Met de SEPA-document-app genereer je automatisch een SEPA-machtiging bij elke verkoop waarbij de klant kiest voor automatische incasso. Het document wordt als bijlage toegevoegd aan de sale en kan ook in de bevestigingsmail meegestuurd worden. De app ondersteunt zowel een consumenten-machtiging (standaard) als een zakelijke (B2B) machtiging.
Vooraf: extra velden aanmaken voor de incassant
Voor een geldige SEPA-machtiging zijn een aantal vaste incassant-gegevens nodig (naam, adres, postcode, woonplaats, incassant-ID, kenmerk machtiging, reden betaling). Maak die als extra velden aan via Instellingen → Extra velden.
Tip: maak deze velden aan op leveranciers-niveau in plaats van op transactie-niveau. Zo kun je per leverancier éénmalig de incassant-gegevens vastleggen, en hoeft een agent ze niet bij iedere sale opnieuw in te vullen.
De app installeren
Open Apps in het zijmenu, zoek de SEPA-document-app en installeer hem. De app heeft twee sub-tabs: Info (algemene instellingen) en Sale data mapping (de koppeling met je extra velden, accorderingen en productvragen).
Tabblad Info: algemene instellingen
- Enabled — zet de app op Ja om documenten te laten genereren. Pas activeren als de rest is ingericht.
- Activeer business-to-business machtigingsformulier voor zakelijke transacties — standaard genereert Salesdock een consumenten-machtiging voor álle transacties (zowel particulier als zakelijk). Zet deze schakelaar op Ja om bij zakelijke transacties in plaats daarvan een B2B-machtigingsformulier te laten genereren.
- Leveranciers — beperk de app tot specifieke leveranciers. Laat leeg om voor alle leveranciers documenten te genereren.
- Flows — beperk de app tot specifieke flows. Handig om eerst alleen op een testflow te activeren. Laat leeg om voor alle flows documenten te genereren.
- Voeg document als bijlage toe aan de bevestigingsmail — zet op Ja om de SEPA-machtiging automatisch mee te sturen in de bevestigingsmail naar de klant.
Tabblad Sale data mapping
Op dit tabblad bepaal je per veld waar de waarde vandaan moet komen. De mapping geldt voor zowel de consumenten- als de B2B-variant van het document.
Wanneer genereren? (Accordering en/of Betaalmethode)
- Accordering — wil je het document genereren op basis van een aangevinkte accordering (bijvoorbeeld "Ik kies voor automatische incasso")? Koppel hier de relevante accorderingen.
- Betaalmethode — koppel hier productvragen van het type meerkeuze die de betaalmethode vertegenwoordigen. Meerdere mogen. Na het opslaan verschijnt een tweede mapping waarin je per antwoord-optie aangeeft of die staat voor Automatische incasso of Factuur. Alleen voor Automatische incasso wordt het document gegenereerd.
Goed om te weten: je hoeft niet allebei te koppelen. Één van de twee voorwaarden (accordering óf betaalmethode-vraag) is al voldoende om het document te triggeren.
Incassant-gegevens
Koppel hier de extra velden die je in de voorbereiding hebt aangemaakt:
- Naam — naam van de incassant.
- Adres — adres van de incassant.
- Postcode — postcode van de incassant.
- Woonplaats — woonplaats van de incassant.
- Incassant ID — ID van de incassant. Kan een extra veld zijn, maar ook gebaseerd worden op een productvraag.
- Kenmerk machtiging — uniek referentienummer van deze machtiging. Kan een extra veld of productvraag zijn. Laat je het leeg, dan vult Salesdock automatisch het sale-ID in — daarmee heb je altijd een unieke waarde.
- Reden betaling — de omschrijving van de incasso. Extra veld of productvraag.
Eenmalige machtiging
Wil je in plaats van een doorlopende automatische incasso een eenmalige machtiging genereren? Maak daarvoor een extra veld aan van het type switch (advies: op leveranciers-niveau) en koppel het bij Eenmalige machtiging. Staat de schakelaar op de leverancier aan, dan genereert Salesdock een eenmalig SEPA-document in plaats van een doorlopend.
Laat je deze mapping leeg, dan komt er standaard een SEPA-document voor doorlopende automatische incasso.
Afronden en activeren
Rond de mapping af, ga terug naar het tabblad Info en zet Enabled op Ja. De app is nu actief.
Wat krijg je terug?
- Het SEPA-document wordt als losse bijlage aangemaakt bij de sale. Je kunt het daar los downloaden.
- Heb je de e-mail-bijlage-instelling aangezet, dan stuurt Salesdock het document automatisch mee in de bevestigingsmail naar de klant.
- Stuur je sales door naar een andere Salesdock-omgeving via een Salesdock-integratie? Dan reist het SEPA-document automatisch mee — geen extra inrichting nodig.
Tip: test de hele opzet eerst op staging of op een testflow in je productie-omgeving (door de app alleen voor die ene flow te activeren). Loop een proef-sale door en controleer of het document klopt voordat je 'm voor al je flows aanzet.
Vragen?
Loop je tegen iets aan tijdens de inrichting of klopt het gegenereerde document niet? Neem contact op met onze supportdesk, dan kijken we mee.