Met de verwijderingsinstelling verwijder je oude offertes, bestellingen en leads automatisch en permanent uit je Salesdock-omgeving na een door jou gekozen aantal dagen. Anders dan bij anonimiseren blijft er na verwijdering echt niets meer over: het record verdwijnt uit de database, samen met alle bijbehorende documenten, audit-logs en koppelingen. Gebruik deze instelling als je structureel oude data wilt opruimen, bijvoorbeeld om aan een interne bewaartermijn of een verwerkersovereenkomst te voldoen.
Onomkeerbaar. Een verwijderde sale of lead kan niet meer worden teruggehaald. Test eerst met een lange termijn (bijvoorbeeld 1825 dagen / 5 jaar) en kijk of de verwijdering doet wat je verwacht voordat je kortere termijnen instelt.
Wie kan dit instellen? Alleen de owner / eigenaar van de omgeving. Admins zien dit tabblad niet. Ben jij admin/beheerder en heb je deze instelling nodig? Schakel dan met de owner van je omgeving, of neem contact op met support@salesdock.nl als je zelf de applicatiebeheerder bent.
Stap 1: open de instellingen
Ga naar Instellingen → Zichtbaarheid → Verwijdering. Je ziet vervolgens drie blokken: voor offertes, bestellingen en leads. Per blok kun je de regels per status apart instellen.
Stap 2: regel de verwijdering per status en klanttype
Voor elke status kun je apart instellen of er verwijdering plaatsvindt en, zo ja, na hoeveel dagen. Bovendien kun je per status verschillende termijnen hanteren voor consumenten en zakelijke klanten — handig wanneer je voor zakelijke contracten een langere bewaartermijn aanhoudt dan voor consumenten.
De statussen zijn dezelfde als bij de andere privacy-instellingen:
| Voor offertes | Voor bestellingen | Voor leads |
|---|---|---|
| Offerte geaccepteerd | Directe bestelling | Per leadstatus instelbaar |
| Offerte verlopen | Bestelling geverifieerd | |
| Offerte geweigerd | Verlopen bestelling |
Per status x klanttype kies je tussen:
- Niet verwijderen — data blijft bewaard.
- Verwijderen na X dagen — data wordt verwijderd zodra X dagen zijn verstreken sinds de sale of lead die status heeft bereikt. Het minimum is 1 dag.
Stap 3: vergelijk en bevestig
In het onderstaande voorbeeld is ingesteld dat geaccepteerde offertes voor consumenten na 180 dagen worden verwijderd, terwijl voor zakelijke klanten een termijn van 365 dagen geldt. Op die manier respecteer je de fiscale bewaartermijn voor zakelijke klanten en houd je tegelijk consumentengegevens niet onnodig lang aan.
Klik op Opslaan om de instelling te activeren. De verwijdering wordt vanaf dat moment dagelijks via een achtergrondproces gecontroleerd; sales en leads die aan een verwijderingsregel voldoen, worden in de loop van de dag definitief verwijderd.
Wat verdwijnt er precies?
Bij verwijdering wordt de hele sale of lead permanent uit de database verwijderd. Concreet betekent dit:
- Het sale- of lead-record zelf, inclusief klantgegevens, contractgegevens en eventuele bijlagen.
- Alle gegenereerde documenten (bevestigings-PDF, contracten, scriptlogs).
- De productvragen en hun antwoorden.
- De wijzigingsgeschiedenis (audit-log) van het record.
- Bij energie: gekoppelde EAN-codes en aansluitprofielen.
Wat niet verdwijnt: aggregaten in de rapportage die op het moment van aanmaak al zijn vastgelegd (bijvoorbeeld een dag-totaal in een dashboard), commissieboekingen die los staan van het sale-record, en algemene auditlogs op accountniveau (zoals login-events).
Wanneer kies je verwijderen versus anonimiseren?
Beide instellingen helpen bij het naleven van de AVG/GDPR, maar ze hebben verschillende uitkomsten. Een korte vergelijking:
| Doel | Aanbevolen instelling |
|---|---|
| Persoonsgegevens weghalen, maar historische rapportage en aantallen behouden | Anonimiseren |
| Volledig opruimen, ook documenten, audit-log en EAN-koppelingen | Verwijderen (dit artikel) |
| Tijdelijk afschermen van de agent, maar data behouden voor admins | Zichtbaarheid |
Veel klanten combineren de drie maatregelen: na 30 dagen verbergen voor agents, na 365 dagen anonimiseren, en pas na 5 jaar of langer definitief verwijderen. Op die manier blijft historische rapportage zo lang mogelijk beschikbaar, terwijl persoonsgegevens binnen redelijke termijn worden opgeschoond.