Als je leads importeert of handmatig toevoegt, kun je ze koppelen aan een gebied. Een gebied is een eigen indeling die je zelf bepaalt — bijvoorbeeld een verkoopregio, een postcode-cluster of een wijk. Door leads aan een gebied te koppelen kun je vervolgens:
- Inplannen op basis van gebied (backend)
- Rapporteren op basis van gebied (backend)
- Exporteren op basis van gebied (backend)
- Filteren op basis van gebied (backend)
Met postcode-grenzen op een gebied kun je de koppeling bovendien volledig automatiseren, zodat nieuwe leads zelf het juiste gebied krijgen op basis van hun postcode.
Een gebied aanmaken
- Ga naar Instellingen → Leads → Gebieden.
- Klik op Toevoegen.
- Vul de naam en eventueel het ID in (het ID wordt automatisch afgeleid van de naam, maar je kunt 'm via Wijzigen overschrijven als je 'm hetzelfde wilt houden als in een extern systeem).
- Laat Actief aan staan (standaard) en sla op.
Grenzen instellen op postcode
In het veld Grenzen bepaal je voor welke postcodes dit gebied geldt. Postcodes voer je in als 4-cijferige postcode (zonder letters), gescheiden door komma's of op aparte regels. Bereiken kun je opgeven met een streepje, bijvoorbeeld 1234-5678 voor alle postcodes tussen 1234 en 5678. Je mag enkele postcodes en bereiken door elkaar gebruiken.
Grenzen zijn niet verplicht: je kunt prima een gebied aanmaken zonder postcode-grenzen als je leads alleen handmatig of via import gaat koppelen. Pas zodra je de automatische toewijzing wilt gebruiken (zie verderop), heb je grenzen nodig.
Gebied beperken tot specifieke organisaties
Standaard is een gebied beschikbaar voor alle organisaties binnen je account. Wil je dat een gebied alleen door één of meerdere organisaties gebruikt kan worden, dan selecteer je die in het veld Beschikbaar voor organisaties. Leeg laten = alle organisaties hebben toegang.
Optioneel: KPI-doelstellingen per gebied
Als de feature "KPI-doelstellingen per gebied" voor je account is aangezet (in te stellen onder Instellingen → Outside), kun je per gebied twee streefcijfers vastleggen na het opslaan van het gebied:
- Behandelpercentage van leads — welk percentage van de toegewezen leads minimaal een statuswijziging moet hebben gehad.
- Gemiddeld aantal interacties per lead — het streefcijfer voor het gemiddelde aantal statuswijzigingen per lead.
Per KPI kun je kiezen om de account-instelling te erven (schuifje aan) of een eigen waarde voor dit specifieke gebied op te geven.
Leads automatisch koppelen aan gebieden
Zodra je één of meer gebieden met postcode-grenzen hebt ingericht, kun je Salesdock de koppeling laten doen op basis van de postcode van de lead. Ga daarvoor naar Instellingen → Leads → Algemeen en zet de schakelaar "Leads worden automatisch toegewezen aan gebieden" aan.
Vanaf dat moment krijgt elke lead met een passende postcode automatisch het juiste gebied toegewezen. Dit gebeurt op drie momenten:
- Bij toevoegen of bewerken van een lead — het veld Gebied wordt automatisch ingevuld op basis van de postcode (mits er een match is met de ingestelde grenzen).
- Bij het importeren van leads — geïmporteerde leads krijgen direct het juiste gebied.
- Bij bulk-updates op bestaande leads — als adresgegevens via een bulk-actie wijzigen, wordt het gebied opnieuw bepaald.
Let op: automatische toewijzing werkt alleen voor gebieden waar je postcode-grenzen op hebt ingesteld. Gebieden zonder grenzen blijven leeg staan totdat je een lead er handmatig aan koppelt.
Bestaande leads met terugwerkende kracht koppelen
Wanneer je de automatische toewijzing voor het eerst aanzet, krijg je de optie "Koppel bestaande leads ook aan gebieden?". Zet je die ook aan, dan loopt Salesdock op de achtergrond door je bestaande leads en koppelt het juiste gebied op basis van hun postcode — je hoeft dus niets met de hand bij te werken.
Dezelfde retroactieve toewijzing draait ook wanneer je later een nieuw gebied activeert — bestaande leads waarvan de postcode binnen de grenzen van dat nieuwe gebied valt, krijgen het gebied automatisch toegewezen.