In dit artikel leggen we uit hoe je persoonlijke gegevens automatisch kunt anonimiseren binnen verschillende onderdelen van het platform. Dit helpt jouw organisatie te voldoen aan privacywetgeving zoals de AVG (GDPR).
Let op: wanneer data geanonimseerd is, dan kan dit niet meer worden teruggedraaid. Ga dus zorgvuldig met deze instellingen om.
1. Directe bestellingen en Offertes Anonimiseren
Vaak heb je na verloop van tijd niet alle data meer nodig wat is vastgelegd bij een sale. De anonimiseringsfunctie vervangt gevoelige informatie door gemaskeerde waarden (bijv. *****).
Hoe stel je dit in? (Alleen mogelijk voor de eigenaar / ownersrol)
Ga naar Instellingen > Zichtbaarheid.
Klik op het tabblad Anonimiseren.
Je ziet hier twee secties: Offerte en Bestelling.
Voor Offertes kun je regels instellen per status:
Offerte geaccepteerd — anonimiseer X dagen nadat de offerte is beantwoord.
Offerte afgewezen — anonimiseer X dagen nadat de offerte is beantwoord.
Offerte verlopen — anonimiseer X dagen nadat de offerte is verlopen.
Voor Verkopen kun je regels instellen per status:
Directe bestelling — anonimiseer X dagen nadat de verkoop is aangemaakt.
Bestelling geverifieerd — anonimiseer X dagen nadat de verkoop is geverifieerd.
Verlopen Bestelling — anonimiseer X dagen nadat de verkoop is aangemaakt.
Kies per status voor:
Niet anonimiseren: geen automatische actie.
Anonimiseren na X dagen: voer het aantal dagen in.
Klik op Opslaan en bevestig de wijzigingen.
Wat wordt er precies vervangen?
De volgende informatie wordt gewist of overschreven:
| Informatie | Vervangen door |
| Naam (voor, achter, initialen, tussenvoegsel) | ***** |
| Adres (postcode, huisnummer, toevoeging) | ***** |
| E-mailadres | ****@******.*** |
| Geboortedatum | Verwijderd |
| Telefoonnummer | Verwijderd |
| Bankrekening (IBAN) en rekeninghouder | ***** |
| Contactpersoon | ***** |
| Handtekening | Verwijderd |
| KvK-nummer | ***** |
| BTW-nummer | ***** |
Dit geldt ook voor gerelateerde gegevens zoals EAN-nummers, locatie-informatie en antwoorden op productvragen.
2. Leads Anonimiseren
Net als bij verkopen kunnen leads automatisch worden geanonimiseerd om te voorkomen dat oude gegevens onnodig in het systeem blijven staan.
Hoe stel je dit in?
Ga naar Instellingen > Leads > Algemeen.
Zoek de sectie Anonimisering.
Stel de regels in per leadstatus:
Nieuwe leads — X dagen na de geplande datum.
Lopende leads — X dagen nadat de lead is gestart.
Afgeronde leads — X dagen nadat de lead is voltooid.
Wat gebeurt er?
Persoonlijke gegevens (Naam, Adres, E-mail, KvK, etc.) worden vervangen door *****. Ook antwoorden op specifieke leadvragen worden geanonimiseerd. De lead-registratie zelf blijft bestaan voor statistieken, maar is niet meer herleidbaar naar een persoon.
Goed om te weten
Wanneer draait het? Het anonimiseringsproces draait elke nacht automatisch.
Audit Log: Alle wijzigingen aan deze instellingen worden bijgehouden in het logboek.
Rechten: Je hebt de permissie
Privacy > Anonimiserennodig om deze instellingen te beheren
- Verwerking van bestaande data: Wanneer je deze instellingen opslaat, worden ook oude/bestaande leads en sales meegenomen. De applicatie voert deze anonimisering 's nachts door voor alle dossiers die aan de door jou ingestelde termijn voldoen.
- Beperkingen voor de API: Het is niet meer mogelijk om geanonimiseerde data te updaten via de API. Eenmaal geanonimiseerd, blijft de data in deze staat om de privacy en integriteit van de anonimisering te waarborgen.