Zijn twee Salesdock-omgevingen aan elkaar gekoppeld, dan kan de partij die een sale heeft doorgestuurd vragen om die sale te annuleren. De ontvangende partij beoordeelt het verzoek en accepteert of wijst het af. Zo hoef je annuleringen niet per mail of telefoon af te stemmen. In dit artikel lees je hoe dat werkt en wat je aan beide kanten instelt.
Voor wie: admins. De ontvangende partij zet de functie aan; daarna kan de verzendende partij verzoeken indienen vanaf de transactie.
Twee rollen
- Verzendende partij: heeft de sale gemaakt en via de koppeling doorgestuurd. Deze partij dient het verzoek in.
- Ontvangende partij: heeft de sale via de koppeling binnengekregen. Deze partij accepteert of wijst het verzoek af.
De functie staat per koppeling aan of uit, dus je kunt hem bij de ene partner wel gebruiken en bij de andere niet.
Stap 1: de functie aanzetten (ontvangende partij)
- Ga naar Integraties → Inkomend.
- Kies de partner van wie je verzoeken wilt ontvangen.
- Open bij Sales de Instellingen.
- Zet Accepteer annuleringsverzoeken aan en sla op.
Vanaf dat moment ziet de verzendende partij op sales die via deze koppeling zijn verstuurd de knop Annuleringsverzoek indienen.
Let op: staat deze instelling aan, dan kan de verzendende partij een verzonden sale niet meer zelf annuleren. Annuleren loopt dan altijd via een verzoek, zodat de ontvangende partij er niet buiten blijft.
Stap 2: een verzoek indienen (verzendende partij)
- Open de verzonden transactie.
- Kies Annuleringsverzoek indienen.
- Vul bij Opmerking de reden in. Die is verplicht en zichtbaar voor de ontvangende partij, dus maak hem zo concreet mogelijk.
Het verzoek staat direct bij de ontvangende partij. De status van de sale verandert op dit moment nog niet, aan geen van beide kanten. Een ingediend verzoek kun je niet zelf intrekken; vraag de ontvangende partij in dat geval om het af te wijzen.
Stap 3: het verzoek beoordelen (ontvangende partij)
De sale verschijnt in het overzicht Actie vereist. Op de transactie staat het blok Annuleringsverzoek behandelen, met de reden van de verzendende partij.
- Accepteren: kies de annuleringsstatus die de sale moet krijgen en bevestig met Bestelling annuleren. De sale is dan bij jou geannuleerd.
- Weiger: de sale blijft op de huidige status staan. Vul bij voorkeur een opmerking in, zodat de verzendende partij weet waarom.
Wat de verzendende partij daarna ziet
Na acceptatie
Het verzoek is gesloten. De sale bij de verzendende partij gaat op geannuleerd via de statussynchronisatie van de koppeling. Dat gebeurt alleen als die bij de verzendende partij is ingesteld: in de instellingen van de uitgaande koppeling staat Controleer updates van een sale aan, en de annuleringsstatus van de ontvangende partij is gekoppeld aan een eigen status. Is dat niet zo, dan blijft de sale bij de verzendende partij op de oude status staan.
Na afwijzing
De sale verschijnt bij de verzendende partij in Actie vereist, met de melding Annuleringsverzoek afgewezen en de opmerking van de ontvangende partij. Met de knop Accepteren neem je de afwijzing voor kennisgeving aan en sluit je het verzoek. De sale wordt daarmee niet geannuleerd. Daarna kun je, als dat nodig is, een nieuw verzoek indienen.
Goed om te weten: een afgewezen verzoek wordt nooit vanzelf alsnog geaccepteerd. Elk nieuw verzoek beoordeelt de ontvangende partij opnieuw.
Overzicht per fase
| Fase | Verzendende partij | Ontvangende partij |
|---|---|---|
| Verzoek ingediend | Openstaand verzoek op de transactie. Status ongewijzigd. | Sale in Actie vereist. Status ongewijzigd. |
| Geaccepteerd | Verzoek gesloten. Status volgt via de statussynchronisatie, als die is ingesteld. | Sale geannuleerd. |
| Afgewezen | Sale in Actie vereist met de reden. Status ongewijzigd tot je de afwijzing sluit. | Status ongewijzigd. |
Automatiseren met workflows
- Annuleringsverzoek ontvangen (ontvangende partij): gaat af zodra er een verzoek binnenkomt. Hieraan kun je de acties Accepteer annuleringsverzoek en Wijs annuleringsverzoek af koppelen, bijvoorbeeld om verzoeken automatisch te accepteren onder bepaalde condities, of om een collega te mailen.
- Bestelling annuleringsverzoek aangemaakt (verzendende partij): gaat af zodra je zelf een verzoek indient.
De status van de sale verandert pas bij acceptatie. Workflows die op een statuswijziging reageren, zien een openstaand verzoek dus niet; gebruik daarvoor deze triggers.
Sales die over meerdere koppelingen lopen
Een annuleringsverzoek gaat altijd naar de omgeving waar jij de sale naartoe hebt gestuurd, en niet verder. Loopt een sale van partner A naar omgeving B en van daar naar omgeving C, dan komt een verzoek van A alleen bij B binnen. B moet zelf een verzoek indienen bij C.
Heeft B de sale al doorgestuurd naar een omgeving die ook verzoeken accepteert, dan kan B het verzoek van A niet zelf accepteren. Je krijgt dan de melding dat je geen rechten hebt om de sale bij te werken. Dien in dat geval op de sale een eigen verzoek in bij C. Accepteert C, dan komt de annulering via de statussynchronisatie terug bij B en daarna bij A.
Veelgestelde vragen
Ik zie de knop Annuleringsverzoek indienen niet. Hoe kan dat?
- De ontvangende partij heeft Accepteer annuleringsverzoeken niet aan staan.
- De sale is niet via een Salesdock-koppeling verstuurd, of is al geannuleerd.
- Er loopt al een verzoek, of een afgewezen verzoek is nog niet gesloten.
- Je rol heeft geen rechten om sales te annuleren.
Het verzoek is geaccepteerd, maar bij mij staat de sale nog niet op geannuleerd.
Controleer bij je uitgaande koppeling of Controleer updates van een sale aan staat en of de annuleringsstatus van de ontvangende partij aan een eigen status is gekoppeld.
Werkt dit ook bij koppelingen met andere systemen?
Nee. Annuleringsverzoeken werken alleen tussen twee Salesdock-omgevingen die via de Salesdock-koppeling aan elkaar gekoppeld zijn.
Begrippenlijst
Annuleringsverzoek: een verzoek van de verzendende partij aan de ontvangende partij om een verzonden sale te annuleren.
Verzendende partij: de omgeving die de sale via de koppeling heeft doorgestuurd.
Ontvangende partij: de omgeving die de sale via de koppeling heeft binnengekregen en het verzoek beoordeelt.
Statussynchronisatie: het automatisch overnemen van statuswijzigingen van de ontvangende partij, ingesteld bij de uitgaande koppeling.
Actie vereist: het overzicht met sales die opvolging nodig hebben, waaronder binnengekomen en afgewezen annuleringsverzoeken.