Plan je afspraken met leads in via Salesdock? Dan kun je de lead automatisch een bevestiging sturen per e-mail en/of sms — zowel bij het inplannen als bij het verzetten van een afspraak, met daarbovenop herinneringen vooraf. Hieronder lees je hoe je dat instelt.
Waar stel je dit in?
Ga naar Instellingen → Leads. Daar vind je drie plekken die met afspraakberichten te maken hebben:
- Het tabblad E-mails & SMS — voor de bevestigingsmail/sms bij het inplannen en het verzetten van een afspraak.
- Het tabblad Herinneringen — voor herinneringsberichten vóór de afspraak.
- Het tabblad Algemeen — om te bepalen of de planner per afspraak zelf mag kiezen of er een bericht uitgaat.
De bevestigingsmail instellen
Open het tabblad E-mails & SMS en blijf op het onderdeel Lead planning (de bevestiging bij het inplannen). Zet E-mail inschakelen op Ja en kies vervolgens een template:
- Standaard — een kant-en-klare mail die je niet hoeft aan te passen.
- Op maat — je stelt zelf het onderwerp en de inhoud in.
Bij een mail op maat kun je variabelen invoegen, zoals de naam van de lead en de datum en tijd van de afspraak. Zo wordt elke mail automatisch persoonlijk gemaakt. Welke variabelen er beschikbaar zijn, lees je in het kennisbankartikel over variabelen.
Tip: met de optie Afzender overschrijven stel je een eigen afzendernaam en -adres in voor deze mail, los van je standaardinstellingen.
Ook een sms sturen
Onder de e-mailinstellingen kun je daarnaast een sms-bevestiging inschakelen, met dezelfde keuze tussen een standaard en een op maat gemaakt bericht.
Let op de kosten: sms-berichten worden achteraf in rekening gebracht. In Nederland is dat op dit moment € 0,0878 excl. btw per sms-credit (het actuele bedrag zie je altijd in het scherm zelf, en het kan per land verschillen). Een bericht van 0–160 tekens is 1 credit, 161–306 tekens 2 credits, 307–459 tekens 3 credits, enzovoort.
Bericht bij het verzetten van een afspraak
Wordt een afspraak verzet? Dan kun je daarvoor een apart bericht instellen. Dat doe je op hetzelfde tabblad, onder het onderdeel Lead herplanning. De opties zijn precies dezelfde als bij de bevestiging: e-mail en/of sms, standaard of op maat.
Herinneringen instellen
Op het tabblad Herinneringen kun je maximaal twee herinneringen instellen (Herinnering 1 en Herinnering 2). Ook hier geldt per herinnering: e-mail en/of sms, standaard of op maat.
Per herinnering bepaal je zelf wanneer die verstuurd wordt:
- Een aantal dagen of uren vóór de afspraakdatum, of
- op een vast tijdstip op de dag van de afspraak (bijvoorbeeld om 08:00).
Laat de planner kiezen of er een bericht uitgaat
Wil je niet altijd automatisch een bericht versturen, maar dit per afspraak laten beslissen? Ga dan naar het tabblad Algemeen en kijk bij het onderdeel Lead e-mails. Daar stel je in of de planner tijdens het (her)plannen zelf mag kiezen of er een e-mail en/of sms naar de lead gaat.
Zet je dit op Ja, dan ziet de planner tijdens het inplannen schakelaars om per afspraak een e-mail en/of sms aan of uit te zetten.
Goed om te weten: bij het in bulk inplannen van afspraken worden standaard géén berichten verstuurd. Staat deze instelling op Ja, dan kan de planner er bij een bulkactie alsnog voor kiezen om de berichten wél te versturen.