Elke offerte in Salesdock krijgt een vervaldatum: na die datum kan de klant de offerte niet meer accepteren en wordt 'ie automatisch op verlopen gezet. Hoe lang een offerte geldig is — en wie er aan kan draaien — bepaal je centraal in de instellingen, met de mogelijkheid om af te wijken per leverancier of zelfs per product.
Dit artikel legt alle opties uit: hoe je de vervaldatum bepaalt, hoe je verlengingen toestaat, hoe je agents binnen grenzen zelfstandig laat werken, en hoe de overerving tussen account, leverancier en product werkt.
Voor wie is dit artikel? Dit artikel is geschreven voor admins. De instellingen op accountniveau vind je via Instellingen → Transacties → Algemeen. Afwijkingen per leverancier of product configureer je via Producten → Leveranciers respectievelijk de productdetailpagina.
De vier opties voor de vervaldatum
Salesdock kent vier manieren om te bepalen wanneer een offerte verloopt. Je kiest er één via het veld Standaard verloopdatum-optie:
| Optie | Wat het betekent | Aanvullend veld |
|---|---|---|
| Specifieke dagen | De offerte verloopt na een vast aantal dagen, geteld vanaf het moment van aanmaken. | Standaard verloopdatum offerte (in dagen, default 14). |
| Einde van de maand | De offerte verloopt op de laatste dag van de maand waarin 'ie is aangemaakt — eventueel met een uitloop in dagen. | Verschuif verloopdatum (uitloop in dagen na het einde van de maand). |
| Einde van de week | De offerte verloopt aan het einde van de huidige week, met optionele uitloop. | Verschuif verloopdatum (uitloop in dagen na het einde van de week). |
| Einde van de dag | De offerte verloopt aan het einde van vandaag, met optionele uitloop. | Verschuif verloopdatum (uitloop in dagen, bijvoorbeeld "+3 dagen" = einde van vandaag + 3). |
De uitloop bij de drie "einde-van"-opties is handig om bijvoorbeeld te zeggen "verloop aan het einde van de week, plus 2 dagen extra ademruimte". Daarmee voorkom je dat een offerte die op vrijdag wordt verstuurd in het weekend al verloopt zonder dat de klant 'm heeft kunnen lezen.
Agent zelf de vervaldatum laten kiezen
Sommige verkoopprocessen vragen om flexibiliteit per offerte. Met de schakelaar Agent kan vervaldatum offerte instellen kun je dat aanzetten. De agent kiest bij het opmaken van de offerte zelf hoe lang die geldig moet zijn.
Om misbruik of onbedoeld lange geldigheid te voorkomen, stel je een bovengrens in via Maximale verloopdatum offerte (in dagen). De agent mag geen offerte aanmaken die langer geldig is dan deze grens. Default: 14 dagen.
Staat de toggle uit, dan gebruikt Salesdock altijd de standaard verloopdatum-optie. Agents kunnen die zelf niet wijzigen.
Verlengen na de eerste vervaldatum
Wat als de klant net niet op tijd reageert, maar de deal nog wel rond is? Salesdock kent twee aparte instellingen om de geldigheid te verlengen.
Geldigheid handmatig verlengen
Met de schakelaar Geldigheid handmatig verlengen kan een agent een éénmaal aangemaakte offerte naar een latere vervaldatum schuiven, zonder een nieuwe offerte aan te maken. Onder de toggle stel je in met Verleng met maximaal aantal dagen hoeveel dagen extra een verlenging maximaal mag zijn (default 14).
Dat is handig als de klant aangeeft dat hij meer tijd nodig heeft — de agent kan dan zonder hercreatie en zonder nieuwe offerte-mail simpelweg de bestaande offerte iets langer geldig laten zijn.
Verlopen offerte heropenen
De schakelaar Agent mag de offerte heropenen gaat een stap verder: als een offerte al verlopen is, kan de agent 'm éénmalig opnieuw activeren. Daarna geldt de vervaldatum-logica opnieuw — de offerte staat dan tijdelijk weer open voor acceptatie.
Dit is een aparte schakelaar omdat het een andere actie is dan verlengen: bij verlengen verschuif je een nog-actieve offerte, bij heropenen herstel je een offerte die al onbruikbaar was. Je kunt beide aanzetten of slechts één — al naar gelang wat in jouw verkoopproces past.
Niveau 1 — Standaardinstelling op accountniveau
Ga naar Instellingen → Transacties → Algemeen. Daar staat het blok Verloopdatum en verlenging van offertes. Vul de gewenste waardes in en sla op:
- Kies de Standaard verloopdatum-optie (specifieke dagen, einde maand/week/dag).
- Vul het bijbehorende aantal dagen of de uitloop in.
- Zet eventueel Agent kan vervaldatum instellen aan en stel een maximum in.
- Zet eventueel Geldigheid handmatig verlengen aan en stel het maximumaantal verlengdagen in.
- Zet eventueel Agent mag de offerte heropenen aan.
Niveau 2 — Afwijken per leverancier
Sommige leveranciers werken met een andere vervaltermijn dan de standaard, bijvoorbeeld omdat hun productprijzen volatieler zijn en ze geen lange geldigheid willen. Per leverancier kun je daarvoor de account-instelling overschrijven.
- Ga naar Producten → Leveranciers en open de leverancier.
- Scroll naar het blok Verloopdatum en verlenging van offertes.
- Zet de schakelaar Gebruik instelling account uit.
- De velden worden actief — configureer ze net als op accountniveau.
- Sla op.
Voor leveranciers waarbij je niets aanpast blijft de toggle aan en geldt automatisch wat je op accountniveau hebt ingesteld.
Niveau 3 — Afwijken per product
Wil je nog fijnmaziger werken — bijvoorbeeld één specifiek product een kortere geldigheid geven dan de rest van de leverancier — dan kan dat per product.
- Ga naar Producten en open het product waarvoor je een afwijkende vervaldatum wilt instellen.
- Scroll naar het blok Verloopdatum en verlenging van offertes.
- Zet de schakelaar Gebruik instelling leverancier uit.
- Configureer de velden naar wens.
- Sla op.
Een product erft standaard van zijn leverancier; de leverancier erft standaard van het account. Door per niveau de inherit-toggle uit te zetten, kun je dus heel gericht afwijken zonder dat het de rest beïnvloedt.
Hoe de overerving werkt
De drie niveaus vormen een keten: product → leverancier → account. Bij het aanmaken van een offerte loopt Salesdock die keten af om de actieve vervaldatum-instelling te bepalen.
| Configuratie | Resultaat |
|---|---|
| Product heeft eigen instelling (toggle uit) | Productinstelling wint, leverancier en account worden overgeslagen. |
| Product erft (toggle aan) — leverancier heeft eigen instelling | Leveranciersinstelling wint, account wordt overgeslagen. |
| Product erft én leverancier erft | Account-instelling wint — de standaard voor alle offertes. |
Veelvoorkomende situaties
| Wat je wilt | Hoe in te stellen |
|---|---|
| Alle offertes 14 dagen geldig, geen flexibiliteit voor agents | Op accountniveau Specifieke dagen = 14. Toggles voor agent-vervaldatum en verlenging uit. |
| Standaard 14 dagen, maar agents mogen 'm zelf langer of korter zetten tot maximaal 30 dagen | Op accountniveau Specifieke dagen = 14. Toggle Agent kan vervaldatum instellen aan. Max = 30. |
| Alle offertes lopen synchroon af aan einde van de maand | Op accountniveau Einde van de maand. Eventueel offset van 0 dagen. |
| Één leverancier wil 7 dagen, de rest blijft 14 | Account op 14 laten staan. Bij die ene leverancier Gebruik instelling account uitzetten en Specifieke dagen = 7 instellen. |
| Agent kan een verlopen offerte heropenen, maar niet zomaar verlengen | Toggle Agent mag de offerte heropenen aan, toggle Geldigheid handmatig verlengen uit. |
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als een offerte verloopt?
De offerte krijgt automatisch de status verlopen. De klant kan vanaf dat moment niet meer accepteren via de oorspronkelijke link. Agents zien de offerte in hun overzicht in een afwijkende status. Heropenen kan alleen als de bijbehorende toggle (Stap 3) aan staat, anders moet er een nieuwe offerte worden opgemaakt.
Krijgt de klant een waarschuwing vóórdat zijn offerte verloopt?
Standaard niet automatisch — dat is een aparte feature. Je kunt herinneringsmails inrichten via Instellingen → E-mails & SMS → Offerte. Daar stel je in hoeveel dagen voor verloop er een reminder uitgaat, en welke tekst die bevat.
Werken aanpassingen met terugwerkende kracht op bestaande offertes?
Nee. Een offerte krijgt zijn vervaldatum vastgelegd op het moment van aanmaken. Past je instellingen daarna aan, dan houden bestaande offertes hun oorspronkelijke vervaldatum. Wijzigingen gelden alleen voor nieuwe offertes vanaf het moment van opslaan.
Wat is het verschil tussen "Geldigheid handmatig verlengen" en "Agent kan vervaldatum instellen"?
De eerste betreft een bestaande offerte: agents kunnen na verzending de vervaldatum opschuiven. De tweede betreft een nieuwe offerte: agents kunnen bij het aanmaken zelf de vervaldatum bepalen. Beide kunnen onafhankelijk worden aan/uit gezet.
Kan een agent een offerte meerdere keren heropenen?
Per offerte is heropenen éénmalig. Wil je 'm na een tweede keer verlopen alsnog activeren, dan moet er een nieuwe offerte worden aangemaakt. De éénmalige restrictie voorkomt dat een offerte oneindig blijft hangen.
Wat als ik op productniveau een eigen instelling heb en die later weer wil terugzetten naar de leverancier-instelling?
Zet bij het product de toggle Gebruik instelling leverancier weer aan. Het product valt dan terug op de leverancier-instelling — en die leverancier valt op zijn beurt terug op het account als ook daar de inherit-toggle aan staat.
Werkt de offset bij Einde van de week vanaf welke dag?
Salesdock rekent met einde van de week als zondag 23:59. Een offset van bijvoorbeeld 2 dagen betekent dat de offerte vervalt op dinsdag 23:59 van de week erna. Voor einde van de maand geldt analoog: laatste dag van de maand, plus het ingestelde aantal dagen.
Begrippenlijst
Vervaldatum — de datum waarop een offerte automatisch op verlopen wordt gezet en niet meer door de klant kan worden geaccepteerd.
Standaard verloopdatum-optie — de regel waarmee Salesdock bepaalt wanneer een nieuwe offerte verloopt (specifieke dagen, einde maand/week/dag).
Offset — extra uitloop in dagen na het einde van de gekozen periode (maand, week, dag).
Verlengen — de vervaldatum van een bestaande offerte opschuiven zonder een nieuwe offerte aan te maken.
Heropenen — een al verlopen offerte éénmalig opnieuw activeren voor acceptatie.
Inherit-toggle — per niveau (leverancier, product) een schakelaar die bepaalt of de instelling van het hogere niveau wordt overgenomen of dat er een eigen waarde geldt.