMTP Email en klik op installeren.
3. Na installatie verschijnt onder Account → Apps een instellingenpagina voor SMTP.

3. De instellingen en wat ze doen

De instellingenpagina is opgedeeld in drie blokken: algemene aan/uit-schakelaar en mode-keuze, twee blokken met SMTP-velden (één voor test, één voor productie) en een blok voor de domein-whitelist.

4. Aparte instellingen voor test- en productieomgeving

Het idee achter de twee aparte mode-blokken is dat je in een test- of stage-omgeving niet per ongeluk via je productie-SMTP wilt versturen. Veelvoorkomende invulling:

• Test mode: SMTP-gegevens van een mailcatcher (Mailtrap, Mailpit, een interne ontwikkel-SMTP) of een ingerichte staging-mailprovider. Mails van test- of acceptatieomgevingen landen daar in plaats van bij echte ontvangers.
• Production mode: SMTP-gegevens van je productie-mailserver. Wordt automatisch gekozen als de Salesdock-omgeving op productie draait én Mode op production staat.

De keuze tussen test en productie wordt op basis van de volgende regels gemaakt:

1. Als de Salesdock-omgeving zelf op production draait én Mode staat op production → productie-instellingen worden gebruikt.
2. Als Force mode aan staat én Mode op production → productie-instellingen, ook op test- of stage-omgevingen.
3. In alle andere gevallen → test-instellingen.

5. Encryptie-types (None, TLS, SSL)

Voor het juiste gebruik van encryptie hangen de keuzes meestal samen met de poort:

Tip: twijfel je tussen TLS en SSL? Kijk in de documentatie van je SMTP-provider welk type bij welke poort hoort. Veel providers bieden beide aan op verschillende poorten.

6. De domein-whitelist en hoe die werkt

Met de schakelaar "Use this mailer only for whitelisted domains" bepaal je dat de SMTP-mailer alleen wordt gebruikt voor mails van bepaalde afzender-domeinen. Voor mails met een afzender-domein dat niet op de lijst staat, gebruikt Salesdock de standaard mailinfrastructuur.

• De whitelist werkt op het afzender-domein (de from-mail), niet op het ontvanger-adres.
• De domeinen worden één per regel ingevoerd, zonder @ ervoor (bijvoorbeeld jouwbedrijf.nl).
• Match is exact — subdomeinen worden niet automatisch meegenomen. Voor nieuwsbrief.jouwbedrijf.nl moet je dat als aparte regel toevoegen.

Wat gebeurt er met niet-gewhitelistde mails?
Die worden niet geblokkeerd. Salesdock valt in dat geval terug op de standaard mailinfrastructuur en stuurt de mail gewoon, alleen niet via jouw SMTP. Wil je een afzender-domein juist blokkeren, dan is dat met deze instelling niet te doen.

7. Een testmail versturen vanuit de instellingen

Op de SMTP-instellingenpagina staat een knop Send test email. Daarmee verstuur je een testmail om te controleren of je configuratie werkt.

1. Vul een From-adres en een To-adres in.
2. Kies de mode die je wilt testen (test of production).
3. Klik op verzenden. Bij succes verschijnt er een bevestiging; bij een fout zie je de foutmelding van de SMTP-server letterlijk terug, wat de oorzaak meestal direct zichtbaar maakt (verkeerde inloggegevens, poort dicht, encryptie-mismatch, enz.).

Tip: test je productie-instellingen op een stage- of testomgeving door Force mode aan te zetten. Zo controleer je de productie-SMTP zonder je productie-omgeving te raken.

8. Beveiliging en wachtwoord-opslag

Het SMTP-wachtwoord wordt opgeslagen in de app-instellingen van het account in de Salesdock-database. Dit gebeurt niet versleuteld — het wachtwoord ligt in de database in zijn ingevoerde vorm.

Praktisch advies bij het kiezen van credentials:

• Gebruik een dedicated SMTP-account dat alleen voor Salesdock wordt gebruikt, niet een algemeen mailadres met meerdere functies.
• Geef dat account de kleinst mogelijke rechten: alleen versturen via SMTP, geen IMAP/POP3, geen webmail-login, geen toegang tot andere mailboxen.
• Roteer het wachtwoord met enige regelmaat, zeker als er een medewerker met kennis van de credentials uit dienst gaat.
• Beperk de toegang tot de Salesdock-instellingen waar dit wachtwoord zichtbaar is bewerkt kan worden, tot een kleine groep beheerders.

9. Probleemoplossing

10. Veelgestelde vragen

Moet ik per se mijn eigen SMTP gebruiken?
Nee. De SMTP Email-app is optioneel. Standaard regelt Salesdock alle uitgaande mail; deze app is alleen nodig als je het verkeer specifiek via je eigen mailinfrastructuur wilt laten lopen.

Kan ik tegelijkertijd via mijn SMTP en via Salesdock's standaard mailinfrastructuur versturen?
Ja, dat is precies waar de domein-whitelist voor is. Mails met een afzender-domein op de whitelist gaan via je eigen SMTP, andere mails gaan via de standaard mailinfrastructuur.

Wat gebeurt er als mijn SMTP-server een keer offline is?
De mail valt dan met een foutmelding uit. Salesdock valt niet automatisch terug op de standaard mailinfrastructuur als de eigen SMTP wel is geconfigureerd; je krijgt een foutmelding zodat duidelijk is dat de mail niet is verzonden. Hou daar in je SMTP-keuze rekening mee — voor kritieke mailstromen is een SMTP-provider met goede uptime aan te raden.

Worden mijn SMTP-credentials versleuteld opgeslagen?
Het wachtwoord wordt niet versleuteld in de database opgeslagen. Gebruik daarom liever een dedicated SMTP-account met beperkte rechten in plaats van een algemeen mailaccount — zie sectie 8.

Hoe weet ik welke poort en welk encryptie-type ik moet kiezen?
Dat staat in de documentatie van je SMTP-provider. Veelgebruikte combinaties: poort 587 met TLS (STARTTLS), of poort 465 met SSL (Implicit TLS). Op poort 25 wordt vaak geen versleuteling gebruikt en die wordt door veel providers tegenwoordig geblokkeerd voor uitgaand verkeer.

Kan ik de domein-whitelist gebruiken om afzenders te blokkeren?
Nee. De whitelist bepaalt alleen welke afzender-domeinen via jouw SMTP gaan. Niet-gewhitelistde mails worden niet geblokkeerd, maar gaan via de standaard mailinfrastructuur. Voor blokkeren is deze instelling niet bedoeld.

Werken subdomeinen ook als ik het hoofddomein in de whitelist zet?
Nee, de match is exact. Wil je nieuwsbrief.jouwbedrijf.nl ook via je SMTP laten lopen, dan moet je dat als aparte regel toevoegen, naast jouwbedrijf.nl.