Wanneer twee Salesdock-omgevingen aan elkaar gekoppeld zijn — bijvoorbeeld als een leverancier sales ontvangt van een tussenpartij — is het mogelijk dat een sale na verzending alsnog geannuleerd moet worden. In plaats van dit per mail of telefoon af te handelen, biedt Salesdock een ingebouwde annuleringsverzoek-feature waarmee de verzendende partij een verzoek tot annulering kan indienen bij de ontvangende partij, die het verzoek vervolgens kan accepteren of afwijzen. Dit artikel legt uit hoe het werkt en wat je aan beide kanten moet inrichten.
Voor wie is dit artikel? Dit artikel is geschreven voor admins. Het instellen van de feature gebeurt door de ontvangende partij; daarna kunnen agents van de verzendende partij verzoeken indienen vanuit het transactie-detail.
Twee rollen in de flow
Een annuleringsverzoek heeft altijd twee partijen:
- Verzendende partij — de partij die de sale heeft aangemaakt en doorgestuurd naar de andere kant. Deze partij dient het annuleringsverzoek in.
- Ontvangende partij — de partij die de sale via de integratie heeft binnengekregen. Deze partij beoordeelt het verzoek (accepteren of afwijzen).
Per integratie wordt de feature apart in/uitgeschakeld — je kunt 'm dus selectief gebruiken bij specifieke partners.
Stap 1 — Activeer de feature aan ontvangende kant
Aan de ontvangende kant moet eenmalig per integratie de feature worden geactiveerd. Daarna ziet de verzendende partij automatisch de knop Annuleringsverzoek indienen verschijnen op verzonden sales binnen die integratie. Zonder deze activatie blijft de knop verborgen.
- Ga naar Integraties → Inkomend in het admin-menu.
- Selecteer de integratiepartner waarvan je verzoeken wilt accepteren.
- Open het tabblad Sales en klik op Instellingen.
- Zet de schakelaar Accepteer annuleringsverzoeken aan.
- Sla op.
Goed om te weten: deze schakelaar regelt twee dingen tegelijk. Hij maakt de feature beschikbaar voor de verzendende partij én hij zorgt ervoor dat eventuele tegenvoorstellen (zie verderop) automatisch worden geaccepteerd. Er is geen aparte instelling voor tegenvoorstellen.
Stap 2 — Verzendende partij dient een verzoek in
Zodra Stap 1 is uitgevoerd, ziet de verzendende partij op elke verzonden sale een nieuwe actie staan: Annuleringsverzoek indienen.
Bij het klikken wordt om een reden voor het verzoek gevraagd. Vul deze reden zo concreet mogelijk in — deze tekst is voor de ontvangende partij zichtbaar en helpt hen om snel de juiste beslissing te maken.
Na het indienen wordt het verzoek direct gesynchroniseerd met de ontvangende partij. De verzendende partij ziet op de eigen transactie dat er een openstaand verzoek loopt.
Stap 3 — Ontvangende partij beoordeelt het verzoek
De ontvangende partij ziet het verzoek automatisch verschijnen in het overzicht Actie vereist. Daar komt het zonder verdere configuratie naast andere zaken die opvolging nodig hebben (zoals API-faalmeldingen).
Open de betreffende transactie. In het transactie-detail is het lopende verzoek zichtbaar — inclusief de reden die de verzendende partij heeft meegegeven.
Vervolgens kies je een van de twee opties:
- Accepteren — je gaat akkoord met de annulering. De sale wordt aan beide kanten op de status Geannuleerd gezet.
- Afwijzen — je gaat niet akkoord. Het verzoek wordt gesloten en de sale blijft actief. De verzendende partij kan eventueel een tegenvoorstel doen (zie volgende sectie).
Bij beide keuzes kun je optioneel een reden toevoegen. Vul deze in als toelichting voor de verzendende partij — vooral bij een afwijzing is dat waardevol, zodat de andere kant weet wat er nodig is om alsnog tot annulering te komen.
Wat als het verzoek wordt afgewezen?
Na een afwijzing is het verzoek formeel gesloten, maar de verzendende partij kan een tegenvoorstel indienen — bijvoorbeeld een latere annuleringsdatum, of een gewijzigde reden. Dit tegenvoorstel komt opnieuw bij de ontvangende partij terecht, maar wordt automatisch geaccepteerd dankzij dezelfde schakelaar uit Stap 1.
Dat scheelt klantenservice tweede beoordelingsrondes voor reeds geaccepteerde alternatieven. Wil je dit gedrag niet? Dan moet je terug naar de eerste afhandeling en daar het verzoek alsnog accepteren in plaats van afwijzen; eenmaal afgewezen is een tegenvoorstel niet meer apart te beoordelen.
Status-overzicht
Een annuleringsverzoek doorloopt een eigen statuscyclus. Onderstaande tabel geeft de mogelijke statussen weer:
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Open | Verzoek is ingediend door de verzendende partij maar nog niet door de ontvangende partij beoordeeld. |
| Gesynchroniseerd | Verzoek is bij beide partijen zichtbaar en wacht op behandeling. De sale verschijnt in Actie vereist. |
| Gesloten | Verzoek is afgehandeld — geaccepteerd of afgewezen. |
| Nieuw tegenvoorstel | Na een afwijzing heeft de verzendende partij een aangepast voorstel ingediend. |
| Tegenvoorstel geaccepteerd | Het tegenvoorstel is door de ontvangende partij geaccepteerd (automatisch, zolang de schakelaar uit Stap 1 aan staat). |
| Tegenvoorstel afgewezen | Het tegenvoorstel is alsnog afgewezen. |
Veelgestelde vragen
Ik zie de knop "Annuleringsverzoek indienen" niet op een verzonden sale — hoe komt dat?
Dat heeft één van de volgende oorzaken:
- De ontvangende partij heeft Stap 1 (de schakelaar Accepteer annuleringsverzoeken) nog niet aangezet. Vraag de andere kant of ze dit doen.
- De sale is niet via de Salesdock-naar-Salesdock-integratie verstuurd, of is al geannuleerd / afgekeurd.
- Er loopt al een openstaand annuleringsverzoek op deze sale — een tweede kan pas worden ingediend nadat het eerste is afgehandeld.
- Je hebt niet de juiste rechten om sales binnen jouw rol te annuleren.
Wat gebeurt er met de sale-status bij acceptatie?
Bij acceptatie wordt de sale aan beide kanten op Geannuleerd gezet. Het verzoek wordt afgesloten. Beide partijen zien dezelfde eindstatus.
Wat gebeurt er met de sale-status bij afwijzing?
Bij afwijzing blijft de sale actief in zijn huidige status. Het verzoek wordt gesloten, maar de verzendende partij kan eventueel een tegenvoorstel indienen.
Kan ik een ingediend verzoek nog intrekken?
Een eenmaal ingediend verzoek kan niet door de verzendende partij worden ingetrokken. Heb je 'm per ongeluk verzonden? Neem dan contact op met de ontvangende partij — zij kunnen het verzoek afwijzen, waarna het is afgesloten zonder verdere actie.
Krijg ik een notificatie bij een binnenkomend verzoek?
Standaard niet via mail. De sale verschijnt wel automatisch in het Actie vereist-overzicht aan ontvangende kant. Wil je wel een mail- of in-app-notificatie? Dat kun je inrichten via een workflow met als trigger Annuleringsverzoek aangemaakt.
Werkt dit ook voor integraties met andere partijen (niet Salesdock)?
Nee, deze feature werkt uitsluitend tussen twee Salesdock-omgevingen die via de standaard Salesdock-naar-Salesdock-integratie aan elkaar gekoppeld zijn. Voor andere integratietypes (zoals leverancier-specifieke API-koppelingen) geldt het annuleringsproces dat bij die specifieke koppeling hoort.
Begrippenlijst
Annuleringsverzoek — een formeel verzoek van de verzendende partij aan de ontvangende partij om een verzonden sale te annuleren.
Tegenvoorstel — een aangepast voorstel dat de verzendende partij kan indienen nadat een eerste verzoek is afgewezen. Wordt automatisch geaccepteerd zolang Accepteer annuleringsverzoeken aan staat.
Verzendende partij — degene die de sale heeft aangemaakt en doorgestuurd naar een andere Salesdock-omgeving.
Ontvangende partij — degene die de sale via de integratie binnenkrijgt en het annuleringsverzoek beoordeelt.
Actie vereist — het overzicht waarin sales verschijnen die opvolging nodig hebben — inclusief inkomende annuleringsverzoeken en tegenvoorstellen.