Salesdock noemt de PDF die bij een verkoop wordt gegenereerd standaard "Bestelling" of "Offerte". Dat past niet altijd bij de terminologie die jouw organisatie of branche hanteert: een leverancier spreekt liever van een "Voorstel", een ander team van een "Aanvraag", weer een ander van een "Contract". Met deze instellingen pas je de naamgeving aan — zowel systeembreed als per leverancier — zodat de klant altijd de juiste term op zijn document ziet.
Voor wie is dit artikel? Dit artikel is geschreven voor admins. De instellingen op accountniveau pas je aan via Instellingen → Transacties → Layout. Leverancier-specifieke overrides regel je via Producten → Leveranciers.
De drie velden die je kunt aanpassen
Per verkooptype kun je een eigen titel kiezen. Salesdock kent drie velden:
| Veld | Wat het bepaalt | Standaard |
|---|---|---|
| Bestelling | De titel die wordt gebruikt voor sales van het type order (directe bestelling, geen offerte-fase). Verschijnt in de bevestigingsmail, op de klantpagina en op de PDF. | Bestelling |
| Offerte | De titel die wordt gebruikt voor een offerte zolang die nog niet door de klant geaccepteerd is. Zichtbaar in de offerte-e-mail, op de klantpagina en op de offerte-PDF. | Offerte |
| Offerte na acceptatie | De titel die wordt gebruikt voor een offerte zodra de klant 'm geaccepteerd heeft. Daarmee kun je een geaccepteerde offerte bijvoorbeeld als "Contract" of "Overeenkomst" presenteren. | Offerte |
Het verschil tussen de tweede en derde rij is subtiel maar nuttig. Tijdens de offerte-fase wil je vaak een lichte, vrijblijvende term gebruiken ("Offerte", "Voorstel"); zodra de klant heeft ondertekend kun je overschakelen naar een meer formele term ("Contract", "Overeenkomst") die juridisch beter past.
Niveau 1 — Naamgeving op accountniveau
De drie titels stel je systeembreed in via Instellingen → Transacties → Layout. De waardes die je hier invult zijn de default voor alle verkopen, ongeacht welke leverancier of welk product erbij hoort.
Vul de gewenste tekst in per veld en klik onderaan op Opslaan. De aanpassingen gelden vanaf dat moment voor nieuwe transacties.
Werkt niet met terugwerkende kracht. Bestaande transacties houden hun oorspronkelijke naamgeving in eerder verstuurde e-mails en gegenereerde PDF's. De wijziging geldt voor nieuwe verkopen vanaf het moment van opslaan.
Niveau 2 — Afwijkende naamgeving per leverancier
Werk je met meerdere leveranciers en willen ze elk een eigen terminologie? Dan kun je per leverancier afwijken van de account-defaults. Voor wie de account-default prima is, hoef je niets te doen — die leveranciers blijven gewoon de instelling op niveau 1 overerven.
Ga naar Producten → Leveranciers, selecteer de leverancier waarvan je de naamgeving wilt overschrijven, en open de leverancier-instellingen.
In het blok Naamgeving bewijslast staan dezelfde drie velden als op accountniveau. Naast elk veld zit een toggle Gebruik instelling account:
- Toggle aan (default): de leverancier neemt de account-niveau instelling over. Het invulveld is grijs, je kunt 'm niet wijzigen.
- Toggle uit: het invulveld wordt actief en je kunt een leverancier-specifieke titel invullen die de account-default overschrijft voor sales bij deze leverancier.
Je kunt de drie velden onafhankelijk wel of niet overerven. Bijvoorbeeld: een leverancier mag de account-default voor Bestelling houden, maar zijn eigen term gebruiken voor Offerte en Offerte na acceptatie. Vul in, sla op en de override is direct actief.
Waar de naam terugkomt
De ingestelde naam verschijnt niet alleen op de PDF, maar op meerdere plekken in de klantcommunicatie:
- De PDF die de klant ontvangt — in de titel van het document en in de tekst die ernaar verwijst.
- De klantpagina waarop de klant zijn offerte of bestelling bekijkt en accorderingen ondertekent.
- De e-mail die de klant ontvangt — daar wordt vaak naar het document verwezen met de gekozen term.
- De accepteer-knop op de klantpagina (bijvoorbeeld "Offerte accepteren" of "Voorstel accepteren", afhankelijk van wat je hebt ingesteld).
Vandaar dat het verstandig is om voor consistentie te zorgen: een offerte die in de e-mail "Voorstel" heet maar op de PDF "Aanbod", is verwarrend voor de klant.
Tips voor goede naamgeving
- Houd het kort. Één woord werkt vrijwel altijd beter dan meerdere — "Offerte" leest natuurlijker dan "Vrijblijvend prijsvoorstel".
- Gebruik dezelfde term in jullie hele klantcommunicatie. Stem ook af op telefonische scripts, marketingmateriaal en website — consistentie verhoogt herkenbaarheid en vertrouwen.
- Test de wijziging met een testtransactie voordat je de nieuwe naamgeving op echte sales loslaat. Zo zie je per kanaal (e-mail, klantpagina, PDF) hoe het er in de praktijk uitziet.
- Gebruik de derde optie bewust. De aparte benaming voor een geaccepteerde offerte is een onderbenutte feature: het scheelt je een aparte tekst voor het ondertekende contract.
Veelgestelde vragen
Werken de aanpassingen ook voor bestaande transacties?
Nee. De wijzigingen gelden alleen voor nieuwe transacties die na het opslaan worden aangemaakt. Eerder verstuurde e-mails en gegenereerde PDF's blijven hun oorspronkelijke benaming behouden.
Wat als ik een leverancier-specifieke naam heb ingesteld en die later weer wil terugzetten?
Zet de toggle Gebruik instelling account weer aan bij het betreffende veld en sla op. De leverancier valt dan terug op de account-default.
Heeft de naamgeving invloed op rapportages of statistieken?
Nee. De naamgeving is puur visueel — voor de klant. In rapportages en statistieken hanteert Salesdock zijn eigen interne termen voor sale-types (offer, order). Een naam-wijziging heeft daar geen invloed op.
Kan ik de naam per product of per flow afwijkend instellen?
Nee. De naamgeving is geconfigureerd op account- en leveranciersniveau. Een fijnmazigere differentiatie per product of flow is niet voorzien. Wil je iets product-specifieks communiceren? Pas dan de tekst in de e-mailtemplate of accordering aan in plaats van deze instelling.
Werkt dit ook in andere talen?
De ingevulde tekst wordt letterlijk overgenomen, zonder vertaling. Werk je met klanten in meerdere talen, dan zie je dezelfde term ongeacht de taal van de klantpagina. Wil je per taal een afwijkende term tonen? Dan moet dat via een aangepaste e-mailtemplate of accordering geregeld worden.
Begrippenlijst
Bewijslast — verzamelterm voor het document (PDF) dat de klant ontvangt als bewijs van een bestelling of offerte.
Accountniveau — instelling die geldt voor het hele Salesdock-account en alle leveranciers daarbinnen, tenzij een leverancier expliciet een afwijkende instelling kiest.
Leveranciersniveau — instelling die per leverancier de account-default kan overschrijven.
Bestelling vs offerte — bij een bestelling (order) sluit de klant direct af, bij een offerte ontvangt de klant eerst een voorstel dat 'ie kan accepteren of afwijzen.
Gebruik instelling account — per veld op leveranciersniveau in te stellen toggle die bepaalt of het veld de account-default overerft of een eigen waarde krijgt.